Nařízení a převod dovolené: Co může zaměstnavatel a kdy rozhoduje zaměstnanec

Podrobnosti o vzniku nároku a výpočtu najdete v článku jak se počítá dovolená a kdy na ni vzniká nárok. Zde se zaměříme na její čerpání a převod.

Kdo určuje termín dovolené

Zákoník práce používá pojem určení doby čerpání dovolené. V praxi se často mluví o „nařízení dovolené“, ale význam je stejný: konečné rozhodnutí o termínu má zpravidla zaměstnavatel.

Nemůže přitom sledovat pouze potřeby provozu.

👉 Musí přihlížet také k oprávněným zájmům zaměstnance, například k rodinné situaci nebo péči o děti.

👉 Konkrétně určený termín musí zaměstnanci písemně oznámit alespoň 14 dnů předem. Zaměstnanec a zaměstnavatel se mohou dohodnout i na kratší lhůtě.

👉 Pokud zaměstnanec čerpá dovolenou po částech, musí alespoň jedna z nich činit nejméně dva týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodnou jinak.

Povinný roční „písemný rozvrh čerpání dovolené“, který vyžadovala dřívější právní úprava, už zákoník práce nepožaduje. 

Může zaměstnavatel určit dovolenou, na kterou ještě nevznikl nárok?

Zaměstnavatel může zaměstnanci určit dovolenou i před tím, než na ni definitivně vznikne právo, pokud lze očekávat, že potřebné podmínky splní do konce kalendářního roku, případně do skončení pracovního poměru.

Pokud nakonec zaměstnanci právo na již vyčerpanou dovolenou nevznikne, musí odpovídající náhradu mzdy nebo platu zaměstnavateli vrátit.
 

Kdy se dovolená převádí do dalšího roku

Základní pravidlo zní: zaměstnavatel má dovolenou určit tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v roce, ve kterém mu na ni vzniklo právo.

Do dalšího roku se může dostat dvěma rozdílnými způsoby.
 

1. Dovolenou nebylo možné vyčerpat

Pokud zaměstnanec nemohl dovolenou vyčerpat v roce, ve kterém mu na ni vzniklo právo, kvůli naléhavým provozním důvodům nebo překážkám v práci na jeho straně, její čerpání se přesouvá do následujícího roku. Týká se to i dovolené v rozsahu základních čtyř týdnů.
 

Zaměstnavatel ji potom musí určit tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku, pokud zákon nestanoví výjimku.
 

2. Zaměstnanec chce převést část dovolené dobrovolně

Jiná situace nastává, když zaměstnanec dovolenou vyčerpat může, ale rád by si část nechal na příští rok.

Na základě jeho písemné žádosti lze převést:
 

• část dovolené přesahující 4 týdny
• u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol část přesahující 6 týdnů
   

Nejde tedy o automatické právo zaměstnance převést si libovolný zůstatek.
 

Co se stane se starou dovolenou po 30. červnu

Pokud zaměstnavatel do 30. června následujícího roku neurčí termín čerpání převedené dovolené, získává právo určit její čerpání také zaměstnanec.

Zaměstnavateli musí zvolený termín písemně oznámit alespoň 14 dnů předem, pokud se společně nedohodnou na jiné lhůtě.

Důležité je slovo „také“. Po 30. červnu neztrácí zaměstnavatel právo termín určit; pouze vedle něj získává stejné oprávnění zaměstnanec.

Kdy může stará dovolená zůstat ještě déle

Pokud zaměstnanec nemůže starou dovolenou vyčerpat ani do konce následujícího roku kvůli dočasné pracovní neschopnosti, mateřské nebo rodičovské dovolené, zaměstnavatel určí její čerpání až po skončení této překážky.

Současně existují období, na která zaměstnavatel dovolenou vůbec určit nesmí.

👉 Patří sem zejména dočasná pracovní neschopnost nebo mateřská, otcovská a rodičovská dovolená. Na jiné překážky v práci ji lze určit jen na žádost zaměstnance.

👉 Zvláštní pravidlo platí také při návaznosti na mateřskou dovolenou a v zákonem vymezených případech na otcovskou nebo rodičovskou dovolenou: pokud zaměstnanec požádá způsobem uvedeným v § 217 odst. 5 zákoníku práce, musí zaměstnavatel žádosti vyhovět.
 

Může firma určit dovolenou všem najednou?

Zaměstnavatel může určit hromadné čerpání dovolené, například při celozávodní odstávce nebo uzavření provozu.

Musí k němu ale mít nezbytné provozní důvody. Nejde o nástroj, který lze využít jen z pohodlnosti nebo bez reálné potřeby provozu.
 

👉 Pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace, hromadné čerpání se s ní určuje v dohodě.

👉 Působí-li u zaměstnavatele rada zaměstnanců, je nutný také její souhlas. Zaměstnancům musí být termín hromadné dovolené oznámen písemně alespoň 14 dnů předem, pokud se se zaměstnavatelem nedohodnou na kratší lhůtě.

Hromadné čerpání dovolené může být určeno nejvýše na 2 týdny v kalendářním roce.
 

👉 Pouze u uměleckých souborů lze hromadnou dovolenou určit až v rozsahu 4 týdnů.

I při hromadné dovolené zaměstnavatel určuje dobu čerpání konkrétním zaměstnancům, a proto musí respektovat obecná pravidla pro určení dovolené i případné zákonné překážky, během nichž dovolenou určit nelze.

Co když zaměstnavatel už schválenou dovolenou změní

Zaměstnavatel může již určenou dobu čerpání změnit nebo zaměstnance z dovolené odvolat.

Pokud tím zaměstnanci bez jeho zavinění vzniknou náklady, musí mu je zaměstnavatel nahradit.

Typicky může jít například o nevratné náklady související se zrušenou cestou.
 

Lze nevyčerpanou dovolenou místo převodu proplatit?

Za trvání pracovního poměru ne. Nevyčerpaná běžná dovolená se nemá nahrazovat penězi místo skutečného odpočinku.

Náhrada za nevyčerpanou dovolenou se poskytuje při skončení pracovního poměru.

Zvláštní režim má dodatková dovolená: Tu nelze proplatit a musí být skutečně vyčerpána, navíc přednostně.

Lze dovolenou převést k novému zaměstnavateli?

Za určitých podmínek ano. Pokud zaměstnanec v průběhu stejného kalendářního roku změní zaměstnání, může nový zaměstnavatel poskytnout také část dovolené, na kterou zaměstnanci vzniklo právo u předchozího zaměstnavatele.

Podmínky jsou dvě:
 

1. zaměstnanec o to požádá nejpozději před skončením dosavadního pracovního poměru
2. původní a nový zaměstnavatel se dohodnou na úhradě příslušné náhrady mzdy nebo platu
    

Bez dohody zaměstnavatelů tento postup nelze jednostranně vynutit.

Co by si měl personalista hlídat

V praxi je vhodné průběžně kontrolovat zůstatky dovolené a zejména rozlišovat, proč zůstala nevyčerpaná.

Jiná pravidla platí pro provozní důvody nebo překážku zaměstnance a jiná pro dobrovolný převod pátého či dalšího týdne.

U každého případu je dobré mít doloženo:
 

• písemné oznámení termínu čerpání
• případnou písemnou žádost zaměstnance o převod
• důvod, proč nebylo možné dovolenou vyčerpat v původním roce
• správné sledování termínu 30. června a konce následujícího roku
   

Porušení povinností při určování nebo čerpání dovolené může být přestupkem podle zákona o inspekci práce, za který lze zaměstnavateli uložit pokutu až 200 000 Kč. Maximální hranice samozřejmě neznamená, že by se taková pokuta ukládala automaticky.