Osobní asistent/ka

Naše firma se zabývá poradenstvím pro firmy, startupy a developery – pohybujeme se na pomezí consultingu, financí a developmentu. Potřebujeme k sobě někoho, kdo bude mít přehled, organizovanost a technické dovednosti pro každodenní provoz.

Ten, kdo u nás bude pracovat, nebude jen administrativní posilou, ale klíčovou osobou, která bude držet pozici osobního asistenta dvou manažerů. Nejsme korporát – máme malý interní tým, osobní přístup je pro nás zásadní. Hledáme někoho, kdo je samostatný, iniciativní a má chuť věci posouvat kupředu. Není to pozice pro někoho, kdo čeká přesně zadané úkoly – naopak, oceníme člověka, který si umí agendu zorganizovat, dotahuje věci do konce a má radost z toho, když něco funguje díky němu.

- Organizace a koordinace schůzek, kalendářů a online meetingů

- Správa e-mailové komunikace a spolupráce napříč týmem

- Vyřizování pochůzek a operativních úkolů dle potřeby (např. pošta, drobné nákupy, tisk dokumentů)

- Příprava a evidence dokumentů a smluvních podkladů podle zadání (zejména ve Wordu a Excelu)

- Koordinace s externími dodavateli (např. účetní firma, právníci, správa systémů)

- Spolupráce na projektech a pomoc s plněním harmonogramu

Zkrátka hledáme někoho, kdo ví, jak na to, aby vše mělo své místo. Každý dokument má svůj šanón, každý klíč své označení, každá věc svůj šuplík, každá faktura je v systému. Šéf ví, kdy musí s autem na servis (protože mu ho objednáš a hodíš do kalendáře). V kanceláři se ví, že přijde revizák (protože si ho zařídila, věděla si, že je čas). Připomeneš, že se blíží výročí smlouvy, tak bude potřeba naplánovat schůzku s dodavatelem (protože všechny termíny máš v upomínkách). Víš jaký kafe, kdo pije, jakou máme spotřebu a proto hlídáš zásoby. Víš, že když se ti na stole objeví papír o kterém nic nevíš, neodsuneš ho dál, že se tě netýká, ale zjistíš, co s ním máš dělat. Hlídáš termíny, připomínáš, urguješ, eviduješ a nic nezapomeneš. Když v hlavě ještě udržíš data narozenin, máš bod navíc :-) 

- Samostatného člověka, který nepotřebuje každodenní kontakt s vedením a přesto si umí práci zorganizovat a ví co má dělat

- Aktivní a spolehlivou osobnost, která má ráda pořádek a dotahuje věci do konce

- Týmového hráče, který ale nepotřebuje v práci hromadu lidí kolem sebe

- Někoho s empatickým a profesionálním vystupováním

- Perfektní znalost MS Word a Excel je nutností, stejně tak i zkušenost s Microsoft Outlook

- Práce s Trello – používáme na denní bázi

- Angličtina se hodí – občasná komunikace e-mailem nebo po telefonu

- Dlouhodobou spolupráci

- Odpovídající finanční ohodnocení

- Příjemnou kancelář v klidném protředí s výhledem na Prahu (Praha Podolí/Kavčí Hory)

- Firemní notebook a mobilní telefon

- Občerstvení na pracovišti zdarma

- Flexibilní pracovní doma a možnost homeoffice po zapracování