Jak připravit efektivní vzdělávání zaměstnanců

Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců je nikdy nekončící proces. Jen společnosti, které mají správně vybudovaný systém pro podnikové vzdělávání zaměstnanců budou schopné držet krok s konkurencí a udrží si motivované zaměstnance. Podpora odborného vzdělávání zaměstnanců ve firmě pomáhá každé společnosti zlepšit i její firemní kulturu.

V článku se soustředíme na vzdělávání zaměstnanců všeobecně, nerozlišujeme vzdělávání státních zaměstnanců a vzdělávání zaměstnanců v soukromých společnostech. Pro obě skupiny platí pravidla velmi podobná. 

Vzdělávání zaměstnanců

Je nutné, aby si společnost dle svých potřeb, možností a na základě analýzy potřeb vzdělávání vytvořila plán vzdělávání zaměstnanců, který předkládá vedení společnosti ke schválení. Plán vzdělávání je vhodné vytvořit s přihlédnutím k individuálním potřebám daného zaměstnance či týmu a na základě těchto individuálních potřeb vybírat vhodné kurzy pro zaměstnance. Pověřte vedoucího týmu, aby pro svůj tým plán vytvořil. 

Při tvorbě plánu vzdělávání je důležité si nastavit očekávání, cíle, která od vzdělávání máte, abyste následně mohli vyhodnotit efektivitu daného školení. Vedoucí oddělení by připravený plán vzdělávání měl konzultovat se svým HR partnerem, který bude usměrňovat očekávání vedoucích pracovníků a připraví souhrn za celou společnost. 

Poté, co je vytvořen plán vzdělávání, se určí, která školení budou probíhat interně a která externě, podle interních kapacit. Na základě těchto informací se vyčíslí náklady na vzdělávání zaměstnanců. 

Po schválení nákladů se vzdělávací plán zaměstnanců dotčeným zaměstnancům představí, ideálně jako jedna z konkurenčních výhod, a současně je vhodné zaměstnancům vysvětlit, proč je jejich vzdělávání a rozvoj pro společnost a pro ně samotné tak důležité. Motivujte své zaměstnance, aby se dalšího vzdělávání zúčastnili. Pokud si půjdou školení “jen odsedět”, bude se s velkou pravděpodobností jednat o promarněné finanční prostředky. 

Úřad práce na vzdělávání zaměstnanců poskytuje dotace, respektive vypisuje dotační programy na konkrétní vzdělávací aktivity a v neposlední řadě úřad práce podporuje rekvalifikaci zaměstnanců.

Aby zaměstnavatelé disponovali kvalifikovanou pracovní silou a udrželi krok se svou konkurencí, je nezbytné, aby své zaměstnance neustále školili, rozvíjeli a motivovali. Úřad práce nabízí projekt Podpora odborného vzdělávání zaměstnanců. V rámci tohoto projektu mohou zaměstnavatelé požádat o příspěvek na vzdělávání, a to externí vzdělávání či vzdělávání prostřednictvím interních lektorů, ale také o příspěvek na mzdové náklady, které vynaloží na vzdělávané zaměstnance za dobu jejich účasti na odborném rozvoji.

Metody vzdělávání zaměstnanců

Existuje několik metod, jak vzdělávat zaměstnance. Je vždy důležité přihlédnout na potřeby konkrétní společnosti a konkrétního zaměstnance, aby se jednalo o efektivní vzdělávání zaměstnanců, které bude pro společnost i daného zaměstnance přínosem. 

Časové dotace na vzdělávání zaměstnanců jsou opět velmi individuální, větší časovou dotaci mají ve většině společností školení interní. 

Základní dělení metod vzdělávání zaměstnanců je na interní, které je zastřešeno na pracovišti specializovaným týmem trenérů, a externí, které pořádá externí společnost najatá vaší společností. 

Interní školení

Interní školení je poskytováno zaměstnancům interním týmem školitelů, kteří znají společnost a interní, často specifické postupy. Interně je možné školit měkké i tvrdé dovednosti. 

Pro získání tvrdých dovedností se využívá instruktáž, kdy zaměstnanec dostává od instruktora přesné informace, jak například používat stroj, který bude mít na starosti. 

K efektivním metodám patří koučink, kde kouč zaměstnanci pomáhá najít efektivní způsob řešení v konkrétní oblasti dle zadání. Koučink je možné použít pro měkké i tvrdé dovednosti. Často je využíván pro zlepšení komunikačních či manažerských dovedností. 

