Osobní spis zaměstnance: co do něj patří a co už je zbytečné

Osobní karta a osobní spis nejsou totéž

Pojmy se v praxi často zaměňují, právně ale stejné nejsou.
 

👉 Osobní spis zaměstnance upravuje § 312 zákoníku práce. Zaměstnavatel je oprávněn jej vést, není to však jeho zákonná povinnost.

Pokud spis vede, smí v něm uchovávat pouze písemnosti nezbytné pro výkon práce v daném pracovněprávním vztahu.
 

👉 Pojem osobní karta zaměstnance zákoník práce nezná. V praxi se tím obvykle myslí formulář nebo elektronický záznam v personálním systému se základními údaji zaměstnance.
 

Osobní spis není povinný

To je jedna z nejčastějších nejasností.

Zákoník práce nestanoví, že zaměstnavatel musí každému zaměstnanci založit složku nazvanou „osobní spis“.

Řada dokumentů a evidencí je sice ze zákona povinná, nemusí však být uložena právě v jednom osobním spisu.

👉 Do osobního spisu patří jen dokumenty, které souvisejí s pracovním poměrem a jsou pro něj skutečně potřebné.

Neznamená to tedy, že do něj má zaměstnavatel ukládat každý údaj, který se zaměstnance týká.
 

Co může osobní spis obsahovat

Typicky to mohou být například:
 

• pracovní smlouva, DPP nebo DPČ a jejich dodatky

• dokumenty o změně pracovního zařazení nebo pracovních podmínek

• doklady o kvalifikaci, pokud jsou pro danou práci potřebné

• lékařský posudek o zdravotní způsobilosti, pokud byl pro danou práci vyžadován

• záznamy o zákonných školeních

• písemnosti týkající se hodnocení zaměstnance

• upozornění na porušení povinností nebo výzvu k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků

• dokumenty týkající se skončení pracovního vztahu a jejich doručení
   

Nejde ale o zákonný seznam povinného obsahu. U každého dokumentu je potřeba posoudit jeho skutečnou potřebnost.

Samostatně se zpravidla vede například mzdová agenda nebo evidence pracovní doby.

To, že se dokument týká zaměstnance, ještě neznamená, že musí být vložen do jeho osobního spisu.
 

Pozor na osobní údaje, které HR vůbec nepotřebuje

Zaměstnavatel nesmí shromažďovat údaje „pro jistotu“.

Už při náboru může od uchazeče vyžadovat pouze údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Za trvání pracovního vztahu platí další omezení podle § 316 zákoníku práce.

Zvláštní opatrnost je potřeba například u informací o:
 

• těhotenství

• rodinných a majetkových poměrech

• trestní bezúhonnosti

• zdravotním stavu

• politickém nebo náboženském přesvědčení

• členství v odborové organizaci

U některých údajů zákon připouští výjimku, pokud jejich získání vyžaduje zvláštní právní předpis nebo existuje přiměřený důvod vyplývající z povahy práce.

Například výpis z rejstříku trestů proto nelze automaticky požadovat od každého nového zaměstnance.
 

Souhlas zaměstnance nevyřeší všechno

Častou chybou je si myslet: „Zaměstnanec nám dal souhlas, takže dokument můžeme uchovávat.“

Tak jednoduché to není.

V pracovním vztahu existuje mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem nerovné postavení, a proto není souhlas vhodným právním titulem pro běžné zpracování personálních údajů.

Zaměstnavatel většinou údaje zpracovává proto, že je potřebuje pro pracovněprávní vztah nebo proto, že mu jejich zpracování ukládá zákon.

GDPR zároveň vyžaduje minimalizaci údajů. Firma tedy nemá shromažďovat více informací, než skutečně potřebuje.

Musí být osobní spis na papíře?

Zákoník práce nestanoví, že osobní spis musí existovat pouze v listinné podobě. Personální dokumentaci lze podle její povahy vést také elektronicky.

Není ani nutné automaticky udržovat celý spis současně papírově i elektronicky.

U elektronických dokumentů je však nutné nastavit zejména:
 

• přístup pouze oprávněným osobám

• ochranu před ztrátou nebo neoprávněnou změnou

• možnost dohledat, která verze dokumentu je platná

• přiměřené zálohování

• pravidla pro výmaz po skončení doby uchovávání
   

Kdo může do osobního spisu nahlížet

Zákoník práce výslovně umožňuje nahlížení vedoucím zaměstnancům, kteří jsou danému zaměstnanci nadřízeni.

Právo má také samotný zaměstnanec. Ten může do svého spisu nahlížet, dělat si z něj výpisky a pořizovat si stejnopisy dokumentů, a to na náklady zaměstnavatele.

Zákon přiznává právo nahlížet také vybraným orgánům, například:
 

• orgánům inspekce práce

• Úřadu práce ČR

• Úřadu pro ochranu osobních údajů

• soudu

• státnímu zástupci

• policejnímu orgánu

• Národnímu bezpečnostnímu úřadu

• zpravodajským službám
   

Personalisté, mzdové účetní a další osoby mohou s dokumenty pracovat v rozsahu svých pracovních úkolů a nastavených oprávnění.

Přístup by vždy měl odpovídat tomu, co skutečně potřebují ke své práci.

Jak dlouho osobní spis uchovávat

Jedna lhůta pro celý osobní spis neexistuje.

Po skončení pracovního vztahu proto není správné vzít celou složku a bez dalšího ji uložit například na deset let.

Každý druh dokumentu má jiný účel a může se na něj vztahovat jiná zákonná lhůta.

Výrazně delší dobu se uchovávají například některé záznamy potřebné pro důchodové pojištění. Mzdové listy nebo účetní záznamy obsahující údaje potřebné pro důchodové pojištění se zpravidla uchovávají 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. U zákonem stanovených záznamů poživatelů starobního důchodu platí desetiletá lhůta.

Naopak dokument, pro jehož další uchování po skončení zaměstnání neexistuje zákonný ani jiný legitimní účel, není možné držet neomezeně „pro jistotu“.

GDPR požaduje, aby osobní údaje byly uchovávány jen po dobu nezbytnou pro daný účel.

Praktické je proto vytvořit si pro jednotlivé druhy personálních dokumentů skartační a retenční plán, místo jedné univerzální lhůty pro celý osobní spis.

Co se změnilo v personální evidenci v roce 2026

Od roku 2026 zasáhlo do personální a mzdové administrativy také Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele – JMHZ.

👉 Od 1. dubna 2026 běží nový systém registrací a hlášení a od 1. července 2026 musí zaměstnavatelé registrovat nové české zaměstnance ještě před zahájením výkonu práce.

Změnil se také systém evidenčních listů důchodového pojištění.

👉  Od 1. ledna 2026 je sestavuje ČSSZ z údajů předávaných zaměstnavateli, místo dosavadního standardního vyhotovování zaměstnavatelem.

Personální údaje proto musí odpovídat nejen obsahu pracovněprávních dokumentů, ale také údajům používaným pro aktuální registrační a evidenční povinnosti.

Rychlá kontrola osobního spisu

U každého dokumentu si položte čtyři otázky:
 

1. Proč tento dokument potřebujeme?

2. Máme právní důvod údaje v něm zpracovávat?

3. Potřebují k němu přístup všichni, kteří jej dnes vidí?

4. Jak dlouho jej skutečně musíme uchovávat?
    

Pokud na první nebo druhou otázku nemáte rozumnou odpověď, dokument pravděpodobně nemá být automaticky součástí osobního spisu.