Jak vybrat vhodný personální informační systém

Bez personálního systému jde vést lidské zdroje velmi těžko. Ukážeme si hlavní výhody personálního systému a zaměříme se na to, jak vybrat HR systém, který vaší společnosti pomůže být ještě efektivnější. Pokud se budete poznávat v některé z oblastí v poslední části tohoto článku, je čas požádat vedení o nový HR systém.

Proč mít ve společnosti HR systém

Každá společnost musí uchovávat data o svých stávajících i minulých zaměstnancích i kandidátech, kteří se do společnosti hlásí. To vše musí probíhat v souladu s přísnými podmínkami GDPR.

Některé společnosti si vystačí s Excelem, nebo dokonce papírovou podobou dokumentů. Moderní společnosti, bez ohledu na jejich velikost, chtějí a potřebují mít veškeré informace v elektronické podobě, neobejdou se bez efektivně pracujícího personálního software, personálního systému. Nejen kvůli přehlednosti, ale také proto, aby personální oddělení mohlo poskytovat společnosti data, která jsou kritická pro řízení společnosti. Ať se jedná o počet přihlášených kandidátů na pozici, aktuální počet zaměstnanců, počet zaměstnanců v mimoevidenčním stavu, výsledky posledního hodnocení zaměstnanců nebo odchody zaměstnanců včetně důvodů. 

Zjistěte možnosti inzerce

Jak vybrat vhodný personální informační systém

Cílem je, aby vám HR systém usnadnil práci, poskytoval potřebná data a analýzy, uchovával dokumenty a pomohl vám poskytovat HR služby na nejvyšší úrovni. Cílem je získat komplexní personální a mzdový systém, který plně respektuje platnou českou legislativu a právní předpisy v oblasti zpracování mezd a umí reagovat na legislativní změny.

Nejprve si musíte říci, co všechno váš personální systém musí umět. 

Nezbytné minimum je:

  • Evidence stávajících zaměstnanců - jejich osobní údaje, detaily k pracovnímu zařazení, mzdové údaje, vzdělání, a další. Kvalitnější HR informační systém umí i naskenovat ke každému zaměstnanci jejich osobní složku, což výrazně ulehčuje práci HR kolegům, kteří pracují vzdáleně a nemají přístup do papírové osobní složky. 
  • Evidence minulých zaměstnanců 
  • Mzdová agenda
  • Evidence docházky
  • Reporting a analýzy 

K volitelným částem patří: 

  • Evidence a správa kandidátů 
  • Onboarding a jeho plánování
  • Analýzy pracovní doby - sledování pracovní doby jednotlivých zaměstnanců., nevyčerpané dovolené, dodržování přestávek v práci, neomluvené absence a další 
  • Hodnocení zaměstnanců, plány osobního rozvoje 
  • Evidence pracovně-lékařských prohlídek zaměstnanců 
  • Evidence o pracovních pomůckách, poskytnutém vybavení, využívaných benefitech 
  • Školení zaměstnanců a jejich výsledky 
  • Interní portál pro zaměstnance pro sdílení informací 

Nadefinujte si, jaké má mít HR systém možnosti připojení - jen na firemní síti, nebo i vzdálený přístup, nebo dokonce aplikaci, abyste měli přístup ke všem informacím v mobilu? 

Kdo a jaké bude mít přístupy? Je nutné, aby váš systém uměl rozlišit různé úrovně přístupů. Zástupci personálního oddělení mají plný rozsah, nadřízení pracovníci omezený a zaměstnanci vidí jen svou osobní složku, případně hodnocení a školení. 

Správně zvolený systém HR týmu usnadňuje a zefektivňuje práci. 

Kdy požádat o nový HR systém

Řekli jsme si, proč mít personální systém a jak jej vybrat. O nový personální systém nebo jeho rozšíření požádejte, pokud jste jako personální oddělení zahlceni administrativou, musíte manuálně připravovat podklady pro mzdy, neshodnete se s finančním oddělením na počtu zaměstnanců, neumíte rychle poskytnou správná data o mzdách zaměstnanců, odchodech zaměstnanců a podobně. 

Ano, je to finanční investice, ale s vysokou návratností. Správně vypočítané mzdy, dodržení legislativy v oblasti pracovních podmínek zaměstnanců a další údaje jsou kritické pro správné fungování celé společnosti.

 

Publikováno 21. prosince 2022

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Jak vybrat vhodný personální informační systém

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Dozvíte se, co to je pracovní oděv, kdy jej zaměstnavatel zaměstnanci plně hradí a jaké jsou základní povinnosti zaměstnavatele. Zjistíte, kdy a kdo má nárok na pracovní oděv a také na pracovní obuv.
Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Povíme vám vše k tématu “pracovní smlouva na dobu určitou a prodloužení”. Zjistíte, jaké máte možnosti, když se blíží konec vašeho pracovního poměru, kolikrát může zaměstnavatel využít možnost opakovaného prodloužení pracovní smlouvy na dobu určitou…
TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

Seznamte se s naším výběrem TOP 10 podcastů zaměřených na lidské zdroje. Ať už jste v oboru HR dlouholetým profesionálem nebo jen hledáte aktuální informace a trendy, tyto podcasty vám nabídnou širokou škálu témat a poznatků. Získejte přehled o tom…
Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář (ČTK), stojící jako maják nezávislého zpravodajství, je veřejnoprávní zpravodajská agentura v České republice. Tento článek vás provede jejím unikátním obchodním modelem, který nepotřebuje státní dotace, a objasní, jak ČTK…
Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Pokud potřebujete sdílet pracovní témata s veřejností, jako jsou zajímavá data nebo stížnosti na bezpráví, je dobré mít kontakty na přední profesní novinářské organizace. Ty vám mohou pomoci získat pozornost pro vaše záležitosti. V našem článku…
Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Specifickou interní směrnicí zaměstnavatele je pracovní řád, který zaměstnancům upřesňuje jejich povinnosti. Každá společnost by měla mít svůj pracovní řád, se kterým všechny své zaměstnance seznámí. Proto jsme pro vás připravili kompletní pracovní…
Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Státní úřad inspekce práce provádí pravidelné plánované kontroly i kontroly na základě podnětů od zaměstnanců, aby zjistil, jaký je skutečný stav v prověřované oblasti, a v případě zjištění nějakého pochybení má pravomoc nařídit zaměstnavateli…
Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Znáte základní povinnosti zaměstnavatele? Ukážeme vám, co je povinností vašeho zaměstnavatele před zahájením vašeho pracovního poměru, v průběhu a při skončení pracovního poměru.
Jaké jsou možnosti nařízení a převodu dovolené?

Jaké jsou možnosti nařízení a převodu dovolené?

Dozvíte se, z jakých důvodů je možné převést dovolenou do dalšího roku, v jakém rozsahu a kdy nejpozději je nutné ji zaměstnanci nařídit, jinak si její čerpání zaměstnanec určí sám. Ukážeme vám, jak na nařízení dovolené ze strany zaměstnavatele a…
Kdy a jak oznámit těhotenství v práci

Kdy a jak oznámit těhotenství v práci

Zjistila jste, že jste těhotná, a nevíte, kdy a jak tuto skutečnost oznámit v práci? Nebojte se, se vším vám pomůžeme! Dozvíte se, kdy oznámit těhotenství v zaměstnání, jak v práci oznámit těhotenství a také jaké jsou povinnosti vašeho…
Nezdražujeme a z vysoké kvality služeb neuhneme

Nezdražujeme a z vysoké kvality služeb neuhneme

V době, kdy ostatní firmy v oboru od ledna 2024 zdražují, pracovní portál JenPráce.cz jde proti proudu a drží svoje ceny nízko. Díky inovativním technikám vedoucím k vnitřním úsporám a rychle rostoucímu počtu klientů, nemusí k zvýšení cen přistoupit…
Top 20 ATS systémů, které hýbou HR

Top 20 ATS systémů, které hýbou HR

Systémů pro podporu náborů, takzvaných ATS (anglická zkratka “Applicant Tracking System”), či jim podobných, najdete na současném trhu nepřeberné množství. Všechny tyto softwary spojuje společný cíl - vylepšit administrativní a náborové procesy ve…

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena