Vše o služebním autě k soukromým účelům

Služební automobil

Firemní automobil je vůz, který je ve vlastnictví zaměstnavatele a zaměstnanec jej využívá v přímé souvislosti s výkonem práce. 

Služební auto jako benefit je stále velmi oblíbený nástroj, mezi manažerskou populací považovaný téměř za samozřejmost. Jsou profese, jako například obchodníci, kteří služební automobil potřebují k výkonu své práce. Možnost využívat služební auto k soukromým účelům dostávají klíčoví zaměstnanci zaměstnavatele. 

Doporučujeme, aby zaměstnanec, který bude využívat služební vůz, měl uzavřené pojištění odpovědnosti.

 Co hradí zaměstnavatel

Zaměstnavatel, který je v technickém průkazu zapsaný jako vlastník a provozovatel, hradí náklady spojené s užíváním vozidla, jako jsou pohonné hmoty, servisní prohlídky, pojištění a další. 

Pohonné hmoty - na služební cestě vždy v plné výši hradí zaměstnavatel. V případě, že zaměstnanec může využívat firemní auto pro soukromé účely, se musí se zaměstnavatelem domluvit, jakým způsobem bude zaměstnanec náklady na pohonné hmoty na soukromých cestách hradit. 

Servisní prohlídky, výměna pneumatik a podobné úkony - jsou plně hrazeny zaměstnavatelem. 

Pojištění - pojištění odpovědnosti za služební auto, neboli povinné ručení, se nevyhne žádný provozovatel motorového vozidla. V případě služebního automobilu je provozovatelem zaměstnavatel, náklady na pojištění odpovědnosti z provozu vozidla proto hradí v plné výši. 

Paušální výdaj na dopravu

Výhodou pro zaměstnavatele je skutečnost, že podle zákona o daních z příjmů (§ 24 odst. 2 písm. zt)) může jako variantu uplatňování nákladů na dopravu silničním motorovým vozidlem uplatnit takzvaný „paušální výdaj na dopravu“. Ten je pro rok 2023 stanoven ve výši 5 000 Kč za každý kalendářní měsíc, v němž podnikatel využíval příslušné motorové vozidlo k podnikání, případně krácený paušální výdaj ve výši 4.000 Kč za každý kalendářní měsíc, ve kterém používal motorové vozidlo pouze zčásti k podnikatelské činnosti. 

Kdo může řídit služební vozidlo

Služební vůz může řídit zaměstnanec, který disponuje platným příslušným řidičským oprávněním, úspěšně se podrobil internímu školení pro řízení služebního automobilu (je součástí školení na BOZP) a absolvoval pracovně-lékařskou prohlídku.

Služební auto a kniha jízd

Knihu jízd musí vést společnosti, které využívají alespoň jedno vozidlo k výkonu své činnosti. Účelem tohoto dokumentu, který je současně i účetním dokladem, je prokázání, že je auto skutečně používané k dosažení, udržení a zajištění příjmů. Typicky knihu jízd vedou plátci DPH, ale i neplátci DPH, kteří nepoužívají paušální výdaje.

Kniha jízd může mít elektronickou či papírovou podobu. Zaměstnavatel by měl vždy vědět, kde se jeho vůz nachází a který ze zaměstnanců jej užívá. 

Jak již název napovídá, kniha jízd obsahuje jednotlivé cesty vázané k určitému vozidlu. Zaměstnanec je povinen knihu jízd vyplňovat pravidelně, ideálně po dokončení jízdy. Je nutné uvést datum služební cesty, čas odjezdu a příjezdu, účel cesty, místo výjezdu, cílové místo, stav tachometru před a po ukončení jízdy, kdy byly bezpečnostní přestávky. 

Služební auto k soukromým účelům

Zaměstnavatel se se zaměstnancem může domluvit, zda a za jakých podmínek může zaměstnanec využívat služební auto na soukromé účely. 

Co byste měli vědět a mít se zaměstnancem písemně domluvené: 

• Pohonné hmoty, parkování - kdo a jakým způsobem bude hradit výdaje na soukromé cestě zaměstnance. Pokud zaměstnavatel od zaměstnance nepožaduje úhradu za soukromě spotřebované pohonné hmoty a tyto náklady zaměstnavatel sám uhradí, je hodnota tohoto plnění zdanitelným příjmem zaměstnance, který podléhá odvodům zákonného pojistného. 

Služební auto a cesta do práce patří do části nákladů padajících na bedra zaměstnance, cesta z a do zaměstnání není považována za výkon práce. Zákoník práce říká, že pracovní doba je doba, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci, nebo doba, po kterou je zaměstnanec k výkonu práce podle pokynů zaměstnavatele připraven na pracovišti.

• Další náklady spojené s údržbou vozidla - zda a v jaké výši se bude zaměstnanec podílet na nákladech. 
• Způsobení škody - v případě, že zaměstnanec na soukromé cestě způsobí škodu, měl by odpovídat za způsobenou škodu v plném rozsahu a případně i ušlý zisk. 
• Přidanění při využití vozidla k služebním i soukromým účelům - zaměstnanci se za služební vozidlo pro soukromé účely ve mzdě přidaní částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý (i započatý) kalendářní měsíc poskytnutí vozidla a částka ve výši 0,5 % vstupní ceny vozidla při poskytnutí nízkoemisního motorové vozidlo (například elektromobil či vozidlo kombinující spalovací motor a elektromotor). 

Mohla by se vám hodit smlouva o užívání vozidla pro soukromé a služební účely vzorová, která obsahuje základní informace, které byste se svým zaměstnancem měli mít vyjasněné před užíváním vozidla. 

Služební auto pro soukromé účely kalkulačka

Pojďme si na konkrétním příkladu ukázat, jak firemní auto k soukromým účelům ovlivní příjem zaměstnance. Zaměstnanci využívajícímu služební auto k soukromým účelům poslouží kalkulačka, respektive níže uvedený jednoduchý návod. Je důležité zaměstnancům říci, že služební auto pro soukromé účely při účtování vstupuje do mzdy jako nepeněžitý příjem a přičítá se k hrubé mzdě zaměstnance. 

Služební neboli firemní auto pro soukromé účely výpočet:  

Ve výpočtu nejsou zohledněny slevy na děti, úroky z úvěru a další možné slevy, pouze sleva na poplatníka. 

Tabulka ukazuje rozdíl mezi čistou mzdou u zaměstnance, který využívá služební automobil k soukromým účelům, a zaměstnance, který služební vůz k soukromým účelům nevyužívá.

Publikováno 5. června 2023