Mzdové účetnictví pro personalisty: mzdový list, výplata mzdy a povinnosti zaměstnavatele

Mzdový list zaměstnance musí být založen každému zaměstnanci, bez ohledu na uzavřenou formu pracovněprávního vztahu.

Tento dokument je nutné vést i pro poplatníky, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjmy ze závislé činnosti, které jsou uvedeny v paragrafu 6 zákona o daních z příjmů. 

Co musí mzdový list obsahovat

Povinné náležitosti, které mzdový list musí obsahovat, určuje paragraf 38j zákona o daních z příjmů. 

Zákonné náležitosti jsou: 
 

• Poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména
   
• Rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem
• Bydliště
   
• Jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani, daňové zvýhodnění, a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně
   
• Den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice
   
• Za každý kalendářní měsíc 
   

✅ úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích

✅ částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd

✅ základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby

✅ vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně

✅ měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani

✅ měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani

✅ skutečně sraženou zálohu
 

• Součet údajů za zdaňovací období uvedených výše a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů
• Údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění

Od roku 2019 jsou plátci daně povinni na mzdovém listě dále uvést částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.

Většina zaměstnavatelů přistupuje k tomu, že na mzdovém listě zaměstnance eviduje i další údaje o průměrném výdělku, čerpání dovolené, evidence absencí, výši náhrad, a podobně.

Pro tyto účely společnosti používají interaktivní mzdový list, kde dle potřeby mohou upravovat nepovinné údaje. 

Menší společnosti využívají takzvaný zjednodušený mzdový list, tedy list, který obsahuje jen zákonem o dani z příjmu dané podmínky, a žádné další údaje neuvádějí. 
 

Jak dlouho uchovávat mzdový list

Zaměstnavatel musí mzdové listy a související účetní záznamy uchovávat podle toho, k jakému účelu slouží.

👉 Pro účely účetnictví se mzdové listy uchovávají zpravidla 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.

👉 Pokud však obsahují údaje potřebné pro účely důchodového pojištění, platí výrazně delší archivační doba. Mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro důchodové pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. U poživatelů starobního důchodu je tato lhůta 10 kalendářních roků.

➡ Vzor mzdového a osobního listu je pro vás připravený v editovatelné podobě.

👉 Mzdový list je potřeba při i při dohodě o provedení práce a dohodě o pracovní činnosti. 

Vyměřovací základ

Vyměřovací základ je částka, ze které se počítá pojistné.

U zaměstnance jde zpravidla o úhrn příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů fyzických osob, nejsou od daně osvobozené a zaměstnavatel je zaměstnanci zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním.
 

👉 Do vyměřovacího základu se naopak nezahrnují některé zákonem stanovené výjimky, například odstupné.

👉 Pro zdravotní pojištění je důležitý také minimální vyměřovací základ, který se u zaměstnanců, na které se tato povinnost vztahuje, odvíjí od minimální mzdy.

👉 Od ledna 2026 činí minimální mzda 22 400 Kč měsíčně a 134,40 Kč za hodinu.

Pokud zaměstnanec nedosáhne minimálního vyměřovacího základu a nejde o zákonnou výjimku, musí zaměstnavatel řešit dopočet pojistného.

Vyměřovacím základem zaměstnavatele je pak souhrn vyměřovacích základů jeho zaměstnanců účastných nemocenského pojištění.
 

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele

Součástí mzdové agendy je také pravidelné plnění povinností vůči státu.

👉 Od roku 2026 je důležité sledovat jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které se týká každého zaměstnavatele s alespoň jedním zaměstnancem.

• V hlášení se uvádějí informace o zaměstnancích, odvodech na sociální pojištění, dani z příjmů ze závislé činnosti a dalších souvisejících údajích.
• JMHZ nahrazuje většinu dosavadních formulářů, které zaměstnavatelé posílali zvlášť ČSSZ, finanční správě, úřadu práce a ČSÚ – místo nich se nově podává jedno elektronické hlášení, a to do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, za který se podává.
   

Výplata mzdy a termíny

Výplata mzdy je v zákoníku práce řešena detailně, ukládá řadu povinností pro zaměstnavatele.

K těmto povinnostem patří nutnost určit pravidelný termín výplaty mzdy, každý měsíc vydat zaměstnanci takzvanou výplatní pásku a řada dalších.
 

👉 Mzda je splatná po vykonání práce, a to nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém vzniklo zaměstnanci právo na mzdu nebo na některou její složku.

👉 Pokud zaměstnanci v určitém měsíci vznikne právo na mzdu nebo složku mzdy, musí zaměstnavatel toto právo nejpozději do konce následujícího měsíce uspokojit.

Období splatnosti mzdy je pro zaměstnance klíčové z hlediska vzniku práva okamžitě zrušit pracovní poměr.

Výplata mzdy účtování

K hlavním pravidlům účtování mzdy patří, že mzda a jednotlivé složky stanovené, sjednané nebo určené za hodinu práce přísluší zaměstnanci i za zlomky hodin, které odpracoval v období, za které se mzda poskytuje.

Není tedy v souladu se zákonem, pokud zaměstnavatel provádí zaokrouhlování pracovní doby na celé hodiny nebo jejich úseky (půlhodiny či čtvrthodiny).

Mzda se vyplácí v zákonných penězích, což jsou koruny české, a zaokrouhlují se na celé koruny směrem nahoru.

V účetnictví se mzda obvykle promítá jako mzdový náklad zaměstnavatele a zároveň jako závazek vůči zaměstnanci.

Přesný způsob účtování vždy závisí na účetních postupech konkrétní firmy, nejčastěji se ale používají tyto základní účetní souvztažnosti:
 

• Hrubá mzda: 521 – mzdové náklady / 331 – zaměstnanci
• Výplata mezd: 331 – zaměstnanci / 211, 221 – pokladna, bankovní účty
   

Jak se vyplácí mzda

Mzda nebo plat se zaměstnanci vyplácí po provedení zákonných srážek.
 

• Standardně se výplata zasílá na platební účet, který zaměstnanec určí, a to na náklad a nebezpečí zaměstnavatele.
• Zaměstnanec musí mít peníze k dispozici nejpozději v pravidelném termínu výplaty.

Pokud zaměstnanec s výplatou na účet písemně nesouhlasí, neposkytne potřebnou součinnost nebo platební účet nemá, vyplácí se mzda nebo plat v hotovosti v pracovní době a na pracovišti – pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem nedohodnou jinak.

Zaměstnavatel se zaměstnancem se mohou dohodnout také na jiném způsobu výplaty.

📖 Často se ptáte

Co patří do mzdového účetnictví?

Do mzdového účetnictví patří hlavně zpracování mezd, evidence odpracované doby, výpočet odvodů na sociální a zdravotní pojištění, výpočet daně z příjmů, vedení mzdových listů, zpracování srážek ze mzdy, náhrad mzdy a dalších mzdových podkladů.

Personalista by měl rozumět hlavně tomu, jaké informace musí mzdové účetní dodat a jaké dokumenty musí firma správně vést a archivovat.

Musí mít mzdový list i zaměstnanec na DPP nebo DPČ?

Ano, pokud má zaměstnanec příjem ze závislé činnosti, zaměstnavatel pro něj vede mzdový list.

Týká se to nejen zaměstnanců v pracovním poměru, ale také lidí pracujících na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti.

Mzdový list slouží jako důležitý podklad pro daňovou evidenci, odvody, kontrolu příjmů i případné budoucí nároky zaměstnance.

Jak dlouho musí zaměstnavatel uchovávat mzdové listy?

Záleží na tom, k jakému účelu mzdové listy slouží. Pro běžné účetní účely se obvykle pracuje s kratší lhůtou, ale pokud jsou mzdové listy důležité pro důchodové pojištění, musí je zaměstnavatel uchovávat 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají.

U zaměstnanců pobírajících starobní důchod platí kratší lhůta 10 kalendářních roků.

Jak se v roce 2026 vyplácí mzda?

Mzda nebo plat se po provedení zákonných srážek standardně vyplácí na platební účet určený zaměstnancem. Zaměstnanec musí mít peníze k dispozici nejpozději v pravidelném termínu výplaty. Pokud zaměstnanec s výplatou na účet písemně nesouhlasí, neposkytne k ní potřebnou součinnost nebo účet nemá, vyplácí se mzda nebo plat v hotovosti v pracovní době a na pracovišti, pokud se strany nedohodnou jinak.

Koho se týká jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů?

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů se týká každého zaměstnavatele, který zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance. V hlášení se uvádějí mimo jiné informace o zaměstnancích, odvodech na sociální pojištění, dani z příjmů ze závislé činnosti a dalších souvisejících údajích. Podává se každý měsíc, vždy od prvního do dvacátého dne měsíce následujícího po měsíci, za který se hlášení podává.