Znáte rozdíly mezi evidencí docházky a pracovní doby?

Evidence docházky a evidence pracovní doby

Pojmy evidence pracovní doby a evidence docházky se často zaměňují. 

Evidence pracovní doby je zákonem vyžadovaná evidence jednotlivých zaměstnanců. Zachycuje skutečný začátek a konec odpracované směny a další zákonem stanovené údaje. U evidence pracovní doby musí zaměstnavatel evidovat pracovní dobu, práci přesčas, noční práci, aktivní část pracovní pohotovosti a i její neaktivní část.  

Pojem evidence docházky zákoník práce nedefinuje. V praxi obvykle zachycuje příchody, odchody nebo vstupy do objektu; nemusí však odpovídat skutečně odpracované době. Docházka je interní nástroj, nikoli zákonem definovaná evidence. U práce na dálku nebo při služebních cestách může být zcela nepoužitelná.

Nejprve se podíváme na evidenci pracovní doby, jejíž evidence je povinná ze zákona, a následně na evidenci docházky a možnosti, jak docházku můžete evidovat. 

Evidence pracovní doby

Za účelem kontroly dodržování limitů pracovní doby, minimálních dob odpočinku, maximálních limitů práce přesčas a podobně zákoník práce stanovuje povinnost zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby.  

Evidence pracovní doby tak musí být přehledná a průkazná. Evidence pracovní doby slouží zejména ke kontrole dodržování pravidel pracovní doby, odpočinku, přesčasů a správnému odměňování. Povinnost vést evidenci nevzniká primárně kvůli mzdám, ale přímo ze zákona. 

Do evidence pracovní doby je nutné zahrnout: 

• pracovní dobu zaměstnance – začátek a konec časového úseku, ve kterém zaměstnanec vykonával práci v rámci rozvrhu pracovní doby;
• práci přesčas – začátek a konec práce vykonávané přesčas, aby se odlišila od rozvrhované pracovní doby;
• práci v noci – jaký časový úsek pracovní doby zaměstnance je zároveň noční prací. Práce v noci je práce vykonávaná v čase mezi 22:00 a 6:00;
• pracovní pohotovost – doba, kdy zaměstnanec sice nepracuje, ale je mimo pracoviště připraven k výkonu práce pro svého zaměstnavatele. Zaměstnavatel musí evidovat dobu odpracovanou v rámci pracovní pohotovosti a dobu, kdy zaměstnanec pohotovost držel, ale činnost nevykonával. 

Zákon nevyžaduje samostatné vykazování běžné  přestávky v práci na jídlo a oddech. Bezpečnostní přestávka se však započítává do pracovní doby, a musí se proto promítnout do evidence pracovní doby.

Evidence pracovní doby patří mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce. 

Zaměstnavatel při evidenci pracovní doby musí zohlednit zákonem daný minimální rozsah, skutečnost a správnost dat, přehlednost a průkaznost. Je důležité, jakou formu evidence pracovní doby zvolíte, aby splňovala zákonné požadavky.

Evidence docházky

Na rozdíl od evidence pracovní doby není evidence docházky povinná. Slouží pro interní účely, a to zejména z bezpečnostních důvodů, abyste jako zaměstnavatelé věděli, jaké zaměstnance máte ve svých prostorách. 

Data z evidence docházky budou přesahovat pracovní dobu zaměstnance. Platí, že evidence pracovní doby, evidence docházky a plánování směn spolu úzce souvisejí. Docházkový systém může být podkladem pro mzdy jen tehdy, pokud věrně zachycuje všechny zákonem požadované údaje o pracovní době.,  

Povinnost evidence docházky zákoník práce neurčuje.

Rozvrh pracovní doby

Zaměstnavatel vypracovává písemný rozvrh pracovní doby a zpravidla určuje začátek a konec směn. Zákon ale zná i zvláštní režimy, například pružné rozvržení pracovní doby nebo sdílené pracovní místo.

Zaměstnavatel musí zaměstnance s písemným rozvrhem nebo jeho změnou seznámit nejpozději 2 týdny předem, není-li se zaměstnancem dohodnuta jiná doba.

S rozvrhem pracovní doby úzce souvisejí i přestávky v práci.

Možnosti evidence docházky 

Docházka zaměstnanců může být evidována různými způsoby, zákoník práce neuvádí, jakou podobu má evidence mít. 

V menších společnostech je stále evidence docházky v Excelu, může být zvolena evidence docházky formulářem, který bude vaší společnosti vyhovovat. 

Podívejte se, jak může vypadat evidence docházky, vzor je připravený v editovatelné podobě.

Ve středně velkých a velkých společnostech se využívá elektronická evidence docházky. Výjimkou v dnešní době nejsou ani biometrické identifikace zaměstnance.

Výhody a nevýhody jednotlivých typů evidence pracovní doby v Excelu

Pojďme si ukázat, jaké jsou výhody a nevýhody evidence pracovní doby v Excelu. 

K hlavním výhodám patří: 

• Předdefinované listy docházky, kde si jen jednoduše upravíte základní informace a můžete začít používat; 
• Dostupnost, kdy většina společností má MS Office balíček na svých počítačích nainstalovaný. 

Nevýhody evidence pracovní doby v Excelu jsou například: 

• Nutnost manuálně vkládat docházková data;
• Reporting - Excel může postačovat i pro zákonnou evidenci, pokud obsahuje úplné a správné údaje a zaměstnavatel je dokáže předložit. Elektronický systém může správu usnadnit, ale sám o sobě nezajišťuje soulad se zákonem; 
• Není vhodný pro větší společnosti, kde zaměstnanci pracují například na směny, či vykazují práci v noci, o víkendech a podobně. 

Výhody a nevýhody evidence pracovní doby elektronickým systémem

Pojďme začít výhodami: 

• Jednoduchá správa, snadné ovládání pro zaměstnance; 
• Možnost analýzy dat, reportingu pro potřeby Inspektorátu práce či pro interní potřeby za účelem zvýšení efektivity práce; 
• Přesnost - veškeré údaje o docházce jsou zaznamenány na vteřiny. 

Nevýhody evidence pracovní doby elektronickým systémem jsou hlavně: 

• Zaměstnanec může údaje zadávat nebo potvrzovat, ale za vedení úplné a správné evidence odpovídá vždy zaměstnavatel; 
• Vyšší náklady na zřízení, přizpůsobení potřebám vaší společnosti, samotné zprovoznění a následnou údržbu. 

Evidence pracovní doby - na co určitě nezapomenout

Je povinností zaměstnavatele evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců. Zaměstnavatel může zaměstnanci určit způsob zadávání údajů, nemůže však na zaměstnance přenést svou odpovědnost za řádné vedení evidence.

Nezapomeňte na dohodáře. I zaměstnanci, keří u vás pracují na jednu z dohod konaných mimo pracovní poměr, musí mít písemný rozvrh své pracovní doby, musí s ním být seznámeni minimálně 3 dny předem a zaměstnavatel musí evidovat jejich pracovní dobu. 

Zákoník práce samostatnou lhůtu neupravuje, ale záznamy o evidenci pracovní doby včetně pracovního volna bez náhrady příjmu musí zaměstnavatel uchovávat 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.m. 

Mzdové listy nebo účetní záznamy pro účely důchodového pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.