Nařízení a převod dovolené: Co může zaměstnavatel a kdy rozhoduje zaměstnanec

Podrobnosti o vzniku nároku a výpočtu najdete v článku jak se počítá dovolená a kdy na ni vzniká nárok. Zde se zaměříme na její čerpání a převod.

Kdo určuje termín dovolené

Zákoník práce používá pojem určení doby čerpání dovolené. V praxi se často mluví o „nařízení dovolené“, ale význam je stejný: konečné rozhodnutí o termínu má zpravidla zaměstnavatel.

Nemůže přitom sledovat pouze potřeby provozu.

👉 Musí přihlížet také k oprávněným zájmům zaměstnance, například k rodinné situaci nebo péči o děti.

👉 Konkrétně určený termín musí zaměstnanci písemně oznámit alespoň 14 dnů předem. Zaměstnanec a zaměstnavatel se mohou dohodnout i na kratší lhůtě.

👉 Je-li dovolená čerpána po částech, musí alespoň jedna část činit nejméně 2 týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodnou jinak. 

Povinný roční „písemný rozvrh čerpání dovolené“, který vyžadovala dřívější právní úprava, už zákoník práce nepožaduje. 

Může zaměstnavatel určit dovolenou, na kterou ještě nevznikl nárok?

Zaměstnavatel může zaměstnanci určit dovolenou i před tím, než na ni definitivně vznikne právo, pokud lze předpokládat, že zaměstnanec do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru, splní podmínky pro vznik práva na dovolenou.

Pokud zaměstnanci právo na takto vyčerpanou dovolenou nakonec nevznikne, je povinen zaměstnavateli vrátit vyplacenou náhradu mzdy nebo platu, která mu nepříslušela. 

Kdy se dovolená převádí do dalšího roku

Základní pravidlo zní: zaměstnavatel má dovolenou určit tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v roce, ve kterém mu na ni vzniklo právo.

Do dalšího roku se může dostat dvěma rozdílnými způsoby.
 

1. Dovolenou nebylo možné vyčerpat

Nemůže-li být dovolená vyčerpána v kalendářním roce, ve kterém na ni zaměstnanci vzniklo právo, pro naléhavé provozní důvody nebo překážky v práci na straně zaměstnance, zaměstnavatel ji určí tak, aby byla vyčerpána do konce následujícího kalendářního roku, nestanoví-li zákon jinak.

2. Zaměstnanec chce převést část dovolené dobrovolně

Jiná situace nastává, když zaměstnanec dovolenou vyčerpat může, ale rád by si část nechal na příští rok.

Na základě písemné žádosti zaměstnance lze do následujícího kalendářního roku převést pouze část dovolené, která přesahuje 4 týdny; u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol část přesahující 6 týdnů.

Nejde tedy o automatické právo zaměstnance převést si libovolný zůstatek.
 

Co se stane se starou dovolenou po 30. červnu

Pokud zaměstnavatel do 30. června následujícího roku neurčí termín čerpání převedené dovolené, získává právo určit její čerpání také zaměstnanec.

Zaměstnavateli musí zvolený termín písemně oznámit alespoň 14 dnů předem, pokud se společně nedohodnou na jiné lhůtě.

Důležité je slovo „také“. Po 30. červnu neztrácí zaměstnavatel právo termín určit; pouze vedle něj získává stejné oprávnění zaměstnanec.

Kdy může stará dovolená zůstat ještě déle

Pokud zaměstnanec nemůže starou dovolenou vyčerpat ani do konce následujícího roku kvůli dočasné pracovní neschopnosti, mateřské nebo rodičovské dovolené, zaměstnavatel určí její čerpání až po skončení této překážky.

Současně existují období, na která zaměstnavatel dovolenou vůbec určit nesmí.

👉Zaměstnavatel nesmí určit dovolenou na dobu, kdy je zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným, čerpá mateřskou, otcovskou nebo rodičovskou dovolenou. Na dobu ostatních překážek v práci na straně zaměstnance může dovolenou určit jen na jeho žádost; zákon stanoví výjimky.

👉 Zvláštní pravidlo platí také při návaznosti na mateřskou dovolenou a v zákonem vymezených případech na otcovskou nebo rodičovskou dovolenou: pokud zaměstnanec požádá způsobem uvedeným v § 217 odst. 5 zákoníku práce, musí zaměstnavatel žádosti vyhovět.
 

Může firma určit dovolenou všem najednou?

Zaměstnavatel může z vážných provozních důvodů určit hromadné čerpání dovolené, například při odstávce nebo uzavření provozu. 

Musí k němu ale mít nezbytné provozní důvody. Nejde o nástroj, který lze využít jen z pohodlnosti nebo bez reálné potřeby provozu.
 

👉 Hromadné čerpání dovolené může zaměstnavatel určit jen po dohodě s odborovou organizací a se souhlasem rady zaměstnanců, pokud u zaměstnavatele tyto zástupci zaměstnanců působí. 

👉 Je-li u zaměstnavatele zřízena rada zaměstnanců, vyžaduje se také její souhlas. Zaměstnancům musí být termín hromadné dovolené oznámen písemně alespoň 14 dnů předem, pokud se se zaměstnavatelem nedohodnou na kratší lhůtě.

Hromadné čerpání dovolené může být určeno nejvýše na 2 týdny v kalendářním roce. 

👉 Pouze u uměleckých souborů lze hromadnou dovolenou určit až v rozsahu 4 týdnů.

Hromadné čerpání nemůže obejít zákonné překážky, v jejichž době zaměstnavatel dovolenou určit nesmí. U konkrétního zaměstnance proto zaměstnavatel vždy musí respektovat obecná pravidla pro určení dovolené.

Co když zaměstnavatel už schválenou dovolenou změní

Zaměstnavatel může již určenou dobu čerpání změnit nebo zaměstnance z dovolené odvolat.

Pokud tím zaměstnanci bez jeho zavinění vzniknou náklady, musí mu je zaměstnavatel nahradit.

Typicky může jít například o nevratné náklady související se zrušenou cestou.
 

Lze nevyčerpanou dovolenou místo převodu proplatit?

Za trvání pracovního poměru ne. Nevyčerpaná běžná dovolená se nemá nahrazovat penězi místo skutečného odpočinku.

Náhrada za nevyčerpanou dovolenou se poskytuje při skončení pracovního poměru.

Zvláštní režim má dodatková dovolená: při skončení pracovního poměru se však náhrada mzdy nebo platu poskytuje i za nevyčerpanou dodatkovou dovolenou.

Lze dovolenou převést k novému zaměstnavateli?

Za určitých podmínek ano. Pokud zaměstnanec v průběhu stejného kalendářního roku změní zaměstnání, může nový zaměstnavatel poskytnout také část dovolené, na kterou zaměstnanci vzniklo právo u předchozího zaměstnavatele.

Podmínky jsou dvě:
 

1. zaměstnanec o to požádá nejpozději před skončením dosavadního pracovního poměru
2. původní a nový zaměstnavatel se dohodnou na úhradě příslušné náhrady mzdy nebo platu
    

Bez dohody zaměstnavatelů nelze tento postup jednostranně vynutit.

Co by si měl personalista hlídat

V praxi je vhodné průběžně kontrolovat zůstatky dovolené a zejména rozlišovat, proč zůstala nevyčerpaná.

Jiná pravidla platí pro provozní důvody nebo překážku zaměstnance a jiná pro dobrovolný převod pátého či dalšího týdne.

U každého případu je dobré mít doloženo:
 

• písemné oznámení termínu čerpání
• případnou písemnou žádost zaměstnance o převod
• důvod, proč nebylo možné dovolenou vyčerpat v původním roce
• správné sledování termínu 30. června a konce následujícího roku
   

Porušení povinností při určování nebo čerpání dovolené může být přestupkem podle zákona o inspekci práce, za který lze zaměstnavateli uložit pokutu až 200 000 Kč. Maximální hranice samozřejmě neznamená, že by se taková pokuta ukládala automaticky.