Proč a jak nastavit efektivní interní komunikaci

Bez komunikace by náš svět nemohl existovat. To stejné platí ve společnosti – bez interní komunikace, efektivní interní komunikace, nemůže společnost existovat, udržet si své místo na trhu, rozvíjet se a zvyšovat obchodní výsledky. Bez správně vedené interní komunikace zaměstnanci nevědí, co mají dělat, proč a zda cíle dosáhli. 

Interní komunikace ve firmě

Cílem interní komunikace ve firmě je nejen informování zaměstnanců o jejich pracovních úkolech, ale i o strategických prioritách firmy, o úloze, jakou mají zaměstnanci při jejich realizaci, a o posilování a rozvoji jejich motivace. K dalším cílům interní komunikace patří: 

• Zajištění optimální interakce mezi vedením společnosti a zaměstnanci a samozřejmě také mezi manažerem a jeho týmem; 
• Zajištění podpory pro zaměstnance; 
• Zvyšování loajality zaměstnanců a jejich angažovanosti; 
• Neustálé udržování zpětné vazby a zavádění zjištěných poznatků do praxe; 
• Zajištění zábavy, protože i ta k dobré práci patří.

Interní komunikace úzce souvisí nejen s nastavenou firemní kulturou, employer brandingem, ale se všemi interními procesy v rámci společnosti. 

Nejedná se o jednostrannou komunikaci. Aby komunikace byla efektivní, musí být oboustranná. Nedílnou součástí je i naslouchání a zpětná vazba. Jen tak se může vedení společnosti zaměřit na pomoc svým kolegům, připravit pro ně pracovní prostředí, ve kterém se cítí dobře, jsou motivovaní, přicházejí s novými nápady. 

Nástroje interní komunikace

V dnešní době je řada nástrojů, jak se svými zaměstnanci můžete komunikovat. Využívejte co nejvíce komunikačních kanálů, aby se potřebné informace dostaly k co největšímu počtu vašich zaměstnanců. 

Tištěné materiály, které zaměstnanci mají k dispozici, ať již nástěnky (ano, stále nejvyužívanější a nejefektivnější forma komunikace), firemní časopis, letáky nebo plakáty. Možná to bude znít úsměvně, ale zkusili jste letáky na toaletách? Pokud nezkusili, vyzkoušejte – budete mile překvapeni, kolik zaměstnanců sdělením zasáhnete. 

Pokud ve firmě máte televize, promítejte o pracovních přestávkách obsah, který chcete zaměstnancům sdělit. Urgentní zprávy sdělujte rozhlasem. Nezapomínejte ani na intranet, který by měl být vždy aktuální, stejně jako vaše sociální sítě. Pokud sociální sítě používáte pro své zaměstnance, dbejte na to, aby na každý smysluplný dotaz bylo odpovězeno. 

A v neposlední řadě je to osobní komunikace. Využívejte porady, setkání se zaměstnanci, firemní akce k tomu, abyste se zaměstnanci sdíleli například firemní úspěchy. 

Je důležité, aby vaše interní komunikace byla sladěná s komunikací externí. Při interní komunikaci můžete používat firemní hantýrku. 

Co na zaměstnance komunikovat

Odpověď je jednoduchá – vše, co je pro zaměstnance důležité nebo zajímavé. Vše, co zaměstnance ještě více přitáhne ke společnosti, stane se její součástí. 

Příkladem může být: 

• Vize, mise, hodnoty; 
• Finanční výsledky společnosti, včetně poděkování za dobře odvedenou práci;
• Úspěch některého z týmů; 
• Plánované projekty; 
• Gratulace k narozeninám nebo pracovnímu výročí;
• Firemní benefity, které nabízíte; 
• Novinky. 

Kdo má interní komunikaci na starosti

V některých společnostech mají pozici specialisty pro interní komunikaci, interní PR, styčného důstojníka, který předává informace od vedení k zaměstnancům a naopak. 

Nemáte-li dedikovaného kolegu, je nutné s vedením společnosti vyjednat, aby byl určen někdo, kdo se interní komunikaci bude věnovat. Není vhodná forma, že “někdo z personálního nebo PR to napíše”, tento model nebude dlouhodobě fungovat. Jak zlepšit interní komunikaci jiným způsobem, než že máte někoho, kdo se této práci bude věnovat naplno? 

Specialista na interní komunikace nemusí komunikovat všechno. Je dobré zapojit i ostatní, ať manažer sám pochválí svůj tým před celou společností za skvěle odvedenou práci, zástupce personálního oddělení představí nový benefit, generální ředitel představí finanční výsledky, požádá o spolupráci na charitativní akci a podobně. 

Co když interní komunikace nefunguje

Na chodbě je nástěnka, tam je všechno napsané. 

Zatím se nikdo na nic neptal, tak asi všichni všechno vědí. 

Je nás v kanceláři jen pár, nepotřebujeme porady, všechno si řekneme v průběhu dne. 

Toto je jen malá ukázka toho, proč v některých společnostech (nebo v částech společnosti) nemají interní komunikaci. 

Nefungující interní komunikace může být pro společnost fatální. Zaměstnanci pracují, odvádějí výsledky, ale nevědí, zda správné a proč zrovna tohle dělají. Začne klesat jejich motivace, odvedou si jen to nutné a jdou domů. Úměrně se zvyšuje pravděpodobnost, že přijmou jinou pracovní nabídku. 

Nikdo z nás by nechtěl pracovat ve společnosti, kde se nekomunikuje. Chceme vědět, kam společnost směřuje, jak k dosažení firemních cílů přispíváme, za dobře odvedenou práci chceme být pochváleni, na chyby chceme být upozorněni a dostat pomocnou ruku při jejich odstraňování, chceme se dále rozvíjet, získávat nové znalosti, zkušenosti. 

Špatná nebo žádná komunikace může vést ke stanovení špatné strategie na základě nefungující zpětné vazby, k neefektivnímu řízení, k neschopnosti společnosti držet krok s konkurencí

Publikováno 30. ledna 2023