Základy mzdového účetnictví pro personalisty

Personalisté by měli znát základy mzdového účetnictví, aby dokázali zodpovědět případné dotazy svých zaměstnanců. Přinášíme vám přehledně zpracované základní informace o vyměřovacím základu, mzdovém listu a výplatě mzdy. Dozvíte se, jaké náležitosti musí mít mzdový list, jak dlouho jej zaměstnavatelé musí uchovávat. Povíme si vše o vyměřovacím základu. Dozvíte se, jaké tři možnosti pro výplatu mzdy máte.

V předchozím článku jsme se věnovali tématům, které s tímto také souvisejí. Nepřehlédněte články od odvodech za zaměstnance, které zaměstnavatel platí, hlavní oblasti vedení mzdové agendy a jednoduchý výpočet čisté mzdy.  

Mzdový list

Pojďme začít tím, že si vysvětlíme, mzdový list co to je. Mzdový list zaměstnance musí být založen každému zaměstnanci, bez ohledu na uzavřenou formu pracovněprávního vztahu. Tento dokument je nutné vést i pro poplatníky, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjmy ze závislé činnosti, které jsou uvedeny v paragrafu 6 zákona o daních z příjmů. 

Mzdový list náležitosti

Povinné náležitosti, které mzdový list musí obsahovat, určuje paragraf 38j zákona o daních z příjmů. 

Zákonné náležitosti jsou: 

  • Poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména; 
  • Rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem;
  • Bydliště
  • Jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani, daňové zvýhodnění, a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně; 
  • Den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice; 
  • Za každý kalendářní měsíc 
    • úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
    • částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd,
    • základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
    • vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
    • měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,
    • měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,
    • skutečně sraženou zálohu.
  • Součet údajů za zdaňovací období uvedených výše a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů; 
  • Údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění.

Od roku 2019 jsou plátci daně povinni na mzdovém listě dále uvést částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.

Většina zaměstnavatelů přistupuje k tomu, že na mzdovém listě zaměstnance eviduje i další údaje o průměrném výdělku, čerpání dovolené, evidence absencí, výši náhrad, a podobně. Pro tyto účely společnosti používají interaktivní mzdový list, kde dle potřeby mohou upravovat nepovinné údaje. 

Menší společnosti využívají takzvaný zjednodušený mzdový list, tedy list, který obsahuje jen zákonem o dani z příjmu dané podmínky, a žádné další údaje neuvádějí. 

Jak dlouho uchovávat mzdový list

Pro účely účetnictví je nezbytné mzdové listy uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. Zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, vzniká povinnost tyto dokumenty uchovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Mzdový list vzor

V návaznosti na výše uvedené si můžeme představit vzorový mzdový list. Mzdový a osobní list vzor je pro vás připravený v editovatelné podobě.

Víme, co je mzdový list, a že je nutné jej vytvořit pro všechny zaměstnance. Současně je nutné mít mzdový list při dohodě o provedení prácedohodě o pracovní činnosti. Mzdový list DPP vzor je shodný s “klasickým” mzdovým listem. 

Vyměřovací základ

Opět začneme tím, že si vysvětlíme, co je vyměřovací základ ze zaměstnání. Víme, že za zaměstnance hradí povinné pojistné jejich zaměstnavatel srážkou ze mzdy. 

Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny, a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním. Jsou určené výjimky, mezi které patří například odstupné

Minimální vyměřovací základ pro zdravotní pojištění zaměstnance je minimální mzda pracovníků v pracovním poměru odměňovaných měsíční mzdou, která platí k prvnímu dni kalendářního měsíce, ve kterém se pojistné platí. 

Jak na vyměřovací základ zaměstnance výpočet? Od minimální mzdy je odvozeno i minimální pojistné. Například od 1. 1. 2023 je minimální mzda 17 300 Kč a minimální pojistné 2 336 Kč.

Vyměřovací základ ze zaměstnání je nezbytný pro potvrzení o zdanitelných příjmech, kdy zaměstnanec z Potvrzení o zdanitelných příjmech zjistí svůj vyměřovací základ, který doplní do daňového přiznání. 

Vyměřovacím základem zaměstnavatele je částka odpovídající úhrnu vyměřovacích základů jeho zaměstnanců účastných nemocenského pojištění.

Zjistěte možnosti inzerce

Výplata mzdy

Výplata mzdy je v zákoníku práce řešena detailně, ukládá řadu povinností pro zaměstnavatele. K těmto povinnostem patří nutnost určit pravidelný termín výplaty mzdy, každý měsíc vydat zaměstnanci takzvanou výplatní pásku a řada dalších.

Termín výplaty mzdy

Mzda je splatná po vykonání práce, a to nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém vzniklo zaměstnanci právo na mzdu nebo na některou její složku. Pokud zaměstnanci v určitém měsíci vznikne právo na mzdu nebo složku mzdy, musí zaměstnavatel toto právo nejpozději do konce následujícího měsíce uspokojit.

Období splatnosti mzdy je pro zaměstnance klíčové z hlediska vzniku práva okamžitě zrušit pracovní poměr.

Výplata mzdy účtování

K hlavním pravidlům účtování mzdy patří, že mzda a jednotlivé složky stanovené, sjednané nebo určené za hodinu práce přísluší zaměstnanci i za zlomky hodin, které odpracoval v období, za které se mzda poskytuje. Není tedy v souladu se zákonem, pokud zaměstnavatel provádí zaokrouhlování pracovní doby na celé hodiny nebo jejich úseky (půlhodiny či čtvrthodiny).

Mzda se vyplácí v zákonných penězích, což jsou koruny české, a zaokrouhlují se na celé koruny směrem nahoru.

Pojďme se podívat konkrétně, jak se provádí výplata čisté mzdy a její účtování. Výpočet čisté mzdy je pro vás k dispozici v našem článku. Samotné účtování se provádí následovně: 

  • Hrubá mzda: 521 – mzdové náklady / 331 – zaměstnanci
  • Výplata mezd: 331 – zaměstnanci / 211, 221 – pokladna, bankovní účty

Možnosti výplaty mzdy 

Podle zákoníku práce je výplata mzdy možná v hotovosti, převodem na bankovní účet nebo poštovní poukázkou. 

Výplata mzdy v hotovosti - mzda se vyplácí na pracovišti a v pracovní době. Výplata mzdy v hotovosti je dokladována výplatní páskou, kterou zaměstnanec spolu se mzdou obdrží. 

Výplata mzdy na účet - bezhotovostní výplata mzdy je možná na základě dohody, a to na jakýkoliv účet, který zaměstnanec určí (zaměstnavatel nesmí zaměstnance nutit k založení takového účtu). Náklady na zasílání mzdy na jeden platební účet nese zaměstnavatel. 

Výplata mzdy poštovní poukázkou - nemůže-li se zaměstnanec dostavit k výplatě mzdy v hotovosti z vážných důvodů, zašle mu zaměstnavatel mzdu v pravidelném termínu výplaty, popřípadě nejpozději v nejbližší následující pracovní den na svůj náklad a nebezpečí, pokud se se zaměstnancem nedohodli na jiném termínu nebo způsobu výplaty.

 

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Základy mzdového účetnictví pro personalisty

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Jak správně změnit délku pracovní doby

Jak správně změnit délku pracovní doby

Potřebujete zaměstnanci změnit pracovní dobu? Pokud je pracovní doba součástí pracovní smlouvy, potřebujete souhlas dotčeného zaměstnance. Je-li pracovní doba určena vnitřní směrnicí, můžete délku pracovní doby změnit. Pojďte se s námi na jednotlivé…
Doporučující dopis od zaměstnavatele

Doporučující dopis od zaměstnavatele

Doporučující dopis do zaměstnání může být klíčový při rozhodování vašeho nového zaměstnavatele. Z dopisu zjistí, jaké jsou vaše silné stránky, na jakých projektech jste pracovali, jak jste zapadli do současného týmu a mnohem více.
Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Víte, že novela zákoníku práce přinesla sdílené pracovní místo? Sdílení pracovního místa znamená, že minimálně dva zaměstnanci se střídají na stejném pracovním místě a dohromady svými částečnými úvazky pokryjí pracovní úvazek celý. Představíme vám…
Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Zaměstnavatel určuje čerpání dovolené svých zaměstnanců. Zjistěte, kdy může zaměstnavatel zrušit dovolenou, i tu, kterou již máte zaplacenou, nebo vás v průběhu dovolené z ní odvolat zpět do práce. Ukážeme vám, co všechno následně zaměstnavatel musí…
Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Poradíme vám, co dělat, když zaměstnavatel neplatí mzdu a co dělat, když zaměstnavatel neplatí sociální a zdravotní pojištění. Nevyplacená nemocenská? I s tím vám poradíme. Dozvíte se také, jak správně podat stížnost na zaměstnavatele.
Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Zvažujete nový benefit pro své zaměstnance? Co například půjčka pro zaměstnance! Zjistěte, jaké typy půjček můžete zaměstnancům poskytnout, jaké jsou daňové dopady jednotlivých typů půjček.
Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Poradíme vám, jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele, který vám například nevyplácí vaši mzdu nebo odstupné. Máte dvě možnosti, jak své peníze získat zpět. V článku najdete i vzor insolvenčního návrhu.
Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Pracovní náplň, se kterou zaměstnance prokazatelně seznámíte, vám pomůže s určením konkrétních povinností, které má zaměstnanec zastávat. Poradíme, kdo pracovní náplň připravuje, v jakých případech ji může zaměstnavatel změnit či doplnit. Získáte…
Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Chcete si přivydělat a máte dvě zaměstnání? Můžete mít ke své pracovní smlouvě uzavřenou dohodu u svého stávajícího zaměstnavatele, pokud práce na dohodu bude jiná než ta, kterou děláte na základě pracovní smlouvy. Nebo můžete mít zaměstnavatele dva…
Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Zjistěte, kdy je absence zaměstnance považována za neomluvenou, jak správně má zaměstnanec svou nepřítomnost v práci omlouvat a jaké kroky zaměstnavatel může uskutečnit.
Ideální práce při rodičovské dovolené

Ideální práce při rodičovské dovolené

Zjistěte, jaký můžete mít přivýdělek na rodičovské dovolené, aniž byste ztratili nárok na rodičovský příspěvek. Pomůžeme vám rozhodnout se, jestli je lepší dohoda nebo OSVČ. O rodičovský příspěvek při zaměstnání nemůžete přijít, pokud splníte…
Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Výstupní list ze zaměstnání nepatří mezi povinné dokumenty, ale pro ochranu zaměstnavatele i zaměstnance jej doporučujeme připravit pro každého zaměstnance, kterému končí pracovní poměr ve vaší společnosti. Ukážeme vám, jak vypadá výstupní list ze…

Podívejte se i na naše pracovní nabídky:

  • Úherce, Plzeň-sever
  • Faurecia Plzeň, s.r.o.
  • 25 000 – 31 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 21. února
  • Průhonice
  • NEJČI nábytek s.r.o.
  • 33 000 – 40 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 20. dubna
  • Mladá Boleslav
  • KONTRSVAR Servis s.r.o.
  • od 18 900 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 25. března
  • Rakovník
  • Masarykova nemocnice Rakovník s.r.o.
  • 28 000 – 37 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 4. dubna
  • Brandov
  • BaN Brandov s.r.o.
  • od 33 600 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 29. března
  • Rychnov nad Kněžnou
  • STAMONT CZ s.r.o.
  • 48 100 – 56 500 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 18. dubna
  • Všemina
  • AEDSTAV, družstvo
  • od 21 300 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 6. března
  • Děpoltovice
  • Přírodní Pivní Lázně s.r.o.
  • od 25 560 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 12. března
  • Poděbrady
  • ZHOU XIANG s.r.o.
  • od 18 900 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 29. ledna
  • Vsetín
  • Golden Riviera Investment s.r.o.
  • od 19 660 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 18. ledna
  • Březůvky
  • Mikel Transport s.r.o.
  • 23 500 – 55 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 28. března
  • Vsetín
  • CLP Servis s.r.o.
  • 22 000 – 40 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 8. března
  • Chuchelná, Opava
  • Rehabilitační ústav Hrabyně
  • 44 860 – 75 110 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 9. dubna
  • Jihlava
  • Almus s.r.o.
  • od 25 560 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 4. dubna
  • Lidečko
  • RIVIERA FOOD s.r.o.
  • 30 000 – 40 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 8. března
  • Zlín
  • FOX spol. s r.o.
  • 21 300 – 26 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 6. března

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena