Přehledně: karta zaměstnance a osobní spis

Každý zaměstnavatel musí vést evidenci svých zaměstnanců a zpracovávat jejich osobní údaje. Toto téma jsme zmínili již v našem článku, kde se dozvíte vše od tvorby personální strategie až po denní operativu personálního oddělení. 

Detailně se zaměříme na osobní kartu a osobní spis zaměstnance, dozvíte se, jaké jsou povinnosti zaměstnavatele, kdo může do osobního spisu zaměstnance nahlížet, jak dlouho je nutné jednotlivé dokumenty uchovávat po odchodu zaměstnance. 

Osobní karta zaměstnance, osobní spis zaměstnance

Víte, jaký je mezi nimi rozdíl? Žádný. Jedná se o různé názvy pro stejnou povinnost zaměstnavatele. Zákoník práce pracuje s pojmem osobní spis zaměstnance. 

Co obsahuje osobní spis zaměstnance

Osobní karta neboli spis zaměstnance musí obsahovat dokumenty, osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel získal v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. V osobním spisu zaměstnance jsou obsaženy údaje, které slouží ke zpracování dat v několika oblastech – mzdách, daních, zdravotním, důchodovém a nemocenském pojištění.

V souladu se zákoníkem práce však zaměstnavatel do spisu může umístit jen písemnosti, které jsou nezbytně nutné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. 

Osobní spis zaměstnance může obsahovat jen ty dokumenty, které obsahují pouze osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů, nebo se souhlasem zaměstnance. Je sporné ukládat například rodný list dítěte, protože obsahuje údaje o třetí osobě, dítěti - pro potřeby daňového přiznání a slev na dani je dostačující, když zaměstnanec rodný list předloží a zástupce personálního oddělení tuto skutečnost potvrdí. Pokud zaměstnanec nedá souhlas s vytvořením kopie. 

Na osobní údaje, které jsou součástí osobního spisu zaměstnance, se nevztahuje oznamovací povinnost zaměstnavatele na Úřad pro ochranu osobních údajů, na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci uzavírání pracovního vztahu, a dále pro zpracování personální a mzdové agendy se vztahuje výjimka z této oznamovací povinnosti. 

Osobní spis zaměstnance vzorový obsahuje čtyři typy dokumentů, osobních údajů: 

1. Dokumenty získané před nástupem zaměstnance 

• Zápočtový list od předchozího zaměstnavatele, 
• Doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, 
• Výpis z rejstříku trestů, 
• Lékařský posudek ze vstupní lékařské prohlídky o zdravotní způsobilosti pro výkon sjednaného druhu práce vydaný poskytovatelem pracovně-lékařských služeb, 
• A další. 

2. Dokumenty související s nástupem zaměstnance do zaměstnání 

• Osobní dotazník zaměstnance, kde jsou uvedeny osobní údaje, jako je bydliště, zdravotní pojišťovna, číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy, osoba, kterou zaměstnavatel může kontaktovat v případě nouze a další informace, které jako zaměstnavatel potřebujete, 
• Pracovní smlouva, 
• Potvrzení o absolvování zákonných školení zaměstnanců (jejich seznam najdete v našem článku), 
• Podklady pro mzdovou účtárnu (slevy na dani, rodné listy dětí, potvrzení o studiu a podobně), 
• Informace o pracovní náplni, 
• A další. 

3. Dokumenty získané v průběhu trvání pracovního poměru zaměstnance 

• Dodatky potvrzující jakékoliv změny v pracovní smlouvě, mzdovém ohodnocení, 
• Veškeré pracovně-lékařské posudky, 
• Potvrzení o absolvovaných školeních, 
• Změny podkladů pro mzdovou účtárnu, 
• Hodnocení zaměstnance, 
• Upozornění na porušení pracovní kázně či výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků, 
• Evidence pracovní doby, evidence nepřítomnosti v práci (včetně pracovní neschopnosti, dovolené a podobně), 
• A další dokumenty související s trváním pracovního poměru. 

4. Dokumenty související s ukončením pracovního poměru zaměstnance

• Dokument o rozvázání pracovního poměru, případně potvrzení o jeho doručení, 
• Kopie vydaného zápočtového listu, 
• Potvrzený exit report (potvrzení, že zaměstnanec vrátil svěřený majetek), 
• Potvrzení o absolvování výstupní pracovně-lékařské prohlídky, pokud se uskutečnila. 

Osobní karta zaměstnance vzor 

Osobní karty zaměstnanců mají zaměstnavatelé v papírové podobě a současně i v podobě elektronické, aby oprávněné osoby měly pohodlný přístup k těmto dokumentům, a současně většina interních HR systémů umí vytvářet reporty. 

Některé společnosti využívají vlastní interní systém pro zpracování osobního spisu zaměstnance, nebo si vybírají ze široké nabídky třetích stran, které potřebný systém do společnosti implementují. 

Povinnosti zaměstnavatele 

Osobní data, tedy i osobní spis zaměstnance podléhá směrnici GDPR. Zaměstnavatel musí dodržovat všechna pravidla pro zpracování osobních dat. 

Kdo může nahlížet do osobního spisu

Do osobního spisu má právo nahlížet zaměstnanec, může si z něho dělat výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele. Dále do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou danému zaměstnanci nadřízeni. 

Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil. Mají povinnost mlčenlivosti, a to i po skončení zaměstnání a příslušných prací.

Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby.

Jste personalista či personalistka a chcete dostávat tipy a užitečné informace? Přidejte se do naší Linkedin skupiny JenHR – Meeting room o personalistice, kde vedle tipů můžete konzultovat vaše dotazy s naší HR expertkou.

Jak dlouho je potřeba osobní spis uchovávat

Zákoník práce neurčuje, jak dlouho má zaměstnavatel osobní spis zaměstnance uchovávat. Typicky je osobní spis založen ve chvíli, kdy uchazeč přijme pracovní nabídku a začne se zaměstnavatelem komunikovat ohledně nástupu. 

Osobní spis nekončí s pracovním poměrem zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává některé údaje pro zpracování mezd, ročního zúčtování daní, a také pro potřeby případného dokazování. V osobním spise zůstávají dokumenty, které jsou považovány za účetní záznamy podle zákona o účetnictví. Jsou jimi mzdové listy, daňové podklady, podklady pro výplatu mzdy a podobně. Takové dokumenty se uchovávají 5-10 let, podle určení uvedeného zákona.

Publikováno 3. července 2023