Jak vybrat vhodný personální informační systém

Bez personálního systému jde vést lidské zdroje velmi těžko. Ukážeme si hlavní výhody personálního systému a zaměříme se na to, jak vybrat HR systém, který vaší společnosti pomůže být ještě efektivnější. Pokud se budete poznávat v některé z oblastí v poslední části tohoto článku, je čas požádat vedení o nový HR systém.

Proč mít ve společnosti HR systém

Každá společnost musí uchovávat data o svých stávajících i minulých zaměstnancích i kandidátech, kteří se do společnosti hlásí. To vše musí probíhat v souladu s přísnými podmínkami GDPR.

Některé společnosti si vystačí s Excelem, nebo dokonce papírovou podobou dokumentů. Moderní společnosti, bez ohledu na jejich velikost, chtějí a potřebují mít veškeré informace v elektronické podobě, neobejdou se bez efektivně pracujícího personálního software, personálního systému. Nejen kvůli přehlednosti, ale také proto, aby personální oddělení mohlo poskytovat společnosti data, která jsou kritická pro řízení společnosti. Ať se jedná o počet přihlášených kandidátů na pozici, aktuální počet zaměstnanců, počet zaměstnanců v mimoevidenčním stavu, výsledky posledního hodnocení zaměstnanců nebo odchody zaměstnanců včetně důvodů. 

Zjistěte možnosti inzerce

Jak vybrat vhodný personální informační systém

Cílem je, aby vám HR systém usnadnil práci, poskytoval potřebná data a analýzy, uchovával dokumenty a pomohl vám poskytovat HR služby na nejvyšší úrovni. Cílem je získat komplexní personální a mzdový systém, který plně respektuje platnou českou legislativu a právní předpisy v oblasti zpracování mezd a umí reagovat na legislativní změny.

Nejprve si musíte říci, co všechno váš personální systém musí umět. 

Nezbytné minimum je:

  • Evidence stávajících zaměstnanců - jejich osobní údaje, detaily k pracovnímu zařazení, mzdové údaje, vzdělání, a další. Kvalitnější HR informační systém umí i naskenovat ke každému zaměstnanci jejich osobní složku, což výrazně ulehčuje práci HR kolegům, kteří pracují vzdáleně a nemají přístup do papírové osobní složky. 
  • Evidence minulých zaměstnanců 
  • Mzdová agenda
  • Evidence docházky
  • Reporting a analýzy 

K volitelným částem patří: 

  • Evidence a správa kandidátů 
  • Onboarding a jeho plánování
  • Analýzy pracovní doby - sledování pracovní doby jednotlivých zaměstnanců., nevyčerpané dovolené, dodržování přestávek v práci, neomluvené absence a další 
  • Hodnocení zaměstnanců, plány osobního rozvoje 
  • Evidence pracovně-lékařských prohlídek zaměstnanců 
  • Evidence o pracovních pomůckách, poskytnutém vybavení, využívaných benefitech 
  • Školení zaměstnanců a jejich výsledky 
  • Interní portál pro zaměstnance pro sdílení informací 

Nadefinujte si, jaké má mít HR systém možnosti připojení - jen na firemní síti, nebo i vzdálený přístup, nebo dokonce aplikaci, abyste měli přístup ke všem informacím v mobilu? 

Kdo a jaké bude mít přístupy? Je nutné, aby váš systém uměl rozlišit různé úrovně přístupů. Zástupci personálního oddělení mají plný rozsah, nadřízení pracovníci omezený a zaměstnanci vidí jen svou osobní složku, případně hodnocení a školení. 

Správně zvolený systém HR týmu usnadňuje a zefektivňuje práci. 

Kdy požádat o nový HR systém

Řekli jsme si, proč mít personální systém a jak jej vybrat. O nový personální systém nebo jeho rozšíření požádejte, pokud jste jako personální oddělení zahlceni administrativou, musíte manuálně připravovat podklady pro mzdy, neshodnete se s finančním oddělením na počtu zaměstnanců, neumíte rychle poskytnou správná data o mzdách zaměstnanců, odchodech zaměstnanců a podobně. 

Ano, je to finanční investice, ale s vysokou návratností. Správně vypočítané mzdy, dodržení legislativy v oblasti pracovních podmínek zaměstnanců a další údaje jsou kritické pro správné fungování celé společnosti.

