Znáte rozdíly mezi evidencí docházky a pracovní doby?

Ukážeme si rozdíly mezi evidencí pracovní doby a evidencí docházky. Víte, která z nich je pro vás ze zákona povinná, a co vše musí obsahovat? Podíváme se na možnosti, které máte při evidenci docházky. Ukážeme vám hlavní rozdíly mezi evidencí pracovní doby v Excelu a v elektronickém systému, abyste se mohli rozhodnout, které z těchto variant je pro vaši společnost nejlepší.

Evidence docházky a evidence pracovní doby

Pojmy evidence pracovní doby a evidence docházky se často zaměňují. 

Evidence pracovní doby označuje skutečně odpracovanou dobu, jedná se o evidenci doby strávené prací. U evidence pracovní doby musí zaměstnavatel evidovat pracovní dobu, práci přesčas, noční práci, aktivní část pracovní pohotovosti a i její neaktivní část.  

Vedle toho evidence docházky zaměstnanců označuje dobu, během které se zaměstnanec zdržuje na pracovišti, popřípadě v objektu zaměstnavatele, jedná se o příchody a odchody zaměstnance. 

Nejprve se podíváme na evidenci pracovní doby, jejíž evidence je povinná ze zákona, a následně na evidenci docházky a možnosti, jak docházku můžete evidovat. 

Aktuální nabídka práce

Evidence pracovní doby

Za účelem kontroly dodržování limitů pracovní doby, minimálních dob odpočinku, maximálních limitů práce přesčas a podobně zákoník práce stanovuje povinnost zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby.  

Evidence pracovní doby tak musí být přehledná a průkazná. Tato evidence slouží především ke zpracování mezd, a proto ji musíte archivovat. 

Do evidence pracovní doby je nutné zahrnout: 

  • pracovní dobu zaměstnance – začátek a konec časového úseku, ve kterém zaměstnanec vykonával práci v rámci rozvrhu pracovní doby;
  • práci přesčas – začátek a konec práce vykonávané přesčas, aby se odlišila od rozvrhované pracovní doby;
  • práci v noci – jaký časový úsek pracovní doby zaměstnance je zároveň noční prací. Práce v noci je práce vykonávaná v čase mezi 22:00 a 6:00;
  • pracovní pohotovost – doba, kdy zaměstnanec sice nepracuje, ale je mimo pracoviště připraven k výkonu práce pro svého zaměstnavatele. Zaměstnavatel musí evidovat dobu odpracovanou v rámci pracovní pohotovosti a dobu, kdy zaměstnanec pohotovost držel, ale činnost nevykonával. 

Evidovat naproti tomu není třeba přestávky v práci na jídlo a oddech, bezpečnostní přestávky a doby odpočinku. Pokud to váš systém umožňuje, doporučuje se evidovat i tyto, protože v případě kontroly ze strany inspekce práce je zaměstnavatel povinen doložit, že tyto přestávky a doby odpočinku zaměstnancům řádně poskytl. Evidence pracovní doby patří mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce. 

Zaměstnavatel při evidenci pracovní doby musí zohlednit zákonem daný minimální rozsah, skutečnost a správnost dat, přehlednost a průkaznost. Je důležité, jakou formu evidence pracovní doby zvolíte, aby splňovala zákonné požadavky.

Evidence docházky

Na rozdíl od evidence pracovní doby není evidence docházky povinná. Slouží pro interní účely, a to zejména z bezpečnostních důvodů, abyste jako zaměstnavatelé věděli, jaké zaměstnance máte ve svých prostorách. 

Data z evidence docházky budou přesahovat pracovní dobu zaměstnance. Platí, že evidence pracovní doby, evidence docházky a plánování směn spolu úzce souvisejí, avšak pouze data z evidence pracovní doby mohou zaměstnavateli sloužit jako podklad pro mzdovou účtárnu.  

Povinnost evidence docházky zákoník práce neurčuje.

Rozvrh pracovní doby

Z předchozích článků již víme, že pracovní dobu rozvrhuje zaměstnancům jednostranně zaměstnavatel a ten také určuje začátek a konec směn. 

Rozvrh pracovní doby musí zaměstnavatel vypracovat písemně a musí s tímto písemným rozvrhem své zaměstnance seznámit alespoň 2 týdny (u konta pracovní doby 1 týden) před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena. 

S rozvrhem pracovní doby úzce souvisejí i přestávky v práci.

Možnosti evidence docházky 

Docházka zaměstnanců může být evidována různými způsoby, zákoník práce neuvádí, jakou podobu má evidence mít. 

V menších společnostech je stále evidence docházky v Excelu, může být zvolena evidence docházky formulářem, který bude vaší společnosti vyhovovat. 

Podívejte se, jak může vypadat evidence docházky, vzor je připravený v editovatelné podobě.

Ve středně velkých a velkých společnostech se využívá elektronická evidence docházky. Výjimkou v dnešní době nejsou ani biometrické identifikace zaměstnance.

Výhody a nevýhody jednotlivých typů evidence pracovní doby v Excelu

Pojďme si ukázat, jaké jsou výhody a nevýhody evidence pracovní doby v Excelu. 

K hlavním výhodám patří: 

  • Předdefinované listy docházky, kde si jen jednoduše upravíte základní informace a můžete začít používat; 
  • Dostupnost, kdy většina společností má MS Office balíček na svých počítačích nainstalovaný. 

Nevýhody evidence pracovní doby v Excelu jsou například: 

  • Nutnost manuálně vkládat docházková data;
  • Reporting - Excel nenabízí dostatečný reporting a výkaznictví, které vyžaduje například Inspektorát práce; 
  • Není vhodný pro větší společnosti, kde zaměstnanci pracují například na směny, či vykazují práci v noci, o víkendech a podobně. 

Výhody a nevýhody evidence pracovní doby elektronickým systémem

Pojďme začít výhodami

  • Jednoduchá správa, snadné ovládání pro zaměstnance; 
  • Možnost analýzy dat, reportingu pro potřeby Inspektorátu práce či pro interní potřeby za účelem zvýšení efektivity práce; 
  • Přesnost - veškeré údaje o docházce jsou zaznamenány na vteřiny. 

Nevýhody evidence pracovní doby elektronickým systémem jsou hlavně: 

  • Odpovědnost za správu docházky přechází na zaměstnance. S tím souvisejí nutné dodatečné akce ze strany personálního oddělení na případné úpravy docházky související s chybami evidence na straně zaměstnanců; 
  • Vyšší náklady na zřízení, přizpůsobení potřebám vaší společnosti, samotné zprovoznění a následnou údržbu. 

Ve středně velkých a velkých společnostech se využívá elektronická evidence docházky. Výjimkou v dnešní době nejsou ani biometrické identifikace zaměstnance.

Evidence pracovní doby - na co určitě nezapomenout

Je povinností zaměstnavatele evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců. Podle zákoníku práce tuto povinnost zaměstnavatel na zaměstnance nesmí přenášet. 

Nezapomeňte na dohodáře. I zaměstnanci, keří u vás pracují na jednu z dohod konaných mimo pracovní poměr, musí mít písemný rozvrh své pracovní doby, musí s ním být seznámeni minimálně 3 dny předem a zaměstnavatel musí evidovat jejich pracovní dobu. 

Zákoník práce stanovuje povinnost evidovat pracovní dobu, ale již nestanovuje, jak dlouho musí zaměstnavtelé evidenci docházky uchovávat. Je nutné zvážit, jak dlouho potřebujete evidenci uchovávat pro potřeby účetnictví, vysvětlení docházky zaměstnancům, a dalším. 

Výjimkou jsou však mzdové listy, které je potřeba uchovávat po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají

 

Aktualizováno 9. dubna 2024

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Znáte rozdíly mezi evidencí docházky a pracovní doby?

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Jak správně změnit délku pracovní doby

Jak správně změnit délku pracovní doby

Potřebujete zaměstnanci změnit pracovní dobu? Pokud je pracovní doba součástí pracovní smlouvy, potřebujete souhlas dotčeného zaměstnance. Je-li pracovní doba určena vnitřní směrnicí, můžete délku pracovní doby změnit. Pojďte se s námi na jednotlivé…
Doporučující dopis od zaměstnavatele

Doporučující dopis od zaměstnavatele

Doporučující dopis do zaměstnání může být klíčový při rozhodování vašeho nového zaměstnavatele. Z dopisu zjistí, jaké jsou vaše silné stránky, na jakých projektech jste pracovali, jak jste zapadli do současného týmu a mnohem více.
Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Víte, že novela zákoníku práce přinesla sdílené pracovní místo? Sdílení pracovního místa znamená, že minimálně dva zaměstnanci se střídají na stejném pracovním místě a dohromady svými částečnými úvazky pokryjí pracovní úvazek celý. Představíme vám…
Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Zaměstnavatel určuje čerpání dovolené svých zaměstnanců. Zjistěte, kdy může zaměstnavatel zrušit dovolenou, i tu, kterou již máte zaplacenou, nebo vás v průběhu dovolené z ní odvolat zpět do práce. Ukážeme vám, co všechno následně zaměstnavatel musí…
Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Poradíme vám, co dělat, když zaměstnavatel neplatí mzdu a co dělat, když zaměstnavatel neplatí sociální a zdravotní pojištění. Nevyplacená nemocenská? I s tím vám poradíme. Dozvíte se také, jak správně podat stížnost na zaměstnavatele.
Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Zvažujete nový benefit pro své zaměstnance? Co například půjčka pro zaměstnance! Zjistěte, jaké typy půjček můžete zaměstnancům poskytnout, jaké jsou daňové dopady jednotlivých typů půjček.
Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Poradíme vám, jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele, který vám například nevyplácí vaši mzdu nebo odstupné. Máte dvě možnosti, jak své peníze získat zpět. V článku najdete i vzor insolvenčního návrhu.
Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Pracovní náplň, se kterou zaměstnance prokazatelně seznámíte, vám pomůže s určením konkrétních povinností, které má zaměstnanec zastávat. Poradíme, kdo pracovní náplň připravuje, v jakých případech ji může zaměstnavatel změnit či doplnit. Získáte…
Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Chcete si přivydělat a máte dvě zaměstnání? Můžete mít ke své pracovní smlouvě uzavřenou dohodu u svého stávajícího zaměstnavatele, pokud práce na dohodu bude jiná než ta, kterou děláte na základě pracovní smlouvy. Nebo můžete mít zaměstnavatele dva…
Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Zjistěte, kdy je absence zaměstnance považována za neomluvenou, jak správně má zaměstnanec svou nepřítomnost v práci omlouvat a jaké kroky zaměstnavatel může uskutečnit.
Ideální práce při rodičovské dovolené

Ideální práce při rodičovské dovolené

Zjistěte, jaký můžete mít přivýdělek na rodičovské dovolené, aniž byste ztratili nárok na rodičovský příspěvek. Pomůžeme vám rozhodnout se, jestli je lepší dohoda nebo OSVČ. O rodičovský příspěvek při zaměstnání nemůžete přijít, pokud splníte…
Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Výstupní list ze zaměstnání nepatří mezi povinné dokumenty, ale pro ochranu zaměstnavatele i zaměstnance jej doporučujeme připravit pro každého zaměstnance, kterému končí pracovní poměr ve vaší společnosti. Ukážeme vám, jak vypadá výstupní list ze…

Podívejte se i na naše pracovní nabídky:

  • Křtiny
  • Základní škola a Mateřská škola Křtiny
  • 20 000 – 22 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 10. dubna
  • Karlovy Vary
  • PERITUS GROUP s.r.o.
  • od 34 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 12. února
  • Třinec
  • Magát, spol. s r.o.
  • 25 000 – 30 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 4. března
  • Ústí nad Labem
  • zebrahouse s.r.o.
  • 30 000 – 60 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 26. března
  • Čáslav
  • Městská nemocnice Čáslav
  • od 34 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 6. března
  • Rumburk
  • SaM silnice a mosty Děčín a.s.
  • od 30 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 4. března
  • Turnov
  • PANTHER 75 s.r.o.
  • 25 000 – 35 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 26. února
  • Jankov, Benešov
  • Domov seniorů Jankov, poskytovatel…
  • od 33 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 3. dubna
  • Pelhřimov
  • Nemocnice Pelhřimov, příspěvková…
  • 22 500 – 35 500 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 5. dubna
  • Josefov, Praha
  • MIMO BOHEMIA, a.s.
  • 35 000 – 45 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 16. dubna
  • Jeseník
  • René Švancara
  • od 22 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 24. ledna
  • Český Těšín
  • Poradce Podnikatele, spol. s r.o.
  • 25 500 – 50 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 16. dubna
  • Karlovy Vary
  • WOKTOGO s.r.o.
  • od 21 300 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 4. dubna
  • Březová, Sokolov
  • BOFILLEX s.r.o.
  • 30 000 – 36 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 16. dubna
  • Jeneč
  • AVISA Agency s.r.o.
  • od 18 900 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 19. dubna
  • Slaný
  • OVUS-podnik živočišné výroby, spol. s r…
  • od 24 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 25. března
  • Laškov
  • Zámečnictví Sloupský s.r.o.
  • od 21 300 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 26. března
  • Tábor
  • Jan Pražák
  • 26 000 – 35 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 29. února
  • Ostrava
  • MARAVEL s.r.o.
  • 30 000 – 31 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 18. dubna

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena