Přehledně: karta zaměstnance a osobní spis

Znáte rozdíl mezi osobním spisem a osobní kartou zaměstnance? Povíme vám, co vše musí obsahovat, kdo může nahlížet do dokumentů, jak dlouho je nutné jednotlivé dokumenty uchovávat.

Každý zaměstnavatel musí vést evidenci svých zaměstnanců a zpracovávat jejich osobní údaje. Toto téma jsme zmínili již v našem článku, kde se dozvíte vše od tvorby personální strategie až po denní operativu personálního oddělení. 

Detailně se zaměříme na osobní kartu a osobní spis zaměstnance, dozvíte se, jaké jsou povinnosti zaměstnavatele, kdo může do osobního spisu zaměstnance nahlížet, jak dlouho je nutné jednotlivé dokumenty uchovávat po odchodu zaměstnance. 

Aktuální nabídka práce

Osobní karta zaměstnance, osobní spis zaměstnance

Víte, jaký je mezi nimi rozdíl? Žádný. Jedná se o různé názvy pro stejnou povinnost zaměstnavatele. Zákoník práce pracuje s pojmem osobní spis zaměstnance. 

Co obsahuje osobní spis zaměstnance

Osobní karta neboli spis zaměstnance musí obsahovat dokumenty, osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel získal v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. V osobním spisu zaměstnance jsou obsaženy údaje, které slouží ke zpracování dat v několika oblastech – mzdách, daních, zdravotním, důchodovém a nemocenském pojištění.

V souladu se zákoníkem práce však zaměstnavatel do spisu může umístit jen písemnosti, které jsou nezbytně nutné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. 

Osobní spis zaměstnance může obsahovat jen ty dokumenty, které obsahují pouze osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů, nebo se souhlasem zaměstnance. Je sporné ukládat například rodný list dítěte, protože obsahuje údaje o třetí osobě, dítěti - pro potřeby daňového přiznání a slev na dani je dostačující, když zaměstnanec rodný list předloží a zástupce personálního oddělení tuto skutečnost potvrdí. Pokud zaměstnanec nedá souhlas s vytvořením kopie. 

Na osobní údaje, které jsou součástí osobního spisu zaměstnance, se nevztahuje oznamovací povinnost zaměstnavatele na Úřad pro ochranu osobních údajů, na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci uzavírání pracovního vztahu, a dále pro zpracování personální a mzdové agendy se vztahuje výjimka z této oznamovací povinnosti. 

Osobní spis zaměstnance vzorový obsahuje čtyři typy dokumentů, osobních údajů: 

1. Dokumenty získané před nástupem zaměstnance 

  • Zápočtový list od předchozího zaměstnavatele, 
  • Doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, 
  • Výpis z rejstříku trestů, 
  • Lékařský posudek ze vstupní lékařské prohlídky o zdravotní způsobilosti pro výkon sjednaného druhu práce vydaný poskytovatelem pracovně-lékařských služeb, 
  • A další. 

2. Dokumenty související s nástupem zaměstnance do zaměstnání 

  • Osobní dotazník zaměstnance, kde jsou uvedeny osobní údaje, jako je bydliště, zdravotní pojišťovna, číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy, osoba, kterou zaměstnavatel může kontaktovat v případě nouze a další informace, které jako zaměstnavatel potřebujete, 
  • Pracovní smlouva
  • Potvrzení o absolvování zákonných školení zaměstnanců (jejich seznam najdete v našem článku), 
  • Podklady pro mzdovou účtárnu (slevy na dani, rodné listy dětí, potvrzení o studiu a podobně), 
  • Informace o pracovní náplni, 
  • A další. 

3. Dokumenty získané v průběhu trvání pracovního poměru zaměstnance 

  • Dodatky potvrzující jakékoliv změny v pracovní smlouvě, mzdovém ohodnocení, 
  • Veškeré pracovně-lékařské posudky, 
  • Potvrzení o absolvovaných školeních, 
  • Změny podkladů pro mzdovou účtárnu, 
  • Hodnocení zaměstnance
  • Upozornění na porušení pracovní kázně či výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků, 
  • Evidence pracovní doby, evidence nepřítomnosti v práci (včetně pracovní neschopnosti, dovolené a podobně), 
  • A další dokumenty související s trváním pracovního poměru. 

4. Dokumenty související s ukončením pracovního poměru zaměstnance

  • Dokument o rozvázání pracovního poměru, případně potvrzení o jeho doručení, 
  • Kopie vydaného zápočtového listu, 
  • Potvrzený exit report (potvrzení, že zaměstnanec vrátil svěřený majetek), 
  • Potvrzení o absolvování výstupní pracovně-lékařské prohlídky, pokud se uskutečnila. 

Osobní karta zaměstnance vzor 

Osobní karty zaměstnanců mají zaměstnavatelé v papírové podobě a současně i v podobě elektronické, aby oprávněné osoby měly pohodlný přístup k těmto dokumentům, a současně většina interních HR systémů umí vytvářet reporty. 

Některé společnosti využívají vlastní interní systém pro zpracování osobního spisu zaměstnance, nebo si vybírají ze široké nabídky třetích stran, které potřebný systém do společnosti implementují. 

Povinnosti zaměstnavatele 

Osobní data, tedy i osobní spis zaměstnance podléhá směrnici GDPR. Zaměstnavatel musí dodržovat všechna pravidla pro zpracování osobních dat. 

Kdo může nahlížet do osobního spisu

Do osobního spisu má právo nahlížet zaměstnanec, může si z něho dělat výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele. Dále do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou danému zaměstnanci nadřízeni. 

Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil. Mají povinnost mlčenlivosti, a to i po skončení zaměstnání a příslušných prací.

Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby.

Jste personalista či personalistka a chcete dostávat tipy a užitečné informace? Přidejte se do naší Linkedin skupiny JenHR – Meeting room o personalistice, kde vedle tipů můžete konzultovat vaše dotazy s naší HR expertkou.

Aktuální nabídka práce

Jak dlouho je potřeba osobní spis uchovávat

Zákoník práce neurčuje, jak dlouho má zaměstnavatel osobní spis zaměstnance uchovávat. Typicky je osobní spis založen ve chvíli, kdy uchazeč přijme pracovní nabídku a začne se zaměstnavatelem komunikovat ohledně nástupu. 

Osobní spis nekončí s pracovním poměrem zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává některé údaje pro zpracování mezd, ročního zúčtování daní, a také pro potřeby případného dokazování. V osobním spise zůstávají dokumenty, které jsou považovány za účetní záznamy podle zákona o účetnictví. Jsou jimi mzdové listy, daňové podklady, podklady pro výplatu mzdy a podobně. Takové dokumenty se uchovávají 5-10 let, podle určení uvedeného zákona.

 

Publikováno 3. července 2023

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Přehledně: karta zaměstnance a osobní spis

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Dozvíte se, co to je pracovní oděv, kdy jej zaměstnavatel zaměstnanci plně hradí a jaké jsou základní povinnosti zaměstnavatele. Zjistíte, kdy a kdo má nárok na pracovní oděv a také na pracovní obuv.
Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Povíme vám vše k tématu “pracovní smlouva na dobu určitou a prodloužení”. Zjistíte, jaké máte možnosti, když se blíží konec vašeho pracovního poměru, kolikrát může zaměstnavatel využít možnost opakovaného prodloužení pracovní smlouvy na dobu určitou…
TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

Seznamte se s naším výběrem TOP 10 podcastů zaměřených na lidské zdroje. Ať už jste v oboru HR dlouholetým profesionálem nebo jen hledáte aktuální informace a trendy, tyto podcasty vám nabídnou širokou škálu témat a poznatků. Získejte přehled o tom…
Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář (ČTK), stojící jako maják nezávislého zpravodajství, je veřejnoprávní zpravodajská agentura v České republice. Tento článek vás provede jejím unikátním obchodním modelem, který nepotřebuje státní dotace, a objasní, jak ČTK…
Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Pokud potřebujete sdílet pracovní témata s veřejností, jako jsou zajímavá data nebo stížnosti na bezpráví, je dobré mít kontakty na přední profesní novinářské organizace. Ty vám mohou pomoci získat pozornost pro vaše záležitosti. V našem článku…
Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Specifickou interní směrnicí zaměstnavatele je pracovní řád, který zaměstnancům upřesňuje jejich povinnosti. Každá společnost by měla mít svůj pracovní řád, se kterým všechny své zaměstnance seznámí. Proto jsme pro vás připravili kompletní pracovní…
Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Státní úřad inspekce práce provádí pravidelné plánované kontroly i kontroly na základě podnětů od zaměstnanců, aby zjistil, jaký je skutečný stav v prověřované oblasti, a v případě zjištění nějakého pochybení má pravomoc nařídit zaměstnavateli…
Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Znáte základní povinnosti zaměstnavatele? Ukážeme vám, co je povinností vašeho zaměstnavatele před zahájením vašeho pracovního poměru, v průběhu a při skončení pracovního poměru.
Jaké jsou možnosti nařízení a převodu dovolené?

Jaké jsou možnosti nařízení a převodu dovolené?

Dozvíte se, z jakých důvodů je možné převést dovolenou do dalšího roku, v jakém rozsahu a kdy nejpozději je nutné ji zaměstnanci nařídit, jinak si její čerpání zaměstnanec určí sám. Ukážeme vám, jak na nařízení dovolené ze strany zaměstnavatele a…
Kdy a jak oznámit těhotenství v práci

Kdy a jak oznámit těhotenství v práci

Zjistila jste, že jste těhotná, a nevíte, kdy a jak tuto skutečnost oznámit v práci? Nebojte se, se vším vám pomůžeme! Dozvíte se, kdy oznámit těhotenství v zaměstnání, jak v práci oznámit těhotenství a také jaké jsou povinnosti vašeho…
Nezdražujeme a z vysoké kvality služeb neuhneme

Nezdražujeme a z vysoké kvality služeb neuhneme

V době, kdy ostatní firmy v oboru od ledna 2024 zdražují, pracovní portál JenPráce.cz jde proti proudu a drží svoje ceny nízko. Díky inovativním technikám vedoucím k vnitřním úsporám a rychle rostoucímu počtu klientů, nemusí k zvýšení cen přistoupit…
Top 20 ATS systémů, které hýbou HR

Top 20 ATS systémů, které hýbou HR

Systémů pro podporu náborů, takzvaných ATS (anglická zkratka “Applicant Tracking System”), či jim podobných, najdete na současném trhu nepřeberné množství. Všechny tyto softwary spojuje společný cíl - vylepšit administrativní a náborové procesy ve…

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena