Principal Administrative Assistant

Co od Vás očekáváme:

Obchodní a Executive asistentka podporuje naše manažery v top managementu společnosti McDermott Brno. Pozice je ideální pro již zkušeného člověka, který hledá novou výzvu s různorodými úkoly. Důležité jsou nejen dobré organizační, administrativní a komunikační schopnosti, ale také milá osobnost.
Pracuje pod omezeným dohledem, poskytuje administrativní podporu ve všech potřebných kapacitách.
Provádí různé výzkumné funkce a používá počítačové programy k vytváření zpráv, tabulek a prezentací.
Vytipovává a opravuje dokumenty, korespondenci a formuláře.
Plní různorodé přidělené úkoly vyžadující znalost kancelářského protokolu a prokazuje porozumění organizaci, programům a postupům souvisejícím s prací úřadu.
Koordinuje a organizuje schůzky a konference s klienty a partnery, zajišťuje cesty a pracuje na zvláštních projektech.
Udržuje rozvrhy jedné nebo více osob. Nastavuje a udržuje manuální a elektronické systémy archivace.
Udržuje kancelářské potřeby a další materiály potřebné pro činnost oddělení a reklamní články pro konference.
Odpovídá na telefonní hovory, přijímá a předává zprávy a řeší běžné a nekritické záležitosti nebo je předává příslušné osobě.
Koordinuje a zpracovává obecné administrativní práce, jako jsou výkazy pracovní doby, žádosti o dovolenou, požadavky na zásobování atd.
Podle potřeby kopíruje, faxuje a skenuje dokumenty.
Zajišťuje efektivní distribuci pošty a zásilek.
Pomáhá vedoucím pracovníkům s obecnými administrativními požadavky.
Plní další úkoly podle pokynů nadřízeného.
Odpovídá za nastavení, dohled a koordinaci různých administrativních činností v souladu se zavedenými postupy a kontrolami s cílem zlepšit účinnost metod a postupů v přidělených oblastech odpovědnosti.
Může dohlížet na další administrativní a kancelářské pracovníky.

Požadavky:

• Středoškolské vzdělání s maturitou nebo rovnocenné vzdělání.
• Obvykle 8 – 10 let praxe na pozici administrativního asistenta.
• Je vyžadována pokročilá znalost MS Office a dalších souvisejících softwarových dovedností; je nutná pokročilá dovednost v ovládání osobního počítače, různých tiskáren, faxu, skeneru a dalšího kancelářského vybavení. Důkladná znalost obchodních postupů, formátů dopisů a zpráv.
• Schopnost číst a porozumět pokynům, psát korespondenci a poznámky.
• Schopnost efektivně prezentovat informace spolupracovníkům a klientům.
• Vynikající organizační, multitaskingové, komunikační a interpersonální dovednosti.
• Schopnost dobře spolupracovat se všemi úrovněmi interního vedení a zaměstnanců i klientů.
• 5 týdnů dovolené, homeoffice, pružná prac. doba, stravenkový paušál