Personální agenda – od strategie po operativu

V článku Strategické procesy řízení lidských zdrojů jsme probrali klíčové personální činnosti a metody personální práce.

Doporučujeme přečíst i článek věnovaný personálnímu outsourcingu, kde se dozvíte, jaké procesy můžete outsourcovat, jak vybrat kvalitního dodavatele nejen při náborech zaměstnanců. 

Neodmyslitelnou součástí personálního oddělení je vedle business partneringu i příprava personální strategie, personální plánování, každodenní personální agenda až po vedení personální evidence. Jednotlivé části si probereme detailněji. 

Personální strategie

Personální strategie společnosti musí být v souladu s celofiremní strategií, vizí a misí společnosti, a musí tyto doplňovat a podporovat. 

Cílem personální strategie je vědět:

• Jaké pracovníky budete potřebovat, a jak je získáte; 
• Do jaké míry je využíván potenciál stávajících zaměstnanců, jak je budete dále rozvíjet; 
• Jaký bude program dalšího vzdělávání zaměstnanců; 
• Zda je zvolený způsob řízení pracovního výkonu efektivní, případně jak se změní; 
• Jak budete odměňovat zaměstnance, jaká bude struktura benefitů, bonusů; 
• A další klíčové oblasti pro vaši společnost. 

Nedílnou součástí personální strategie je plán, jak a kdy se uvedené cíle naplní.

Pod pojmem personální strategie si můžete představit dlouhodobé plánování a rozvoj veškerých personálních procesů a programů, které se týkají zaměstnanců společnosti. 

A to od jejich:

• Výběru, náboru;
• Onboardingu;
• Hodnocení;
• Vzdělávání, rozvoje a školení zaměstnanců;
• Až po personální administrativu, kam můžeme zařadit tvorbu interních směrnic, evidenci a zpracování docházky, vedení mzdové agendy;
• A mnoho dalšího, co se týká nejen životního cyklu zaměstnance.

Jak nastavit úspěšnou personální strategii

Personální strategie je základním kamenem pro vybudování silné a konkurenceschopné společnosti. Správně navržená, realizovaná a pravidelně vyhodnocovaná personální strategie posílí vztahy mezi zaměstnanci a společností, zvýší produktivitu práce, vytváří příjemnou firemní kulturu a pomůže dosáhnout dlouhodobého úspěchu, jak jednotlivých zaměstnanců, tak i celé vaší společnosti. Pojďme se podívat na klíčové kroky, které vám pomohou k vytvoření úspěšné personální strategie: 

• Analýza současné situace - prvním krokem při tvorbě personální strategie je důkladná analýza současné situace. Konkrétně se jedná o zhodnocení současného personálního stavu, identifikaci silných stránek a slabých stránek personálního řízení a pochopení klíčových potřeb a očekávání zaměstnanců;
• Na základě analýzy je důležité stanovit si jasné a měřitelné cíle, kterých chce vaše společnost pomocí své personální strategie dosáhnout. Cíle by měly být zaměřeny na zlepšení pracovního prostředí, rozvoj zaměstnanců, zvýšení jejich angažovanosti, zlepšení firemní kultury, employer brandingu a podporu dlouhodobého růstu společnosti; 
• Následujícím krokem je vypracování konkrétní strategie, jak dosáhnout stanovených cílů. Zahrnout můžete různá opatření, zlepšení procesů náboru a výběru budoucích zaměstnanců, systematický plán školení a rozvoje pro zaměstnance, přístup ke klíčovým talentům ve vaší společnosti, implementace systémů pravidelného hodnocení a následného odměňování, nebo například plán na implementaci podpory rovnováhy mezi prací a soukromým životem zaměstnanců na všech úrovních řízení; 
• Úspěšná personální strategie vyžaduje aktivní zapojení zaměstnanců. Je důležité komunikovat s vašimi zaměstnanci, sdělit jim, proč jednotlivé kroky děláte, pravidelně získávat jejich zpětnou vazbu a podporu pro navrhované změny a iniciativy. Zaměstnanci by měli mít pocit, že jsou součástí procesu a že jejich přínos je ceněn; 
• Personální strategie by neměla být statická. Na první pokus se jen málokteré společnosti podaří postavit perfektní personální strategii. Je důležité průběžně monitorovat a vyhodnocovat účinnost strategie a provádět potřebné úpravy a změny v reakci na nové podmínky a vývoj v organizaci i v okolním prostředí.