 

Publikováno 21. prosince 2022

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Jak vybrat vhodný personální informační systém

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Víte, že novela zákoníku práce přinesla sdílené pracovní místo? Sdílení pracovního místa znamená, že minimálně dva zaměstnanci se střídají na stejném pracovním místě a dohromady svými částečnými úvazky pokryjí pracovní úvazek celý. Představíme vám…
Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Zaměstnavatel určuje čerpání dovolené svých zaměstnanců. Zjistěte, kdy může zaměstnavatel zrušit dovolenou, i tu, kterou již máte zaplacenou, nebo vás v průběhu dovolené z ní odvolat zpět do práce. Ukážeme vám, co všechno následně zaměstnavatel musí…
Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Poradíme vám, co dělat, když zaměstnavatel neplatí mzdu a co dělat, když zaměstnavatel neplatí sociální a zdravotní pojištění. Nevyplacená nemocenská? I s tím vám poradíme. Dozvíte se také, jak správně podat stížnost na zaměstnavatele.
Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Zvažujete nový benefit pro své zaměstnance? Co například půjčka pro zaměstnance! Zjistěte, jaké typy půjček můžete zaměstnancům poskytnout, jaké jsou daňové dopady jednotlivých typů půjček.
Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Poradíme vám, jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele, který vám například nevyplácí vaši mzdu nebo odstupné. Máte dvě možnosti, jak své peníze získat zpět. V článku najdete i vzor insolvenčního návrhu.
Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Pracovní náplň, se kterou zaměstnance prokazatelně seznámíte, vám pomůže s určením konkrétních povinností, které má zaměstnanec zastávat. Poradíme, kdo pracovní náplň připravuje, v jakých případech ji může zaměstnavatel změnit či doplnit. Získáte…
Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Chcete si přivydělat a máte dvě zaměstnání? Můžete mít ke své pracovní smlouvě uzavřenou dohodu u svého stávajícího zaměstnavatele, pokud práce na dohodu bude jiná než ta, kterou děláte na základě pracovní smlouvy. Nebo můžete mít zaměstnavatele dva…
Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Zjistěte, kdy je absence zaměstnance považována za neomluvenou, jak správně má zaměstnanec svou nepřítomnost v práci omlouvat a jaké kroky zaměstnavatel může uskutečnit.
Ideální práce při rodičovské dovolené

Ideální práce při rodičovské dovolené

Zjistěte, jaký můžete mít přivýdělek na rodičovské dovolené, aniž byste ztratili nárok na rodičovský příspěvek. Pomůžeme vám rozhodnout se, jestli je lepší dohoda nebo OSVČ. O rodičovský příspěvek při zaměstnání nemůžete přijít, pokud splníte…
Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Výstupní list ze zaměstnání nepatří mezi povinné dokumenty, ale pro ochranu zaměstnavatele i zaměstnance jej doporučujeme připravit pro každého zaměstnance, kterému končí pracovní poměr ve vaší společnosti. Ukážeme vám, jak vypadá výstupní list ze…
Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Dozvíte se, co to je pracovní oděv, kdy jej zaměstnavatel zaměstnanci plně hradí a jaké jsou základní povinnosti zaměstnavatele. Zjistíte, kdy a kdo má nárok na pracovní oděv a také na pracovní obuv.
Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Povíme vám vše k tématu “pracovní smlouva na dobu určitou a prodloužení”. Zjistíte, jaké máte možnosti, když se blíží konec vašeho pracovního poměru, kolikrát může zaměstnavatel využít možnost opakovaného prodloužení pracovní smlouvy na dobu určitou…

Podívejte se i na naše pracovní nabídky:

  • Benešov
  • Nemocnice Rudolfa a Stefanie Benešov, a…
  • 27 700 – 35 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 1. února
  • Jablunkov
  • David Stonawski
  • 55 000 – 65 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 7. února
  • Roblín
  • Stavební firma Slivoň, s.r.o.
  • 37 000 – 63 000 Kč
  • Plný úvazek
včerejší
  • Horažďovice
  • Otavské strojírny a.s.
  • od 40 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 24. ledna
  • Mírová pod Kozákovem
  • KvalitWork s.r.o.
  • od 19 700 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 19. ledna
  • Lety, Písek
  • Autometal, spol. s r.o.
  • od 26 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 16. února
  • Kroměříž
  • Sociální služby města Kroměříže,…
  • od 21 030 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 8. dubna
  • Světlá Hora
  • INTERMOS, spol. s r.o.
  • 25 000 – 35 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 27. března
  • Vsetín
  • FORESTA SG, a.s.
  • od 35 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 9. dubna
  • Zvole, Praha-západ
  • Eduard Masagutov
  • 18 900 – 20 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 9. dubna
  • Žirovnice
  • DETAIL PRODUKT s.r.o.
  • 28 000 – 36 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 8. března
  • Rychnov nad Kněžnou
  • STAMONT CZ s.r.o.
  • 31 500 – 37 200 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 5. dubna
  • Vrchlabí
  • Dětský domov se školou, základní škola…
  • od 23 510 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 10. dubna
  • Modřice
  • MAI-NGUYEN s.r.o.
  • od 21 300 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 12. ledna

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena