Přehledně: karta zaměstnance a osobní spis

Znáte rozdíl mezi osobním spisem a osobní kartou zaměstnance? Povíme vám, co vše musí obsahovat, kdo může nahlížet do dokumentů, jak dlouho je nutné jednotlivé dokumenty uchovávat.

Každý zaměstnavatel musí vést evidenci svých zaměstnanců a zpracovávat jejich osobní údaje. Toto téma jsme zmínili již v našem článku, kde se dozvíte vše od tvorby personální strategie až po denní operativu personálního oddělení. 

Detailně se zaměříme na osobní kartu a osobní spis zaměstnance, dozvíte se, jaké jsou povinnosti zaměstnavatele, kdo může do osobního spisu zaměstnance nahlížet, jak dlouho je nutné jednotlivé dokumenty uchovávat po odchodu zaměstnance. 

Aktuální nabídka práce

Osobní karta zaměstnance, osobní spis zaměstnance

Víte, jaký je mezi nimi rozdíl? Žádný. Jedná se o různé názvy pro stejnou povinnost zaměstnavatele. Zákoník práce pracuje s pojmem osobní spis zaměstnance. 

Co obsahuje osobní spis zaměstnance

Osobní karta neboli spis zaměstnance musí obsahovat dokumenty, osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel získal v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. V osobním spisu zaměstnance jsou obsaženy údaje, které slouží ke zpracování dat v několika oblastech – mzdách, daních, zdravotním, důchodovém a nemocenském pojištění.

V souladu se zákoníkem práce však zaměstnavatel do spisu může umístit jen písemnosti, které jsou nezbytně nutné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. 

Osobní spis zaměstnance může obsahovat jen ty dokumenty, které obsahují pouze osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů, nebo se souhlasem zaměstnance. Je sporné ukládat například rodný list dítěte, protože obsahuje údaje o třetí osobě, dítěti - pro potřeby daňového přiznání a slev na dani je dostačující, když zaměstnanec rodný list předloží a zástupce personálního oddělení tuto skutečnost potvrdí. Pokud zaměstnanec nedá souhlas s vytvořením kopie. 

Na osobní údaje, které jsou součástí osobního spisu zaměstnance, se nevztahuje oznamovací povinnost zaměstnavatele na Úřad pro ochranu osobních údajů, na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci uzavírání pracovního vztahu, a dále pro zpracování personální a mzdové agendy se vztahuje výjimka z této oznamovací povinnosti. 

Osobní spis zaměstnance vzorový obsahuje čtyři typy dokumentů, osobních údajů: 

1. Dokumenty získané před nástupem zaměstnance 

  • Zápočtový list od předchozího zaměstnavatele, 
  • Doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, 
  • Výpis z rejstříku trestů, 
  • Lékařský posudek ze vstupní lékařské prohlídky o zdravotní způsobilosti pro výkon sjednaného druhu práce vydaný poskytovatelem pracovně-lékařských služeb, 
  • A další. 

2. Dokumenty související s nástupem zaměstnance do zaměstnání 

  • Osobní dotazník zaměstnance, kde jsou uvedeny osobní údaje, jako je bydliště, zdravotní pojišťovna, číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy, osoba, kterou zaměstnavatel může kontaktovat v případě nouze a další informace, které jako zaměstnavatel potřebujete, 
  • Pracovní smlouva
  • Potvrzení o absolvování zákonných školení zaměstnanců (jejich seznam najdete v našem článku), 
  • Podklady pro mzdovou účtárnu (slevy na dani, rodné listy dětí, potvrzení o studiu a podobně), 
  • Informace o pracovní náplni, 
  • A další. 

3. Dokumenty získané v průběhu trvání pracovního poměru zaměstnance 

  • Dodatky potvrzující jakékoliv změny v pracovní smlouvě, mzdovém ohodnocení, 
  • Veškeré pracovně-lékařské posudky, 
  • Potvrzení o absolvovaných školeních, 
  • Změny podkladů pro mzdovou účtárnu, 
  • Hodnocení zaměstnance
  • Upozornění na porušení pracovní kázně či výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků, 
  • Evidence pracovní doby, evidence nepřítomnosti v práci (včetně pracovní neschopnosti, dovolené a podobně), 
  • A další dokumenty související s trváním pracovního poměru. 

4. Dokumenty související s ukončením pracovního poměru zaměstnance

  • Dokument o rozvázání pracovního poměru, případně potvrzení o jeho doručení, 
  • Kopie vydaného zápočtového listu, 
  • Potvrzený exit report (potvrzení, že zaměstnanec vrátil svěřený majetek), 
  • Potvrzení o absolvování výstupní pracovně-lékařské prohlídky, pokud se uskutečnila. 

Osobní karta zaměstnance vzor 

Osobní karty zaměstnanců mají zaměstnavatelé v papírové podobě a současně i v podobě elektronické, aby oprávněné osoby měly pohodlný přístup k těmto dokumentům, a současně většina interních HR systémů umí vytvářet reporty. 

Některé společnosti využívají vlastní interní systém pro zpracování osobního spisu zaměstnance, nebo si vybírají ze široké nabídky třetích stran, které potřebný systém do společnosti implementují. 

Povinnosti zaměstnavatele 

Osobní data, tedy i osobní spis zaměstnance podléhá směrnici GDPR. Zaměstnavatel musí dodržovat všechna pravidla pro zpracování osobních dat. 

Kdo může nahlížet do osobního spisu

Do osobního spisu má právo nahlížet zaměstnanec, může si z něho dělat výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele. Dále do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou danému zaměstnanci nadřízeni. 

Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil. Mají povinnost mlčenlivosti, a to i po skončení zaměstnání a příslušných prací.

Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby.

Jste personalista či personalistka a chcete dostávat tipy a užitečné informace? Přidejte se do naší Linkedin skupiny JenHR – Meeting room o personalistice, kde vedle tipů můžete konzultovat vaše dotazy s naší HR expertkou.

Aktuální nabídka práce

Jak dlouho je potřeba osobní spis uchovávat

Zákoník práce neurčuje, jak dlouho má zaměstnavatel osobní spis zaměstnance uchovávat. Typicky je osobní spis založen ve chvíli, kdy uchazeč přijme pracovní nabídku a začne se zaměstnavatelem komunikovat ohledně nástupu. 

Osobní spis nekončí s pracovním poměrem zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává některé údaje pro zpracování mezd, ročního zúčtování daní, a také pro potřeby případného dokazování. V osobním spise zůstávají dokumenty, které jsou považovány za účetní záznamy podle zákona o účetnictví. Jsou jimi mzdové listy, daňové podklady, podklady pro výplatu mzdy a podobně. Takové dokumenty se uchovávají 5-10 let, podle určení uvedeného zákona.

 

Publikováno 3. července 2023

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Přehledně: karta zaměstnance a osobní spis

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Víte, že novela zákoníku práce přinesla sdílené pracovní místo? Sdílení pracovního místa znamená, že minimálně dva zaměstnanci se střídají na stejném pracovním místě a dohromady svými částečnými úvazky pokryjí pracovní úvazek celý. Představíme vám…
Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Zaměstnavatel určuje čerpání dovolené svých zaměstnanců. Zjistěte, kdy může zaměstnavatel zrušit dovolenou, i tu, kterou již máte zaplacenou, nebo vás v průběhu dovolené z ní odvolat zpět do práce. Ukážeme vám, co všechno následně zaměstnavatel musí…
Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Poradíme vám, co dělat, když zaměstnavatel neplatí mzdu a co dělat, když zaměstnavatel neplatí sociální a zdravotní pojištění. Nevyplacená nemocenská? I s tím vám poradíme. Dozvíte se také, jak správně podat stížnost na zaměstnavatele.
Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Zvažujete nový benefit pro své zaměstnance? Co například půjčka pro zaměstnance! Zjistěte, jaké typy půjček můžete zaměstnancům poskytnout, jaké jsou daňové dopady jednotlivých typů půjček.
Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Poradíme vám, jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele, který vám například nevyplácí vaši mzdu nebo odstupné. Máte dvě možnosti, jak své peníze získat zpět. V článku najdete i vzor insolvenčního návrhu.
Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Pracovní náplň, se kterou zaměstnance prokazatelně seznámíte, vám pomůže s určením konkrétních povinností, které má zaměstnanec zastávat. Poradíme, kdo pracovní náplň připravuje, v jakých případech ji může zaměstnavatel změnit či doplnit. Získáte…
Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Chcete si přivydělat a máte dvě zaměstnání? Můžete mít ke své pracovní smlouvě uzavřenou dohodu u svého stávajícího zaměstnavatele, pokud práce na dohodu bude jiná než ta, kterou děláte na základě pracovní smlouvy. Nebo můžete mít zaměstnavatele dva…
Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Zjistěte, kdy je absence zaměstnance považována za neomluvenou, jak správně má zaměstnanec svou nepřítomnost v práci omlouvat a jaké kroky zaměstnavatel může uskutečnit.
Ideální práce při rodičovské dovolené

Ideální práce při rodičovské dovolené

Zjistěte, jaký můžete mít přivýdělek na rodičovské dovolené, aniž byste ztratili nárok na rodičovský příspěvek. Pomůžeme vám rozhodnout se, jestli je lepší dohoda nebo OSVČ. O rodičovský příspěvek při zaměstnání nemůžete přijít, pokud splníte…
Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Výstupní list ze zaměstnání nepatří mezi povinné dokumenty, ale pro ochranu zaměstnavatele i zaměstnance jej doporučujeme připravit pro každého zaměstnance, kterému končí pracovní poměr ve vaší společnosti. Ukážeme vám, jak vypadá výstupní list ze…
Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Dozvíte se, co to je pracovní oděv, kdy jej zaměstnavatel zaměstnanci plně hradí a jaké jsou základní povinnosti zaměstnavatele. Zjistíte, kdy a kdo má nárok na pracovní oděv a také na pracovní obuv.
Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Povíme vám vše k tématu “pracovní smlouva na dobu určitou a prodloužení”. Zjistíte, jaké máte možnosti, když se blíží konec vašeho pracovního poměru, kolikrát může zaměstnavatel využít možnost opakovaného prodloužení pracovní smlouvy na dobu určitou…

Podívejte se i na naše pracovní nabídky:

  • Březnice, Příbram
  • Naturmont s.r.o.
  • od 21 300 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 1. března
  • Brno
  • IMPACT INDUSTRY BRNO, a.s.
  • 30 000 – 60 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 9. dubna
  • Zvíkovec
  • Domov Zvíkovecká kytička
  • 21 300 – 23 990 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 27. února
  • České Budějovice
  • TIGA s.r.o.
  • od 22 500 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 16. ledna
  • Dolní Hořice
  • Bc. Václav Nejdr
  • 20 000 – 40 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 3. dubna
  • Hořovice
  • NAPLES,s.r.o.
  • od 13 400 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 27. února
  • Slavonice
  • DENS caninus, s.r.o.
  • od 48 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 23. ledna
  • Červený Kostelec
  • TESMEN společnost s r.o.
  • od 21 300 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 11. dubna
  • Chudčice
  • SAFE-komp. 2016 s.r.o.
  • od 21 300 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 12. ledna
  • Ústí nad Labem
  • Domov pro seniory Krásné Březno,…
  • 28 340 – 41 780 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 26. března
  • Tuchoměřice
  • GUIDARES s.r.o.
  • od 18 900 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 10. dubna
  • České Budějovice
  • RESTAURACE SOLNICE a.s.
  • 45 000 Kč
  • Plný úvazek
včerejší
  • Plzeň
  • ŠKODA ELECTRIC a.s.
  • 35 000 – 40 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 8. února
  • Plzeň
  • ASTHALAKSHMI GROUP, s.r.o.
  • od 18 900 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 25. března
  • Mohelnice, Šumperk
  • Akmaljon Mukhtorov
  • 18 900 – 25 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 15. března
  • Karlovy Vary
  • Exors 528 s.r.o.
  • 20 000 – 30 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 11. března
  • Stará Huť
  • Dongjiejiankang s.r.o.
  • 21 000 – 23 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 1. března

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena