Personální agenda bez zmatků: Co hlídat od nástupu po odchod zaměstnance

Strategie určuje směr, agenda zajišťuje každodenní chod

👉 Personální strategie řeší, kolik lidí bude firma potřebovat, jak je získá, rozvine a odmění.

👉 Personální agenda zajišťuje konkrétní úkoly: připravit smlouvu, zaznamenat změnu úvazku nebo předat správné podklady mzdové účtárně.

Obě oblasti spolu souvisejí. Pokud například firma plánuje rozšířit výrobu, potřebuje vedle náborového plánu zajistit také smlouvy, prohlídky a zaškolení nových pracovníků.

Dlouhodobému plánování se věnujeme v článku o strategických procesech řízení lidských zdrojů.

Před nástupem připravte smlouvu a potřebné informace

Pracovní smlouva musí být písemná a obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Jedno vyhotovení obdrží zaměstnanec.

Před jejím uzavřením zaměstnance seznamte s pracovními podmínkami, odměňováním a souvisejícími právy a povinnostmi podle § 31 zákoníku práce.

Samostatně je potřeba zkotrolovat písemnou informační povinnost podle § 37.

👉 Údaje, které ve smlouvě nejsou, musíte poskytnout do 7 kalendářních dnů od vzniku pracovního poměru. Týkají se například dovolené, pracovní doby, odměňování a postupu při skončení zaměstnání.

👉  U DPP a DPČ se obdobná povinnost řídí § 77a. Sedmidenní lhůta zde běží od započetí výkonu práce.
 

Prohlídky a školení nastavte podle konkrétní práce

Vstupní prohlídka není automaticky povinná u každého dospělého zaměstnance.
 

• V pracovním poměru může být nepovinná u práce v první kategorii bez zvláštních požadavků na zdravotní způsobilost. Zaměstnavatel i uchazeč ji ale mohou vyžadovat.
• U dospělých dohodářů je povinná zejména při rizikové práci nebo zvláštních požadavcích na zdravotní způsobilost.
• Mladiství musí vstupní prohlídku absolvovat i při práci na dohodu. 
• Zajistěte také školení BOZP odpovídající práci a rizikům pracoviště. Uchovávejte dokumentaci o jeho provedení. Zaměstnance seznamujte i s relevantními interními směrnicemi.
   

Během zaměstnání hlídejte změny a pracovní dobu

Pravidelně aktualizujte podklady pro mzdy, dovolenou, překážky v práci, školení a prohlídky.

Docházka sama o sobě nenahrazuje evidenci pracovní doby. Ta musí zachycovat skutečný začátek a konec odpracovaných směn i další zákonem stanovené údaje. 

👉 Změnu smluvně sjednaných podmínek proveďte písemnou dohodou se zaměstnancem. Zákon připouští výjimky, například některá převedení na jinou práci.

👉 Změny informačních údajů oznamujte bez zbytečného odkladu, nejpozději v den jejich účinnosti; výjimkou jsou změny právních předpisů, kolektivních smluv a vnitřních předpisů.
 

Registrace a JMHZ mají vlastní termíny

Od 1. července 2026 musíte běžného nového zaměstnance přihlásit do evidence ČSSZ před zahájením výkonu práce, nejdříve 8 dní před předpokládaným nástupem.
 

• U občanů ČR lze využít částečné přihlášení a zbývající údaje doplnit do 8 dnů od nástupu.
• U zahraničních zaměstnanců je nutné úplné přihlášení.
• Pokud přihlášený zaměstnanec nenastoupí, oznamte to do 8 dnů od předpokládaného nástupu. Postup popisuje ČSSZ v pravidlech evidence zaměstnanců.
   

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele se podává elektronicky od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Vedle něj nadále řešte příslušné povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám.

Při odchodu dokončete dokumenty i evidenci

Při skončení pracovního poměru nebo DPČ vydejte potvrzení o zaměstnání. U DPP vzniká tato povinnost, pokud dohoda založila účast na nemocenském pojištění nebo byly z odměny prováděny exekuční či soudní srážky. Na žádost zaměstnance vystavte také oddělené potvrzení pro podporu v nezaměstnanosti.

Zajistěte konečné mzdové vypořádání a potřebná odhlášení. Běžné skončení zaměstnání oznamte v evidenci ČSSZ do 8 dnů.

Osobní spis podle § 312 zákoníku práce není obecně povinný a nemusí být papírový. Povinné dokumenty a evidence však vést musíte. Shromažďujte pouze potřebné údaje, omezte přístup a nastavte dobu uchování podle jednotlivých dokumentů.

Pro každou činnost si určete odpovědnou osobu, termín a způsob kontroly. Pomoci může vhodný personální informační systém.