Mzdová agenda krok za krokem: co musí zaměstnavatel hlídat od nástupu po odchod

Jednotlivé úkoly lze rozdělit mezi personalistu, mzdovou účetní, vedoucí zaměstnance a externího dodavatele.

Za splnění zákonných povinností vůči zaměstnancům a úřadům však odpovídá zaměstnavatel.

Co patří do mzdové agendy

Mzdová agenda zahrnuje:
 

• shromažďování a kontrolu podkladů pro výpočet mzdy
• zpracování pracovní doby, dovolené a překážek v práci
• výpočet mzdy, náhrad, daně, pojistného a dalších srážek
• vydávání výplatních pásek a zajištění výplaty
• vedení mzdových a souvisejících evidencí
• podávání jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ)
• plnění povinností vůči zdravotním pojišťovnám
• roční zúčtování daně u zaměstnanců, kteří o ně požádají a splní podmínky
• zpracování podkladů při skončení pracovního vztahu
   

Mzdovou agendu upravuje zejména zákoník práce (aktuální znění zákoníku práce v příručce MPSV), předpisy o daních z příjmů, sociálním a zdravotním pojištění a zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. .

Co je potřeba vyřešit před nástupem zaměstnance

Ještě před prvním pracovním dnem musí být jasné, na základě jakého pracovněprávního vztahu bude člověk pracovat, jak bude odměňován a kdo předá údaje potřebné pro mzdu a zákonná hlášení.

✅ Připravte pracovněprávní dokumenty

Podle typu spolupráce půjde zejména o pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce.

Zaměstnanec musí dostat také povinné informace o pracovních podmínkách, pokud nejsou součástí smlouvy nebo dohody.

Pro mzdovou účtárnu je potřeba znát:
 

• datum nástupu
• druh pracovního vztahu
• sjednaný nebo stanovený způsob odměňování
• pracovní úvazek a rozvržení pracovní doby
• pravidelný termín výplaty
• údaje o zdravotní pojišťovně
• podklady pro zdanění příjmů
• údaje o platebním účtu, pokud zaměstnanec určil účet pro výplatu mzdy 
• informace o exekucích, insolvenci nebo dalších zákonných srážkách, pokud se zaměstnavatele týkají
   

Shromažďovat se mají pouze údaje, které zaměstnavatel skutečně potřebuje pro pracovní vztah, mzdu a splnění zákonných povinností.

✅  Přihlaste zaměstnance do evidence JMHZ

👉 Od 1. července 2026 se zaměstnanec do evidence zaměstnanců zpravidla přihlašuje nejpozději před okamžikem, kdy začne vykonávat práci. Registraci lze provést nejdříve osm dnů před předpokládaným nástupem.

👉 U zaměstnance, u kterého zákon dovoluje částečnou registraci, lze před nástupem oznámit základní údaje a zbývající údaje doplnit do osmi dnů od skutečného nástupu. Aktuální postup popisuje ČSSZ v informacích k evidenci zaměstnanců.

👉  Evidence JMHZ se netýká pouze klasických pracovních poměrů. Za stanovených podmínek zahrnuje také DPP a DPČ, včetně některých dohod, ze kterých nevzniká účast na nemocenském pojištění.

✅  Nezapomeňte na zdravotní pojišťovnu

JMHZ nenahrazuje oznamování vůči zdravotním pojišťovnám.

👉 Zaměstnavatel proto musí samostatně posoudit, zda u daného vztahu vzniká účast na veřejném zdravotním pojištění, a splnit příslušnou oznamovací povinnost.

👉 JMHZ nenahrazuje oznamovací povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám. Zaměstnavatel samostatně oznamuje zejména nástup a skončení zaměstnance, změnu zdravotní pojišťovny a další zákonem stanovené skutečnosti. Praktické informace k termínům zjistíte v přehledu VZP pro zaměstnavatele.

Docházka není totéž co evidence pracovní doby

Pro správný výpočet mzdy nestačí vědět, kdy zaměstnanec přišel do budovy a kdy odešel.

Zaměstnavatel musí vést evidenci pracovní doby v rozsahu požadovaném zákoníkem práce.

Z evidence musí být patrný zejména začátek a konec:
 

• odpracované směny
• práce přesčas
• noční práce
• práce v době pracovní pohotovosti
• držené pracovní pohotovosti
   

Docházkový systém lze použít jako zdroj podkladů, ale jeho výstup musí odpovídat skutečně odpracované době. 

Zaměstnavatel musí také zajistit přestávky v práci, nepřetržitý denní odpočinek a nepřetržitý odpočinek v týdnu.

👉 Za dodržení těchto pravidel odpovídá zaměstnavatel, i když kontrolu podkladů provádí personalista nebo mzdová účetní.
 

Jaké podklady se zpracovávají během měsíce

Průběžně je potřeba zaznamenávat všechny skutečnosti, které ovlivní mzdu nebo povinná hlášení.

Patří sem:
 

• odpracovaná doba
• přesčasová, noční, víkendová a sváteční práce
• pracovní pohotovost
• dovolená
• dočasná pracovní neschopnost
• ošetřování člena rodiny a další dávkové události
• překážky v práci na straně zaměstnance nebo zaměstnavatele
• neplacené volno
• změny mzdy, úvazku nebo pracovního zařazení
• prémie, odměny a zaměstnanecké benefity
• exekuce, insolvence a další srážky
   

Podklady musí být předány včas a v podobě, která umožní jejich kontrolu.

Zaměstnavatel by proto měl mít pevně stanovený termín mzdové uzávěrky a určit, kdo odpovídá za schválení docházky, odměn a nepřítomností.

Kdy lze krátit dovolenou

Dovolenou nelze krátit automaticky kvůli každé nepřítomnosti.

Podle současné právní úpravy ji lze krátit pouze za neomluveně zameškanou pracovní dobu, a to o počet neomluveně zameškaných hodin.

Jiné nepřítomnosti se promítají do výpočtu dovolené podle pravidel o tom, které doby se považují za výkon práce. Nejde však o „krácení dovolené“ v běžném smyslu.

Co zahrnuje měsíční mzdová uzávěrka

Po uzavření podkladů mzdová účtárna vypočítává
 

• základní mzdu, plat nebo odměnu z dohody
• příplatky, prémie a odměny
• náhrady mzdy nebo platu
• náhradu při dočasné pracovní neschopnosti
• sociální a zdravotní pojištění
• zálohu na daň nebo srážkovou daň
• daňové slevy a zvýhodnění
• exekuční a jiné zákonné srážky
• čistou částku určenou k výplatě
   

👉 Podrobnosti o mzdových listech, vyměřovacích základech a výplatě mzdy shrnuje náš článek Mzdové účetnictví pro personalisty.

👉 Aktuální sazby a příklady nákladů jsou uvedeny v přehledu Odvody a náklady za zaměstnance.

Výplatní páska je povinná

Při měsíčním zúčtování musí zaměstnavatel vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující jednotlivé složky mzdy nebo platu a provedené srážky.
 

👉 Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen předložit doklady, na jejichž základě mzdu nebo plat vypočetl..

Mzda se standardně vyplácí bezhotovostně na účet určený zaměstnancem.

Jiný postup se použije například tehdy, když zaměstnanec s bezhotovostní výplatou písemně nesouhlasí, neposkytne potřebnou součinnost nebo účet nemá.
 

Jak funguje JMHZ při měsíční uzávěrce

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele se podává elektronicky za každý kalendářní měsíc. Lhůta běží od prvního do dvacátého dne následujícího měsíce.

👉 JMHZ sdružuje údaje určené zejména pro ČSSZ, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Úřad práce, Finanční správu a Český statistický úřad.

Nenahrazuje ale přehledy a oznámení zdravotním pojišťovnám.

Před odesláním hlášení je vhodné zkontrolovat:
 

• návaznost na registraci zaměstnance
• správný identifikátor pracovního vztahu
• vykázané příjmy a vyměřovací základy
• dobu účasti na pojištění
• nepřítomnosti a vyloučené doby
• daňové údaje
• případné rozdíly proti účetnictví a příkazům k úhradě
   

Co se změnilo u evidenčních listů důchodového pojištění

Od roku 2026 zaměstnavatel předává údaje potřebné pro důchodové pojištění za jednotlivé měsíce prostřednictvím JMHZ.

Samostatný evidenční list důchodového pojištění proto již není běžným měsíčním výstupem mzdové účtárny.

Od roku 2026 zaměstnavatel předává údaje pro důchodové pojištění za jednotlivé měsíce prostřednictvím JMHZ. Česká správa sociálního zabezpečení z těchto údajů sestavuje evidenční list důchodového pojištění. U starších období a zvláštních případů se postupuje podle přechodných pravidel

📌 Podrobnosti zveřejňuje ČSSZ v informacích k evidenčním listům důchodového pojištění od roku 2026.

Roční a nepravidelné úkoly

Některé činnosti se neprovádějí každý měsíc.

Patří mezi ně především:
 

• roční zúčtování záloh na daň a daňového zvýhodnění
• kontrola podepsaných prohlášení poplatníků
• zpracování dokladů k daňovým slevám a nezdanitelným částem základu daně
• kontrola mzdových listů a ročních součtů
• aktualizace evidenčních a archivačních lhůt
• mzdový audit
• kontrola oprávnění uživatelů mzdového systému
• aktualizace postupů podle legislativních změn
   

Roční zúčtování zaměstnavatel provede pouze na žádost zaměstnance a při splnění zákonných podmínek.

Prohlášení poplatníka ani žádost o roční zúčtování nemá mzdová účetní vyplňovat místo zaměstnance.

Může mu postup vysvětlit, zkontrolovat formální správnost a vyžádat chybějící doklady.

Co vyřídit při skončení zaměstnání

Při skončení pracovního vztahu je potřeba propojit personální, mzdovou a evidenční část agendy.

Zaměstnavatel musí podle konkrétní situace
 

• určit den skončení pracovního vztahu
• uzavřít evidenci pracovní doby a nepřítomností
• vypočítat poslední mzdu, náhrady a případnou náhradu za nevyčerpanou dovolenou
• vypořádat srážky ze mzdy
• vystavit příslušné výstupní dokumenty
• odhlásit zaměstnance z evidence zaměstnanců do 8 dnů ode dne skončení zaměstnání a promítnout rozhodné údaje do JMHZ za příslušné období 
• oznámit změnu zdravotní pojišťovně, pokud vzniká oznamovací povinnost
• ukončit přístup zaměstnance k osobním a mzdovým systémům
   

Potvrzení o zaměstnání, běžně označované jako zápočtový list, se vydává při skončení pracovního poměru a DPČ.

👉 U DPP se vydává pouze tehdy, pokud dohoda založila účast na nemocenském pojištění nebo byly z odměny prováděny exekuční či jiné zákonné srážky.
 

Osobní spis není povinný, jeho obsah je ale omezený

Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli vést osobní spis zaměstnance, výslovně mu však jeho založení jako obecnou povinnost neukládá.

V praxi je uspořádaná personální dokumentace potřebná, nesmí se ale stát úložištěm všech informací, které firma o člověku získá.

Osobní spis smí obsahovat pouze dokumenty nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.

Do osobního spisu mohou nahlížet pouze osoby výslovně uvedené v zákoníku práce. Mzdové podklady má mzdová účetní zpracovávat jen v rozsahu nezbytném pro plnění svých úkolů; není-li vedoucím zaměstnancem, nelze její přístup k osobnímu spisu odvozovat jen z pracovní role.  Mzdová účetní proto nemá „vědět o zaměstnanci všechno“, ale pouze to, co potřebuje ke splnění svých úkolů.

Interní zpracování nebo outsourcing mezd?

Mzdy může zpracovávat interní účetní, externí účetní kancelář nebo specializovaný dodavatel.

Ani outsourcing však nezbavuje zaměstnavatele povinnosti zajistit správnou a včasnou výplatu ani splnění zákonných hlášení.

S dodavatelem je potřeba přesně nastavit:
 

• termíny předávání podkladů
• odpovědné osoby
• kontrolu a schvalování výsledků
• zastupitelnost při nemoci nebo dovolené
• způsob oprav chyb
• ochranu a zabezpečení osobních údajů
• předávání dat při ukončení spolupráce
  
   

Neexistuje univerzální pravidlo, podle kterého jedna mzdová účetní zvládne určitý počet zaměstnanců. Kapacitu ovlivňuje hlavně složitost mezd, počet pracovních vztahů, směnný provoz, exekuce, zaměstnávání cizinců, kvalita podkladů a míra automatizace.
 

Check list pro správně nastavenou mzdovou agendu

Před uzavřením každého měsíce ověřte, že:
 

• všichni noví zaměstnanci byli včas zaregistrováni
• byly zpracovány změny a skončené pracovní vztahy
• evidence pracovní doby odpovídá skutečnosti
• jsou schváleny odměny, příplatky a nepřítomnosti
• mzdy a zákonné srážky prošly kontrolou
• zaměstnanci dostali výplatní pásky
• byly připraveny platby mezd, pojistného a daně
• JMHZ bylo elektronicky podáno ve stanovené lhůtě
• byly samostatně splněny povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám
• mzdová agenda má zajištěnou kontrolu a zastupitelnost

📖 Často se ptáte

Co všechno patří do mzdové agendy?

Mzdová agenda zahrnuje shromažďování podkladů o pracovní době, dovolené a dalších nepřítomnostech, výpočet mzdy nebo odměny, pojistného, daně a srážek, vydávání výplatních pásek i vedení povinných evidencí.

Součástí je také podávání JMHZ, plnění povinností vůči zdravotním pojišťovnám a zpracování mzdových podkladů při nástupu a skončení zaměstnání.

Kdo odpovídá za chyby ve mzdách, když je zpracovává externí účetní?

Za správnou a včasnou výplatu mzdy i splnění zákonných povinností vůči zaměstnancům a úřadům odpovídá zaměstnavatel.

To platí i tehdy, když mzdovou agendu předá externí účetní nebo účetní kanceláři.

Případnou náhradu škody způsobené dodavatelem pak zaměstnavatel řeší podle uzavřené smlouvy, zaměstnanec se však se svými nároky obrací na zaměstnavatele. 

Do kdy musí zaměstnavatel podat JMHZ?

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele se podává za každý kalendářní měsíc, a to od prvního do dvacátého dne následujícího měsíce.

Hlášení se podává pouze elektronicky, například prostřednictvím ePortálu ČSSZ, datové schránky nebo přímo z připojeného mzdového programu.

Jaké dokumenty musí zaměstnavatel vydat při skončení zaměstnání?

Při skončení pracovního poměru nebo DPČ musí zaměstnavatel vydat potvrzení o zaměstnání, známé jako zápočtový list.

U DPP se vydává pouze tehdy, pokud dohoda založila účast na nemocenském pojištění nebo byly z odměny prováděny exekuční či jiné zákonné srážky.

Na žádost zaměstnance musí zaměstnavatel vystavit také oddělené potvrzení s údaji potřebnými pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti.

Při závěrečném mzdovém vyúčtování zaměstnanec obdrží rovněž výplatní pásku.