Základy mzdového účetnictví pro personalisty

Personalisté by měli znát základy mzdového účetnictví, aby dokázali zodpovědět případné dotazy svých zaměstnanců. Přinášíme vám přehledně zpracované základní informace o vyměřovacím základu, mzdovém listu a výplatě mzdy. Dozvíte se, jaké náležitosti musí mít mzdový list, jak dlouho jej zaměstnavatelé musí uchovávat. Povíme si vše o vyměřovacím základu. Dozvíte se, jaké tři možnosti pro výplatu mzdy máte.

V předchozím článku jsme se věnovali tématům, které s tímto také souvisejí. Nepřehlédněte články od odvodech za zaměstnance, které zaměstnavatel platí, hlavní oblasti vedení mzdové agendy a jednoduchý výpočet čisté mzdy.  

Mzdový list

Pojďme začít tím, že si vysvětlíme, mzdový list co to je. Mzdový list zaměstnance musí být založen každému zaměstnanci, bez ohledu na uzavřenou formu pracovněprávního vztahu. Tento dokument je nutné vést i pro poplatníky, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjmy ze závislé činnosti, které jsou uvedeny v paragrafu 6 zákona o daních z příjmů. 

Mzdový list náležitosti

Povinné náležitosti, které mzdový list musí obsahovat, určuje paragraf 38j zákona o daních z příjmů. 

Zákonné náležitosti jsou: 

  • Poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména; 
  • Rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem;
  • Bydliště
  • Jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani, daňové zvýhodnění, a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně; 
  • Den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice; 
  • Za každý kalendářní měsíc 
    • úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
    • částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd,
    • základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
    • vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
    • měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,
    • měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,
    • skutečně sraženou zálohu.
  • Součet údajů za zdaňovací období uvedených výše a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů; 
  • Údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění.

Od roku 2019 jsou plátci daně povinni na mzdovém listě dále uvést částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.

Většina zaměstnavatelů přistupuje k tomu, že na mzdovém listě zaměstnance eviduje i další údaje o průměrném výdělku, čerpání dovolené, evidence absencí, výši náhrad, a podobně. Pro tyto účely společnosti používají interaktivní mzdový list, kde dle potřeby mohou upravovat nepovinné údaje. 

Menší společnosti využívají takzvaný zjednodušený mzdový list, tedy list, který obsahuje jen zákonem o dani z příjmu dané podmínky, a žádné další údaje neuvádějí. 

Jak dlouho uchovávat mzdový list

Pro účely účetnictví je nezbytné mzdové listy uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. Zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, vzniká povinnost tyto dokumenty uchovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Mzdový list vzor

V návaznosti na výše uvedené si můžeme představit vzorový mzdový list. Mzdový a osobní list vzor je pro vás připravený v editovatelné podobě.

Víme, co je mzdový list, a že je nutné jej vytvořit pro všechny zaměstnance. Současně je nutné mít mzdový list při dohodě o provedení prácedohodě o pracovní činnosti. Mzdový list DPP vzor je shodný s “klasickým” mzdovým listem. 

Vyměřovací základ

Opět začneme tím, že si vysvětlíme, co je vyměřovací základ ze zaměstnání. Víme, že za zaměstnance hradí povinné pojistné jejich zaměstnavatel srážkou ze mzdy. 

Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny, a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním. Jsou určené výjimky, mezi které patří například odstupné

Minimální vyměřovací základ pro zdravotní pojištění zaměstnance je minimální mzda pracovníků v pracovním poměru odměňovaných měsíční mzdou, která platí k prvnímu dni kalendářního měsíce, ve kterém se pojistné platí. 

Jak na vyměřovací základ zaměstnance výpočet? Od minimální mzdy je odvozeno i minimální pojistné. Například od 1. 1. 2023 je minimální mzda 17 300 Kč a minimální pojistné 2 336 Kč.

Vyměřovací základ ze zaměstnání je nezbytný pro potvrzení o zdanitelných příjmech, kdy zaměstnanec z Potvrzení o zdanitelných příjmech zjistí svůj vyměřovací základ, který doplní do daňového přiznání. 

Vyměřovacím základem zaměstnavatele je částka odpovídající úhrnu vyměřovacích základů jeho zaměstnanců účastných nemocenského pojištění.

Zjistěte možnosti inzerce

Výplata mzdy

Výplata mzdy je v zákoníku práce řešena detailně, ukládá řadu povinností pro zaměstnavatele. K těmto povinnostem patří nutnost určit pravidelný termín výplaty mzdy, každý měsíc vydat zaměstnanci takzvanou výplatní pásku a řada dalších.

Termín výplaty mzdy

Mzda je splatná po vykonání práce, a to nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém vzniklo zaměstnanci právo na mzdu nebo na některou její složku. Pokud zaměstnanci v určitém měsíci vznikne právo na mzdu nebo složku mzdy, musí zaměstnavatel toto právo nejpozději do konce následujícího měsíce uspokojit.

Období splatnosti mzdy je pro zaměstnance klíčové z hlediska vzniku práva okamžitě zrušit pracovní poměr.

Výplata mzdy účtování

K hlavním pravidlům účtování mzdy patří, že mzda a jednotlivé složky stanovené, sjednané nebo určené za hodinu práce přísluší zaměstnanci i za zlomky hodin, které odpracoval v období, za které se mzda poskytuje. Není tedy v souladu se zákonem, pokud zaměstnavatel provádí zaokrouhlování pracovní doby na celé hodiny nebo jejich úseky (půlhodiny či čtvrthodiny).

Mzda se vyplácí v zákonných penězích, což jsou koruny české, a zaokrouhlují se na celé koruny směrem nahoru.

Pojďme se podívat konkrétně, jak se provádí výplata čisté mzdy a její účtování. Výpočet čisté mzdy je pro vás k dispozici v našem článku. Samotné účtování se provádí následovně: 

  • Hrubá mzda: 521 – mzdové náklady / 331 – zaměstnanci
  • Výplata mezd: 331 – zaměstnanci / 211, 221 – pokladna, bankovní účty

Možnosti výplaty mzdy 

Podle zákoníku práce je výplata mzdy možná v hotovosti, převodem na bankovní účet nebo poštovní poukázkou. 

Výplata mzdy v hotovosti - mzda se vyplácí na pracovišti a v pracovní době. Výplata mzdy v hotovosti je dokladována výplatní páskou, kterou zaměstnanec spolu se mzdou obdrží. 

Výplata mzdy na účet - bezhotovostní výplata mzdy je možná na základě dohody, a to na jakýkoliv účet, který zaměstnanec určí (zaměstnavatel nesmí zaměstnance nutit k založení takového účtu). Náklady na zasílání mzdy na jeden platební účet nese zaměstnavatel. 

Výplata mzdy poštovní poukázkou - nemůže-li se zaměstnanec dostavit k výplatě mzdy v hotovosti z vážných důvodů, zašle mu zaměstnavatel mzdu v pravidelném termínu výplaty, popřípadě nejpozději v nejbližší následující pracovní den na svůj náklad a nebezpečí, pokud se se zaměstnancem nedohodli na jiném termínu nebo způsobu výplaty.

 

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Základy mzdového účetnictví pro personalisty

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Dozvíte se, co to je pracovní oděv, kdy jej zaměstnavatel zaměstnanci plně hradí a jaké jsou základní povinnosti zaměstnavatele. Zjistíte, kdy a kdo má nárok na pracovní oděv a také na pracovní obuv.
Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Povíme vám vše k tématu “pracovní smlouva na dobu určitou a prodloužení”. Zjistíte, jaké máte možnosti, když se blíží konec vašeho pracovního poměru, kolikrát může zaměstnavatel využít možnost opakovaného prodloužení pracovní smlouvy na dobu určitou…
TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

Seznamte se s naším výběrem TOP 10 podcastů zaměřených na lidské zdroje. Ať už jste v oboru HR dlouholetým profesionálem nebo jen hledáte aktuální informace a trendy, tyto podcasty vám nabídnou širokou škálu témat a poznatků. Získejte přehled o tom…
Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář (ČTK), stojící jako maják nezávislého zpravodajství, je veřejnoprávní zpravodajská agentura v České republice. Tento článek vás provede jejím unikátním obchodním modelem, který nepotřebuje státní dotace, a objasní, jak ČTK…
Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Pokud potřebujete sdílet pracovní témata s veřejností, jako jsou zajímavá data nebo stížnosti na bezpráví, je dobré mít kontakty na přední profesní novinářské organizace. Ty vám mohou pomoci získat pozornost pro vaše záležitosti. V našem článku…
Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Specifickou interní směrnicí zaměstnavatele je pracovní řád, který zaměstnancům upřesňuje jejich povinnosti. Každá společnost by měla mít svůj pracovní řád, se kterým všechny své zaměstnance seznámí. Proto jsme pro vás připravili kompletní pracovní…
Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Státní úřad inspekce práce provádí pravidelné plánované kontroly i kontroly na základě podnětů od zaměstnanců, aby zjistil, jaký je skutečný stav v prověřované oblasti, a v případě zjištění nějakého pochybení má pravomoc nařídit zaměstnavateli…
Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Znáte základní povinnosti zaměstnavatele? Ukážeme vám, co je povinností vašeho zaměstnavatele před zahájením vašeho pracovního poměru, v průběhu a při skončení pracovního poměru.
Jaké jsou možnosti nařízení a převodu dovolené?

Jaké jsou možnosti nařízení a převodu dovolené?

Dozvíte se, z jakých důvodů je možné převést dovolenou do dalšího roku, v jakém rozsahu a kdy nejpozději je nutné ji zaměstnanci nařídit, jinak si její čerpání zaměstnanec určí sám. Ukážeme vám, jak na nařízení dovolené ze strany zaměstnavatele a…
Kdy a jak oznámit těhotenství v práci

Kdy a jak oznámit těhotenství v práci

Zjistila jste, že jste těhotná, a nevíte, kdy a jak tuto skutečnost oznámit v práci? Nebojte se, se vším vám pomůžeme! Dozvíte se, kdy oznámit těhotenství v zaměstnání, jak v práci oznámit těhotenství a také jaké jsou povinnosti vašeho…
Nezdražujeme a z vysoké kvality služeb neuhneme

Nezdražujeme a z vysoké kvality služeb neuhneme

V době, kdy ostatní firmy v oboru od ledna 2024 zdražují, pracovní portál JenPráce.cz jde proti proudu a drží svoje ceny nízko. Díky inovativním technikám vedoucím k vnitřním úsporám a rychle rostoucímu počtu klientů, nemusí k zvýšení cen přistoupit…
Top 20 ATS systémů, které hýbou HR

Top 20 ATS systémů, které hýbou HR

Systémů pro podporu náborů, takzvaných ATS (anglická zkratka “Applicant Tracking System”), či jim podobných, najdete na současném trhu nepřeberné množství. Všechny tyto softwary spojuje společný cíl - vylepšit administrativní a náborové procesy ve…

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena