ERP systém jako mozek firmy: Kompletní průvodce výběrem a implementací

Co je to ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) je softwarové řešení, které integruje všechny klíčové podnikové procesy od účetnictví, obchodu, výroby až po personalistiku do jednoho společného systému.

Příklad z praxe:
 

Stavební firma BF Stavby měla zakázky, nákup materiálu, mzdovou agendu i fakturaci řízené odděleně. Každé oddělení pracovalo v jiném softwaru, což způsobovalo chaos, protože systémy spolu nekomunikovaly a předávání informací bylo složité a chybové. Po nasazení ERP systému dnes vše funguje v jednom propojeném prostředí a vedení má v reálném čase přehled o nákladech i ziskovosti každé zakázky.

Jaké jsou výhody a nevýhody ERP systému?

ERP systém je dnes víc než jen software. Je to nástroj, který mění způsob, jakým firmy pracují. Pomáhá šetřit čas, snižovat náklady a získat kontrolu nad procesy. Nezáleží na tom, zda jste podnikatel nebo manažer. Porozumění ERP, manažerským a personálním informačním systémům umožňuje řídit firmu či projekt efektivně.

Kde se používá ERP?

V dlouhodobém horizontu zefektivní zavedení ERP systému vaše podnikání.

Získáte lepší přehled o tom, co se v které oblasti děje, můžete se rychleji rozhodovat a ve výsledku naděláte méně chyb.
 

ERP systémy se využívají v různých odvětvích a typech firem. Od malých rodinných podniků až po velké korporáty.

Oblasti:
 

• Výroba. Systém v reálném čase sleduje spotřebu materiálu, náklady na jednotlivé zakázky i vytížení strojů. Umožňuje plánovat výrobu podle skutečných kapacit a včas upozorní na nedostatek surovin nebo zpoždění výroby.
  Využití najde ve výrobních firmách, továrnách i menších výrobních dílnách.
   
• Obchod. Obchodníci mají na jednom místě přehled o klientech, objednávkách i historii komunikace. Nabídky a objednávky se po schválení automaticky propisují do skladu a fakturace, což výrazně zrychluje celý obchodní proces.
  Použitelné pro téměř každý typ podnikání, u obchodních firem často tvoří základ celého systému.
   
• Služby. Projektový manažer sleduje práci týmu, odpracované hodiny a stav jednotlivých zakázek. Systém na základě reálných dat automaticky připravuje podklady pro fakturaci a reporty pro vedení.
  Vhodné pro agentury, IT firmy, poradenské společnosti, právní kanceláře i servisní oddělení.
   
• Účetnictví a finance. ERP automaticky páruje platby s fakturami, hlídá splatnosti a poskytuje aktuální přehled o cash-flow. Finanční oddělení má okamžitě k dispozici výkazy, přehledy a podklady pro DPH.
  Přínosné pro malé i velké firmy, které chtějí mít finance pod kontrolou bez ruční administrativy.
   
• Skladové hospodářství. Skladník pomocí čteček kódů provádí příjem a výdej zboží, systém ho navádí na správnou skladovou pozici a automaticky aktualizuje stav zásob. Zároveň se data propisují do e-shopu nebo objednávek.
  Vhodné pro výrobní firmy, obchodní společnosti i samostatné logistické provozy.
   
• Personalistika a mzdy. Systém eviduje docházku, plánování směn, mzdové podklady a přehled o zaměstnancích. Personalisté mají k dispozici data pro řízení kapacit a vedení přehled o vytíženosti týmů.
  Využitelné ve firmách s větším počtem zaměstnanců i v provozech s vícesměnným režimem.
   
• Stavebnictví a zakázky. ERP umožňuje sledovat rozpočty staveb, skutečné náklady, subdodávky i průběh zakázky v reálném čase. Vedení má přehled o ziskovosti každé stavby a včas odhalí odchylky od plánu. Ideální pro stavební firmy, projekční kanceláře a realizační týmy.
   
• E-commerce. Systém propojuje e-shop, sklad, objednávky i fakturaci do jednoho toku. Objednávky se zpracovávají automaticky a vedení má přehled o tržbách, maržích i výkonnosti prodejních kanálů.
  Vhodné pro e-shopy všech velikostí, které chtějí růst bez zbytečné manuální práce.

ERP jako podpora řízení lidských zdrojů

ERP systém není jen o číslech a fakturách. Práce s daty pomáhá také řídit lidi, kapacity a výkon firmy.

Místo „pocitového“ náboru umožňuje například reagovat na vytížení zaměstnanců a výkon týmů.

👉 Pokud třeba výroba běží jen na 30 % kapacity a obchod nestíhá, ERP jasně ukáže, že je potřeba posílit obchodní tým, aby se nevyužitý potenciál proměnil v tržby.

ERP zároveň chrání firmu před závislostí na jednotlivcích.

Veškerá data, know-how i historie zakázek jsou uložené na jednom místě a patří firmě, ne konkrétním lidem. Digitalizace tak snižuje rizika a zajišťuje kontinuitu fungování firmy.

👉 Pokud klíčový zaměstnanec odejde nebo onemocní, práce se nezastaví a nový kolega se může rychle zapojit do fungujících procesů.
 

▶ 7 kroků, jak vybrat ERP systém ◀

Výběr ERP je strategické rozhodnutí. Cílem není pořídit „co nejvíc funkcí“, ale systém, který skutečně podpoří řízení firmy.

1. Krok: Definujte hlavní cíl ERP

Ujasněte si, co má ERP řešit jako první: Řízení zakázek, sklad a logistiku, výrobu, finance a účetnictví, nebo přehled o kapacitách lidí?

❗Bez jasného cíle se ERP snadno stane jen drahou databází.

2. Krok: Popište klíčové procesy

Vyberte několik nejdůležitějších procesů, které dnes firmu brzdí.

Například: objednávka → sklad → fakturace, zakázka → nákup → mzdy.

U každého procesu si poznamenejte:

• kde vznikají chyby
• kde se ztrácí čas
• kde chybí data pro rozhodování

3. Krok: Určete povinné a volitelné funkce

Abyste zabránili zbytečnému prodražení projektu, rozdělte požadavky na:

1. nezbytné (must have) – bez nich ERP nedává smysl
    
2. rozšiřující (nice to have) – lze řešit později

4. Krok: Prověřte integrace

ERP musí fungovat v ekosystému firmy.

Ověřte, zda se dokáže propojit s účetnictvím, CRM, e-shopem, docházkou, výrobními nebo skladovými systémy. 

💡 Čím víc hotových integrací, tím nižší náklady a rizika.

5. Krok: Vyberte vhodný typ řešení

Rozhodujte podle velikosti firmy, IT kapacit a plánovaného růstu.

• Cloudové ERP – rychlejší nasazení, nižší počáteční náklady.
• On-premise ERP – vyšší kontrola, ale větší nároky na správu.

6. Krok: Zhodnoťte dodavatele

Důležitý není jen software, ale i tým. Rovněž zkušenosti v oboru, kvalita implementace, školení uživatelů a dlouhodobá podpora. Špatná implementace znehodnotí i dobrý systém.

7. Krok: Počítejte s celkovými náklady

Neřešte jen cenu licence. Zahrňte také:
 

• analýzu a implementaci
   
• integraci
   
• migraci dat
   
• školení
   
• podporu a rozvoj

Kombinací těchto kroků získáte řešení, které podpoří růst vaší firmy a zlepší její každodenní řízení.
 

Jaká je cena integrace ERP systému v podniku?

Podle portálu Top10ERP se průměrná cena implementace ERP systému pohybuje mezi 205 000 až 3 080 000 Kč pro středně velké podniky. 

Pro malé firmy existují i dostupnější varianty.
 

👉 Například česko-slovenský software FLOWii nabízí mini ERP řešení již od 553 Kč/měsíčně na uživatele.
 

V současnosti je významným trendem propojovat ERP systémy s externími aplikacemi pomocí nástrojů jako Zapier, Make či n8n.

Když ERP řešení neobsahuje všechny potřebné funkce, firmy si jej jednoduše rozšíří prostřednictvím těchto platforem – jde o efektivní a cenově dostupné řešení.

Jaké jsou nejznámější ERP systémy v Česku?

ERP systémy se liší v rozsahu i ceně. Zde jsou tři nejznámější řešení:

FLOWii

• Jednoduché řešení ideální pro malé a střední podniky.
• Český software, lokalizovaný, s kvalitní podporou.
• Obsahuje CRM, fakturaci, docházku, úkoly, sklad i přehledy.

Microsoft Dynamics 365

• Mezinárodní lídr v oblasti ERP.
• Komplexní řešení pro velké firmy.
• Vyšší cena, ale velké možnosti přizpůsobení.

Oracle ERP Cloud

• Cloudový ERP pro náročné klienty.
• Vhodný pro velké korporace s více pobočkami.
• Vysoká úroveň bezpečnosti a automatizace.

Jaké základní pojmy se pojí s ERP

Zde je přehled základních pojmů spojených s ERP systémem.

1. Modul – funkční část ERP systému, například modul fakturace, skladového hospodářství nebo CRM.
    
2. Integrace – propojení různých oddělení a dat do jednoho systému.
    
3. Automatizace – zjednodušení a zrychlení opakujících se procesů.
    
4. Cloudové řešení – ERP běží online, bez nutnosti instalace.
    
5. Customizace – přizpůsobení systému konkrétním potřebám firmy.
    

Přejeme vám hodně štěstí s implementací ERP systému. Ať se stane skutečnou oporou vašeho podnikání!