Mentoring, který bývá zaměňován s koučinkem, je metoda, kdy zkušený kolega dlouhodobě spolupracuje na celkovém rozvoji svěřeného zaměstnance, poskytuje pravidelnou zpětnou vazbu. Oproti tomu kouč poskytuje koučink pro určitou oblast. 

Pro budoucí nebo nově nastupující manažery se využívá možnost “hands on” školení, tedy, že si vyzkouší práci svého týmu jako “řadový” pracovník, detailně pozná proces, aby následně tým mohl efektivně vést. 

Stínování služebně staršího kolegy pro získání potřebných znalostí a předání cenných zkušeností je velmi efektivní způsob, jak rychle získat znalosti a současně si i snáze vybudovat okruh kontaktů, které zaměstnanec, který stínuje, při své práci bude potřebovat. 

Externí školení 

Externí školení se využívají v případech, kdy společnost nemá interního lektora, který by školení mohl zastřešit. 

Přednáška je typickým příkladem externího školení, kdy zaměstnanec dostává informace o probíraném tématu. Přednášky někdy mohou být zakončené workshopem, kde teoretické znalosti převedou s ostatními účastníky do praxe. 

Měření efektivity vzdělávání zaměstnanců

Každé školení, ať již interní či externí, by vždy mělo být zakončeno hodnocením ze strany účastníka a změřením efektivity proběhlého školení. 

Hodnocení účastníka je důležité pro školitele, aby získal zpětnou vazbu, co se účastníkům líbilo, co si odnesli, co by dělali jinak, jestli jim něco v probíraném tématu chybělo. 

Měření efektivity je důležité hlavně pro společnost, která na školení vysílá své zaměstnance. Společnost potřebuje vědět, zda prostředky byly vynaložené efektivně, co vše se kolega naučil a jak nové znalosti a zkušenosti přenesl do praxe. 

Měřit efektivitu školení můžete několika způsoby: 

• Testováním nově nabytých znalostí na konci poskytnutého školení; 
• Hodnocením nadřízeného na pracovní výkon zaměstnance porovnáním výkonu před a po školení; 
• Na základě výsledků práce vyškoleného pracovníka, které je možné provést až po nějaké době, kdy se pracovník sžije s nově nabytými znalostmi a zkušenostmi a převede je do praxe. 

Vyškolený zaměstnanec může své nově získané znalosti předávat v rámci týmu, připravit si školení pro své kolegy. 

Na základě vyhodnocení efektivity je možné změnit metodu vzdělávání či zadání pro školitele. 

Investice na podporu rozvoje a odborného vzdělávání zaměstnanců se ve většině případů společnosti vrací v podobě vyšší produktivity práce, větší motivace zaměstnanců, využití nových znalostí, bez kterých společnost neudrží krok v rychle se měnícím podnikatelském světě.

Hlavní benefity vzdělávání zaměstnanců

Když zaměstnancům nabídnete možnosti školení pro osobní a profesní rozvoj, vytvoříte kulturu učení, která je přínosem pro celou vaší společnost. Vaši zaměstnanci mohou rozvíjet řadu svých znalostí a dovedností k dosažení svých kariérních cílů, zatímco vy těžíte ze zvýšené angažovanosti zaměstnanců a produktivity plynoucí z iniciativ školení.

Pojďme si ukázat hlavní benefity plynoucí ze vzdělávání zaměstnanců: 

1. Vysoká angažovanost zaměstnanců, s tím související snížení fluktuace, vylepšení employer brandingu a neustálé zlepšování firemní kultury; 
2. Zvýšení výkonu a výkonnosti vašich zaměstnanců, podpora dosažení vyšších a složitějších cílů; 
3. Vzděláváním podporujete inovace, zkoušení nového; 
4. Připravujete své zaměstnance na nové role, přijetí vyšší odpovědnosti;
5. Zvyšujete motivaci zaměstnanci, kteří se cítí být součástí společnosti, oceňovanou součástí vaší společnosti. 

A v neposlední řadě zvyšujete svou konkurenceschopnost! 

Role HR ve firemním vzdělávání

HR odělení hraje kritickou roli ve vzdělávání zaměstnanců. A to i ve společnostech, kde je oddělení vzdělávání. 

Jakou roli mají HR kolegové ve firemním vzdělávání: 

• HR kolegové komunikují se manažery jednotlivých oddělení, znají jejich potřeby; 
• Participují na hodnocení výkonu zaměstnanců s cílem identifikovat oblasti, ve kterých mají zaměstnanci problémy a potřebují školení 
• HR navrhuje školící plán a spolupracuje na tvorbě tohoto plánu, aby byl efektivní, personalizovaný a měl prospěch pro zaměstnance i pro společnost; 
• Zástupci HR oddělení vybírají nejvhodnější metodu školení na základě stanovených cílů, povahy obsahu a potřeb zaměstnanců i společnosti;
• HR také samozřejmě vyhodnocuje výsledky školení, monitoruje, jak jsou výsledky školení uplatňovány v praxi a případně navrhuje změny pro další skupiny zaměstnanců. 

Ve spolupráci s vedoucími pracovníky HR kolegové mohou poskytnutá školení podpořit dalšími intervencemi, jako je job shadowing, individuální koučování, mentoring a další možnosti rozvoje. Kromě toho HR také identifikuje zaměstnance s vysokým potenciálem a poskytuje jim cílené školicí a rozvojové programy, které je připraví na budoucí vedoucí role v organizaci a vytváří strategický plán nástupnictví.

Komunikace týkající se školení

Seznamte zaměstnance s jejich školicím plánem, vysvětlete jim, proč jste pro ně daná školení společně s jejich manažerem vybrali, jaká jsou vaše očekávání poté, co zaměstnanec školení absolvuje. Nezatajujte, že budete měřit efektivïtu poskytnutých školení.  

Zaměstnance do školení nikdy nenuťme. Jsou zaměstnanci, kteří jsou na současné pozici spokojení, o další rozvoj nemají zájem. 

Trendy ve vzdělávání zaměstnanců

Víme, že školení a rozvoj jsou zásadním aspektem každé organizace, protože pomáhají zaměstnancům zlepšit jejich dovednosti a znalosti, přizpůsobit se novým technologiím a procesům a stát se produktivnějšími a efektivnějšími ve svých rolích. 

S ohledem na neustále se měnící prostředí se mění i formy vzdělávání. 

Na vzestupu je vzdělávání online, a to nejen pro zaměstnance, kteří pracují z domova. Trend online a virtuálního vzdělávání bude pokračovat i v následujících letech. Jedná se o efektivní formu školení, kterou pokryjete širokou skupinu zaměstnanců. Nevýhodou je nemožnost setkat se osobně, více prohlubovat vzájemné vztahy a samozřejmě také skutečnost, že ne všichni účastníci dávají při školení pozor. Nižší náklady na tyto školení jsou nespornou výhodou, která je však negativně vyvažována nižším přínosem školení. 

Školení jsou více interaktivní, odkloňují se od teoretického vyprávění k praktickému nácviku. Dříve byla školení na komunikaci doprovázena hodinami výkladu, nyní jsou zaměřená na konkrétní cvičení, předávání zpětné vazby nejen od školitele, ale i od ostatních účastníků. 

Firmy se zaměřují na to, aby školení byla přizpůsobená na míru potřebám školeného, či společnosti. Vidíme odklon od “všichni musí absolvovat všechna školení” k individuálnímu přístupu. Proč by obchodní zástupce měl absolvovat školení na manipulaci s vysokozdvižným vozíkem, i když je v organizační struktuře na stejné úrovni jako kolega, který s vysokozdvižným vozíkem manipuluje.

Řada společností má své vlastní online vzdělávací platformy, kde si zaměstnanci proaktivně vyhledávají školení, ať již na zlepšení znalostí práce s MS Excel, jazykových dovedností či jiné.

Využití AI ve školení zaměstnanců je trendem posledních let a předpokládáme, že bude neustále na vzestupu. Výukový nástroj založený na umělé inteligenci může sdílet školící plány a školicí zdroje na míru pro jednotlivé zaměstnance. Umělá inteligence svým způsobem odráží lidskou inteligenci a chování a vytváří tak pro uživatele personalizované prostředí. Pro každého zaměstnavatele je důležité, že výukové platformy založené na AI mohou pomocí algoritmů provádět analýzu dat, měřit návratnost investic a sdílet doporučení na základě předchozí interakce uživatelů s nástrojem.

Pro většinu společností zatím sci-fi - rozšířená realita. Začlenění rozšířené reality do školících programů je finančně nákladné. Nyní se s rozšířenou realitou setkáváme v mnoha průmyslových odvětvích, jako je zdravotnictví, automobilový průmysl, architektura. 

Všechny společnosti by měly považovat za prioritu investici do rozvoje svých zaměstnanců. Tyto nově vznikající technologie mají obrovský potenciál zvýšit kvalifikaci vašich zaměstnanců a výrazně zvýšit její produktivitu

Aktualizováno 9. dubna 2024