Monitoring zaměstnanců: Kdy jsou kamery, kontrola e-mailu a GPS legální

V praxi platí: čím více monitoring zasahuje do soukromí zaměstnance, tím pečlivěji musí společnost řešit, zda je opravdu nutný a zda stejného cíle nedosáhne šetrnějším způsobem.

Kontrola pracovních prostředků 

Zaměstnavatel může přiměřeně kontrolovat, zda zaměstnanci nepoužívají jeho pracovní prostředky v rozporu s nastavenými pravidly.

👉 Neznamená to ale automatické právo číst obsah e-mailů, procházet soukromé zprávy nebo nahrávat telefonní hovory.

👉 U zásahů do soukromí už zaměstnavatel musí splnit přísnější podmínky, které stanoví § 316 zákoníku práce.

Je rozdíl mezi kontrolou rozsahu soukromého používání firemního internetu a čtením konkrétní komunikace zaměstnance.

Kdy může zaměstnavatel zaměstnance sledovat

Zaměstnavatel nemůže zavést kamery, čtení e-mailů nebo nahrávání hovorů jen proto, že chce mít větší kontrolu nad zaměstnanci.

👉 Takový zásah je přípustný jen tehdy, pokud má zaměstnavatel závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti.

👉 Může jít například o situace se zvýšeným rizikem pro život a zdraví nebo o potřebu chránit majetek vysoké hodnoty. Vždy ale záleží na konkrétních okolnostech a na tom, zda stejného cíle nelze dosáhnout méně invazivním způsobem.

Samotné tvrzení „chráníme majetek“ ale nestačí. Společnost musí zvážit, zda stejného výsledku nedosáhne například omezením přístupů, zabezpečením prostoru nebo jiným méně invazivním opatřením.

Kamery na pracovišti: Co musí společnost vyřešit

Pokud kamera umožňuje rozpoznat konkrétní osoby, společnost zpravidla zpracovává osobní údaje.

Pokud online obraz umožňuje identifikovat konkrétní osoby, jde o zpracování osobních údajů i tehdy, když se obrazový záznam neukládá.

Před instalací kamer si proto ujasněte:
 

• co přesně chcete kamerami chránit
• zda jsou kamery pro tento účel opravdu potřeba
• kam budou mířit a které prostory budou zabírat
• kdo bude smět sledovat obraz nebo záznamy
• jak dlouho budete případné záznamy uchovávat
• jak o monitoringu informujete zaměstnance
• jak zabráníte neoprávněnému přístupu k záznamům
   

Jedna univerzální doba pro uchovávání záznamů neexistuje. Záznam má společnost uchovávat jen tak dlouho, jak skutečně potřebuje pro stanovený účel.

👉 Samotná cedule „Prostor je monitorován“ nestačí. Pokud zaměstnavatel používá kontrolní mechanismy podle § 316 odst. 2 zákoníku práce, musí zaměstnance přímo informovat o rozsahu kontroly a způsobech jejího provádění. Současně musí splnit informační povinnost podle GDPR, tedy zaměstnancům sdělit mimo jiné účel a právní základ zpracování a další informace o nakládání s jejich osobními údaji.

Současně je potřeba splnit informační povinnosti podle pravidel ochrany osobních údajů.
 

Kam kamera raději vůbec nemá mířit

Nejproblematičtější jsou místa, kde zaměstnanci oprávněně očekávají vysokou míru soukromí.
 

• Kamery na toaletách, ve sprchách nebo v převlékárnách by v běžném pracovním provozu představovaly mimořádně intenzivní a prakticky velmi obtížně obhajitelný zásah.
• Velmi opatrně je potřeba přistupovat také k šatnám, odpočinkovým místnostem, kuchyňkám a dalším prostorům určeným zaměstnancům.
   

Kamera u vstupu do budovy je z hlediska soukromí něco jiného než kamera nepřetržitě zaměřená na konkrétní pracovní stůl.

Ještě přísněji je potřeba posuzovat nahrávání zvuku.

Ve většině situací bude pro bezpečnostní účel dostačovat obraz bez zvuku. Podrobněji se tomu věnuje metodika ÚOOÚ ke kamerovým systémům.

Musí společnost kamery hlásit ÚOOÚ?

Ne. Dřívější registrační povinnost skončila v roce 2018 s nástupem GDPR.

👉 Společnost musí mít řádně zdokumentovaný účel a právní základ zpracování a správně nastavené zabezpečení i přístup k údajům. Před spuštěním kamerového systému je také potřeba posoudit, zda je nutné provést DPIA, tedy posouzení vlivu na ochranu osobních údajů. Pokud zpracování pravděpodobně povede k vysokému riziku pro práva a svobody osob, je DPIA povinná.

