Vnitropodnikové směrnice bez zbytečných chyb: Co do nich patří a jak je správně nastavit

Interní směrnice není totéž co vnitřní předpis

Pojmem vnitropodniková nebo interní směrnice se ve firmách běžně označují nejrůznější pravidla – například pro používání techniky, ochranu osobních údajů, práci z domova nebo BOZP.

👉 Zákoník práce však zná také konkrétní institut vnitřního předpisu podle § 305. Tím může zaměstnavatel zaměstnancům přiznat výhodnější práva, než stanoví zákon. Naopak jim jím nesmí ukládat nové povinnosti ani zkracovat jejich zákonná práva.

👉 Jiným dokumentem je pracovní řád. Ten podle § 306 zákoníku práce rozvádí povinnosti zaměstnavatele a zaměstnanců, které už vyplývají z pracovněprávních předpisů, podle konkrétních podmínek firmy.

Musí mít každá firma pracovní řád?

Ne. Pro většinu soukromých zaměstnavatelů není pracovní řád povinný. Povinnost se týká zaměstnavatelů uvedených v § 303 odst. 1 zákoníku práce.

Pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace, vydání nebo změna pracovního řádu vyžaduje její předchozí písemný souhlas.
 

Co se vyplatí upravit interně

Není nutné vytvářet samostatnou směrnici ke každému firemnímu procesu.

Písemná pravidla se hodí zejména tam, kde je potřeba sjednotit postup zaměstnanců nebo přesně určit odpovědnost.

Ve firmách se tak běžně řeší například:
 

• používání firemní techniky

• práce s osobními údaji

• BOZP a používání OOPP

• home office

• evidence a oběh dokumentů

• kybernetická bezpečnost

• používání služebních vozidel

Pozor ale na jednu věc: povinnost zaměstnance nemusí vznikat až vydáním směrnice.

Řada povinností vyplývá přímo ze zákona, pracovní smlouvy nebo zákonného pokynu zaměstnavatele.

Například zákaz používat bez souhlasu zaměstnavatele pracovní prostředky pro osobní potřebu stanoví přímo § 316 zákoníku práce. Interní pravidla mohou tento režim upřesnit.

Co musí splňovat vnitřní předpis podle § 305

Vnitřní předpis musí být písemný a nesmí mít zpětnou účinnost ani odporovat právním předpisům.

Zaměstnavatel musí zaměstnance s jeho vydáním, změnou nebo zrušením seznámit nejpozději do 15 dnů a zajistit, aby jim byl dokument přístupný.

Po skončení platnosti jej musí uchovávat dalších 10 let.

Vyplatí se proto evidovat jednotlivé verze a mít doložitelné, kdy a jak byli zaměstnanci o změně informováni.

Jak směrnici připravit

Nejdříve si stanovte, co má dokument řešit a proč jej firma potřebuje.

Potom určete, koho se týká a kdo za danou oblast odpovídá.

Směrnice by měla jasně obsahovat:
 

• účel a působnost dokumentu

• konkrétní pravidla a postupy

• odpovědné osoby

• datum účinnosti

• způsob aktualizace
   

Pravidla musí odpovídat skutečnému provozu firmy. Nekopírujte proto bez úprav univerzální vzory z internetu.

Je povinná GDPR směrnice?

Neexistuje obecná povinnost mít dokument přímo nazvaný „GDPR směrnice“. GDPR ale požaduje, aby firma přijala vhodná technická a organizační opatření a dokázala soulad s pravidly doložit.

Podle článku 24 GDPR mohou být vhodná interní pravidla jedním z těchto opatření.
 

Vzor je potřeba přizpůsobit skutečnému zpracování osobních údajů ve firmě. Nenahrazuje další povinnosti podle GDPR.

Pokud firma používá kamery, GPS nebo kontroluje používání firemních prostředků, je potřeba řešit také ochranu soukromí zaměstnanců.
 

Směrnice pravidelně aktualizujte

Interní pravidla mají odpovídat tomu, jak firma skutečně funguje.

Kontrolujte je proto při změně legislativy, pracovních postupů, používaných systémů nebo organizační struktury.