Tvorba úspěšné personální strategie je komplexní proces, který vyžaduje důkladnou analýzu, plánování a aktivní zapojení zaměstnanců. Nicméně, investice do vytvoření a implementace účinné personální strategie může mít dlouhodobé pozitivní dopady na výkonnost a konkurenceschopnost celé vaší společnosti.

Vedení personální agendy

Pokud má společnost dobře fungovat, nelze v žádném případě podceňovat plnění povinností zaměstnavatele v každodenním vedení personální agendy, a to od uzavření pracovněprávního vztahu až po jeho skončení. Nedílnou součástí personální práce je i personální evidence, vedení osobní složky zaměstnance v papírové podobě, a to v nejaktuálnější možné podobě. 

Mezi hlavní aktivity patří (nejedná se o kompletní výčet): 

• Splnění informační povinnosti zaměstnavatele před vznikem pracovního poměru zaměstnance podle § 31 zákoníku práce; 
• Sběr osobních dat nového zaměstnance (například formou osobního dotazníku);
• Příprava, evidence a aktualizace pracovně-právních dokumentů;
• Příprava, evidence a aktualizace dokumentů týkajících se odměňování; 
• Pracovně-lékařské prohlídky a jejich evidence, periodicita;
• Seznámení zaměstnanců se směrnicemi;
• Povinná školení zaměstnanců; 
• Zařazení zaměstnanců do organizační struktury společnosti; 
• Evidence pracovní doby, související kontrola, podklady pro mzdy; 
• Hodnocení zaměstnanců;
• Příprava dokumentů k ukončení pracovního poměru zaměstnance.

Personální evidence v detailu 

Pojďme se na jednotlivé kroky podívat detailněji. 

Splnění informační povinnosti zaměstnavatele před vznikem pracovního poměru zaměstnance podle § 31 zákoníku práce - splnění této informační povinnosti je klíčové pro zajištění toho, aby budoucí zaměstnanec měl před vstupem do pracovního poměru jasný obraz o svých právech a povinnostech, případně stávající zaměstnanci o změnách týkajících se jejich pracovní smlouvy. Informační povinnost obsahuje: 

• Identifikaci obou stran: Zaměstnavatel by měl poskytnout informace o sobě jakožto zaměstnavateli, a to včetně názvu firmy, sídla, identifikačního čísla (IČO) a kontaktních údajů;
• Charakter práce: zaměstnanci by měli být seznámeni s charakterem práce, kterou budou vykonávat, včetně popisu pracovních povinností a očekávaných pracovních podmínek;
• Druh pracovního poměru: zaměstnavatel by měl zaměstnance informovat o druhu pracovního poměru a zda je pracovní poměr uzavírán na dobu určitou či neurčitou, jaká je stanovená pracovní doba, včetně údajů o případných směnách a pracovním režimu;
• Další informace, které zaměstnavatelé poovažují za důležité. Například podmínky pro uplatnění benefitů.

Příprava, evidence a aktualizace pracovně-právních dokumentů je časově a administrativně náročná, avšak nezbytně nutná. Většina dokumentů, které se zaměstnancem podepíšete, se stávají součástí osobní složky dotčeného zaměstnance. Vše, co zaměstnavatel chce změnit v pracovní smlouvě uzavřené se zaměstnancem, musí být uzavřeno formou písemného dodatku, který se stává nezbytnou součástí osobní složky zaměstnance. 

Zaměstnanci musí být prokazatelně seznámeni se směrnicemi. Někteří zaměstnavatelé volí písemnou formu - zaměstnanci se podepíší na prezenční listinu, že se zúčastnili školení. Převážně zaměstnavatelé s větším počtem zaměstnanců volí elektronickou formu, kdy zaměstnanci kliknutím stvrzují, že se se směrnicemi seznámili. 

Evidence pracovní doby je klíčová. Je klíčová proto, aby zaměstnanci byli správně zaplaceni za odvedenou práci. Je klíčová pro dodržování právních předpisů a současně pro efektivní řízení vašeho podnikání.

Je toho opravdu hodně. Velkou část práce vám usnadní správně vybraný personální systém.

Můžete se setkat s přístupem, že příručka pro personální a platovou agendu stažená z internetu bude ve vaší společnosti fungovat. Dlouhodobě udržitelný přístup je ten, že se budete inspirovat a veškeré kroky stanovené ve vaší personální strategii ušijete na míru vaší společnosti. Jen tak bude personální vedení společnosti úspěšné a bude partnerem pro nejvyšší vedení vaší společnosti.

Nepřehlédněte náš článek, kde se dozvíte, jaké dokumenty musí být v osobní složce zaměstnance.

Aktualizováno 22. května 2024