Pravidla monitoringu je praktické promítnout také do firemní dokumentace.
 

Může zaměstnavatel kontrolovat e-mail a internet?

To, že společnost vlastní počítač, server nebo e-mailovou doménu, jí nedává automatické právo číst veškerou komunikaci zaměstnance.

👉 Zaměstnavatel může určit pravidla pro používání pracovního e-mailu, internetu nebo telefonu a přiměřeně ověřovat jejich dodržování.

👉 Pokud mu například stačí zjistit rozsah soukromého používání internetu, neměl by kvůli tomu kontrolovat obsah konkrétních zpráv.

⚠ Čtení obsahu e-mailů, odposlech nebo nahrávání telefonních hovorů už představují podstatně větší zásah do soukromí a nelze je používat jako běžný nástroj kontroly práce.

⚠ Souhlas zaměstnance tento problém neřeší. Pokud společnost nesplňuje podmínky pro takový monitoring podle zákoníku práce, samotný podepsaný souhlas zaměstnance jí sledování nepovolí.

GPS ve služebním autě

GPS může zaměstnavatel používat pro předem stanovený legitimní účel a v přiměřeném rozsahu, například pro organizaci dopravy, evidenci služebních jízd nebo ochranu vozidla. Pokud lze údaje o poloze spojit s konkrétním řidičem, jde o osobní údaje a zaměstnavatel musí mít pro jejich zpracování odpovídající právní základ, splnit informační povinnost a používat údaje pouze pro stanovený účel.

👉 Před spuštěním GPS si proto určete, proč polohu sledujete, kdy se zaznamenává, kdo údaje uvidí a jak dlouho je budete potřebovat.

👉 Zvláštní pozornost vyžadují auta, která zaměstnanci používají také soukromě. společnost zpravidla nepotřebuje sledovat, kde se zaměstnanec pohybuje ve volném čase. Vhodné může být například nastavení soukromého režimu, který sledování omezí.

Pozor na častou chybu: Ochrana majetku neznamená automatické právo sledovat

Hotovost, drahé vybavení nebo opakované krádeže jsou při rozhodování o zabezpečení důležité. Neznamenají ale, že společnost může automaticky monitorovat celé pracoviště.

👉 Před použitím kamery je vhodné zvážit také jiné možnosti: čipové přístupy, zabezpečené sklady, omezení oprávnění, úpravu pracovních postupů nebo fyzické zabezpečení prostoru. Kamera má být řešením tam, kde odpovídá skutečnému riziku a není zbytečně invazivní.

Co hrozí při nepřiměřeném monitoringu

Za narušení soukromí zaměstnance v rozporu s § 316 odst. 2 zákoníku práce lze podle zákona o inspekci práce uložit pokutu až 1 000 000 Kč. Za nesplnění povinnosti informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a způsobech jejího provádění podle § 316 odst. 3 může pokuta dosáhnout až 100 000 Kč.

Pokud monitoring zároveň porušuje pravidla ochrany osobních údajů, může věc řešit také ÚOOÚ.

U vybraných nejzávažnějších porušení GDPR může maximální pokuta dosáhnout 20 milionů Eur, nebo v případě podniku až 4 % jeho celkového celosvětového ročního obratu za předchozí finanční rok, podle toho, která částka je vyšší. Jde o zákonný strop, nikoli o automaticky ukládanou sankci.

Co může udělat zaměstnanec

Zaměstnanec má právo vědět, proč a jak je monitorován. Pokud má pochybnosti, může nejprve požadovat vysvětlení od zaměstnavatele.

Pracovněprávní stránku monitoringu kontrolují oblastní inspektoráty práce, otázky ochrany osobních údajů řeší ÚOOÚ.
 

5 otázek, než monitoring spustíte
 

1. Co přesně chceme monitoringem vyřešit?
2. Je kamera, GPS nebo jiná kontrola pro tento účel opravdu potřeba?
3. Nejde stejného výsledku dosáhnout šetrnějším způsobem?
4. Sledujeme jen to, co skutečně potřebujeme?
5. Máme připravená pravidla, dokumentaci a informace pro zaměstnance?

Monitoring zaměstnanců není automaticky zakázaný. Dobře nastavený systém může chránit lidi, majetek i provoz společnosti. Neměl by se ale změnit v nástroj pro nepřetržitou kontrolu zaměstnanců.

Rozhodující je konkrétní účel, nezbytnost, přiměřený rozsah a ochrana soukromí. U kontrolních mechanismů zasahujících do soukromí podle § 316 odst. 2 zákoníku práce musí být navíc dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele.