Pracovní cesty bez chyb: Co musí zaměstnavatel vědět

Co je pracovní cesta

Zákoník práce používá pojem pracovní cesta, i když se v běžné řeči často používá také označení služební cesta.

👉 Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

👉 Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na pracovní cestu pouze na základě dohody s ním.

👉 Souhlas s pracovními cestami bývá často sjednán obecně už v pracovní smlouvě. Zaměstnavatel pak nemusí získávat nový souhlas před každou jednotlivou cestou. Z důvodu právní jistoty je vhodné mít souhlas zachycený písemně.
 

Zvláštní pravidla platí pro:
 

• těhotné zaměstnankyně
• zaměstnance pečující o dítě mladší než 9 let
• osamělé zaměstnance pečující o dítě mladší než 15 let
• zaměstnance, kteří převážně sami dlouhodobě pečují o osobu závislou na pomoci jiné osoby ve stupni II, III nebo IV.
   

Tito zaměstnanci mohou být vysláni na pracovní cestu mimo obec svého pracoviště nebo bydliště pouze se svým souhlasem.

👉 Nestačí přitom obecný souhlas uvedený v pracovní smlouvě ještě před vznikem důvodu zvláštní ochrany. Souhlas musí zaměstnanec udělit pro konkrétní pracovní cestu.
 

Pracovní cesta a cesta mimo pravidelné pracoviště

Pracovní cestu je potřeba odlišovat od cesty mimo pravidelné pracoviště.

👉 Pracovní cesta vede mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

👉 Cesta mimo pravidelné pracoviště může ale probíhat stále v rámci sjednaného místa výkonu práce, ale mimo obec pravidelného pracoviště.

Pravidelné pracoviště může být pro účely cestovních náhrad sjednáno nejvýše v rozsahu jedné obce.
 

• Pokud sjednáno není, považuje se za pravidelné pracoviště místo výkonu práce uvedené v pracovní smlouvě.
• Je-li místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, je pravidelným pracovištěm obec, ve které zaměstnanec nejčastěji začíná cesty za výkonem práce.
• Správné vymezení místa výkonu práce patří mezi důležité náležitosti pracovní smlouvy.
   

👉 Široce sjednané místo výkonu práce ovlivňuje, zda se konkrétní cesta považuje za pracovní cestu. Pro vznik práva na cestovní náhrady je však rozhodující také pravidelné pracoviště, protože náhrady náležejí i při cestě mimo pravidelné pracoviště.

Kdo zaměstnanci během pracovní cesty zadává práci

Během pracovní cesty zaměstnanec pracuje podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na cestu vyslal.
 

• Pokud zaměstnanec cestuje do jiné organizační složky nebo k jinému zaměstnavateli, může zaměstnavatel pověřit jiného vedoucího zaměstnance, aby zaměstnanci zadával pracovní úkoly a jeho práci organizoval, řídil a kontroloval.
• Rozsah pověření musí být vymezen a zaměstnanec s ním musí být seznámen.
• Jiný zaměstnavatel ale nemůže jménem vysílajícího zaměstnavatele například měnit pracovní smlouvu, dát zaměstnanci výpověď nebo s ním jinak právně jednat.

Tento postup není totéž jako dočasné přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli.

Dočasné přidělení se řídí jinými pravidly a vyžaduje samostatnou písemnou dohodu.
 

Co musí zaměstnavatel určit před pracovní cestou

Zaměstnavatel musí před pracovní cestou určit podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad.

Jde zejména o:
 

• dobu a místo zahájení cesty
• dobu a místo ukončení cesty
• místo plnění pracovních úkolů
• způsob dopravy
• způsob ubytování
• případné použití soukromého vozidla
   

Zaměstnavatel přitom musí přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Zaměstnavatel určí podmínky pracovní cesty předem písemně, zpravidla cestovním příkazem. Písemná forma se nevyžaduje pouze tehdy, jsou-li právo zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výše vzhledem k okolnostem nezpochybnitelné a zaměstnanec na písemném určení netrvá.

👉 Písemná forma není nutná pouze tehdy, jsou-li práva zaměstnance a jejich výše vzhledem k okolnostem nezpochybnitelné a zaměstnanec na písemném určení netrvá.

Na jaké cestovní náhrady má zaměstnanec právo

Zaměstnanci v pracovním poměru náležejí při pracovní cestě za zákonných podmínek zejména tyto cestovní náhrady:

• jízdních výdajů
• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny
• výdajů za ubytování
• zvýšených stravovacích výdajů neboli stravného
• nutných vedlejších výdajů
   

Nutnými vedlejšími výdaji mohou být například parkovné, dálniční poplatek, úschova zavazadel nebo jiný výdaj, který zaměstnanci vznikl v přímé souvislosti s pracovní cestou.

Zaměstnavatel nemůže zaměstnance v pracovním poměru jednostranně připravit o zákonné cestovní náhrady ani je snížit pod zákonné minimum.

👉 Soukromý zaměstnavatel může některé cestovní náhrady stanovit vyšší.

👉 Zaměstnavatelé ve státní a veřejné sféře se musí držet zákonných sazeb, rozpětí a limitů.

Cestovní náhrady u DPP a DPČ

U zaměstnanců pracujících na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti nevzniká právo na cestovní náhrady automaticky.

U zaměstnanců pracujících na DPP nebo DPČ musí být sjednáno právo na cestovní náhrady i pravidelné pracoviště. Výjimkou je DPP, podle níž má zaměstnanec vykonat pracovní úkol mimo obec svého bydliště; v takovém případě postačí sjednat právo na cestovní náhrady. 

👉 Výjimka se týká zaměstnance na DPP, který má vykonat pracovní úkol mimo obec svého bydliště. V takovém případě může stačit sjednání samotného práva na cestovní náhrady, i když pravidelné pracoviště sjednáno není.

Jak je to s pracovními cestami u OSVČ

U osoby samostatně výdělečně činné nejde o pracovní cestu podle zákoníku práce.

OSVČ není sama sobě zaměstnancem, proto si neposkytuje cestovní náhrady jako zaměstnanec.

Zákon o daních z příjmů však používá pojem pracovní cesta také u podnikatelů.

Výdaje související s cestou může OSVČ za stanovených podmínek zahrnout do daňových výdajů, pokud cesta prokazatelně souvisí s dosažením, zajištěním nebo udržením příjmů ze samostatné činnosti.

Může jít například o cestu:
 

• za zákazníkem
• na místo zakázky
• na obchodní jednání
• na odborné školení
• na veletrh nebo jinou oborovou akci
   

Konkrétní způsob uplatnění nákladů závisí zejména na tom, zda OSVČ uplatňuje skutečné výdaje, výdaje procentem z příjmů, nebo paušální výdaj na dopravu.

OSVČ uplatňující skutečné výdaje

OSVČ, která uplatňuje skutečné výdaje, může do daňových výdajů za zákonných podmínek zahrnout zejména:

• prokázané jízdné hromadnou dopravou
• výdaje za ubytování
• parkovné, dálniční poplatky a další nezbytné výdaje související s cestou
• výdaje související s použitím vozidla
• stravné při delší tuzemské nebo zahraniční pracovní cestě

Všechny výdaje musí souviset se samostatnou činností a OSVČ musí být schopna jejich oprávněnost doložit.

Stravné u OSVČ

Při tuzemské pracovní cestě může OSVČ uplatnit zvýšené výdaje na stravování pouze tehdy, trvá-li cesta v jednom kalendářním dni déle než 12 hodin.

V roce 2026 lze uplatnit nejvýše:

• 284 Kč při cestě trvající déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
• 442 Kč při cestě trvající déle než 18 hodin.

Při tuzemské cestě trvající nejvýše 12 hodin si OSVČ stravné jako samostatný daňový výdaj uplatnit nemůže.

Při zahraniční pracovní cestě lze za zákonných podmínek uplatnit zahraniční stravné a kapesné, nejvýše v rozsahu stanoveném pro zaměstnance odměňovaného platem.

Použití automobilu u OSVČ

Způsob uplatnění výdajů na automobil závisí především na tom, zda je vozidlo zahrnuto v obchodním majetku a na jakém právním základě ho OSVČ používá.

Vlastní automobil nezahrnutý v obchodním majetku

Pokud OSVČ použije vlastní silniční motorové vozidlo, které není a nikdy nebylo zahrnuto v jejím obchodním majetku, může uplatnit:

• základní náhradu za každý ujetý kilometr,
• náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

U osobního automobilu činí základní náhrada v roce 2026 nejvýše 5,90 Kč za kilometr.

Výdaje za pohonné hmoty lze stanovit podle skutečné doložené ceny nebo podle průměrných cen vyhlášených pro účely cestovních náhrad.

Pokud OSVČ použije cenu vyšší než vyhlášenou průměrnou cenu, musí ji doložit doklady o nákupu.

Automobil zahrnutý v obchodním majetku

Je-li automobil zahrnut v obchodním majetku, základní kilometrová náhrada se neuplatňuje.

Do daňových výdajů lze za obecných podmínek zahrnout skutečné výdaje související s provozem vozidla, například:

• pohonné hmoty,
• opravy a údržbu,
• pojištění,
• dálniční poplatky,
• parkovné,
• daňové odpisy.

Pokud se vozidlo používá také k soukromým účelům, lze do daňových výdajů zahrnout pouze část odpovídající jeho použití pro samostatnou činnost.

Automobil dříve zahrnutý v obchodním majetku

Pokud vlastní vozidlo v minulosti bylo zahrnuto v obchodním majetku, nelze u něj uplatnit základní kilometrovou náhradu. Uplatnit lze náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Obdobně se postupuje například u vozidla:

• které bylo u OSVČ předmětem finančního leasingu a úplata za leasing byla uplatňována jako daňový výdaj,
• používaného na základě smlouvy o výpůjčce,
• používaného na základě smlouvy o výprose.

Také v těchto případech lze zpravidla uplatnit náhradu za spotřebované pohonné hmoty, nikoli však základní kilometrovou náhradu.

Výdaje procentem z příjmů

Pokud OSVČ uplatňuje výdaje procentem z příjmů, nemůže si jízdné, ubytování, stravné, pohonné hmoty ani další výdaje spojené s pracovní cestou odečíst samostatně.

Všechny tyto náklady jsou již zahrnuty v příslušném procentuálním výdaji.

Výdaje procentem z příjmů je potřeba odlišovat od paušálního výdaje na dopravu.

Jde o dva rozdílné způsoby uplatnění daňových výdajů.

Paušální výdaj na dopravu

OSVČ uplatňující skutečné výdaje může za stanovených podmínek místo skutečných výdajů na dopravu využít paušální výdaj na dopravu.

Paušální výdaj činí:
 

• 5 000 Kč za vozidlo a celý kalendářní měsíc, pokud je vozidlo používáno výhradně k dosažení, zajištění nebo udržení zdanitelných příjmů,
• 4 000 Kč za vozidlo a celý kalendářní měsíc, pokud je vozidlo používáno také pro soukromé účely.
   

V měsíci, ve kterém OSVČ vozidlo pořídí nebo vyřadí, lze za zákonných podmínek uplatnit poměrnou část paušálního výdaje.

Paušál lze za zdaňovací období uplatnit nejvýše u tří vlastních nebo pronajatých silničních motorových vozidel. Vozidlo může být zahrnuto i nezahrnuto v obchodním majetku.

Podmínkou je, že OSVČ vozidlo ani po část příslušného kalendářního měsíce nepřenechá k užívání jiné osobě. Za přenechání se nepovažuje pracovní cesta vykonaná spolupracující osobou nebo zaměstnancem, který vozidlo nepoužívá také k soukromým účelům.

Pokud OSVČ u jednoho vozidla uplatní krácený paušál 4 000 Kč, považují se pro účely tohoto pravidla ostatní vozidla s paušálním výdajem za používaná výhradně k podnikání.

Které výdaje už paušál pokrývá

U vozidla, na které OSVČ uplatňuje paušální výdaj na dopravu, nelze samostatně uplatnit:

• výdaje na pohonné hmoty,
• parkovné při pracovní cestě,
• základní kilometrovou náhradu,
• náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Ostatní výdaje související s vozidlem, například opravy, pojištění nebo daňové odpisy, lze při splnění obecných podmínek uplatňovat samostatně.

U vozidla s kráceným paušálem 4 000 Kč se do daňových výdajů zahrnuje pouze 80 % ostatních výdajů souvisejících s vozidlem. V případě odpisovaného vozidla se uplatní také pouze 80 % daňových odpisů.

Způsob uplatnění paušálního výdaje na dopravu nelze u stejného vozidla v průběhu zdaňovacího období měnit na uplatnění skutečných výdajů na dopravu a naopak.

Záloha a vyúčtování pracovní cesty

Zaměstnavatel je povinen před pracovní cestou poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad.

Zálohu ale poskytovat nemusí, pokud se se zaměstnancem dohodne, že mu poskytnuta nebude.

Nedohodnou-li se zaměstnanec a zaměstnavatel na jiné lhůtě, musí zaměstnanec do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty:
 

• předložit písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad,
• vrátit nevyúčtovanou část zálohy. 

👉 Zaměstnavatel musí do 10 pracovních dnů od předložení dokladů cestovní náhrady vyúčtovat a zaměstnanci doplatit částku, na kterou mu vzniklo právo.

Jinou lhůtu je možné dohodnout se zaměstnancem. Zaměstnavatel ji ale nemůže jednostranně změnit pouze vnitřním předpisem.

Tuzemské stravné v roce 2026

Výše stravného se odvíjí od délky pracovní cesty v rámci jednoho kalendářního dne.

Soukromí zaměstnavatelé jsou vázáni spodní hranicí a mohou zaměstnanci přiznat také vyšší stravné. Zaměstnavatelé ve státní a veřejné sféře se musí pohybovat v uvedeném rozpětí.

➡ Krácení stravného za bezplatné jídlo u zaměstnanců 

Pokud zaměstnanec během pracovní cesty dostane bezplatné jídlo, na které finančně nepřispívá a které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, stravné se krátí. Konkrétní pravidla závisejí na typu zaměstnavatele.

U zaměstnavatelů, kteří nejsou uvedeni v § 109 odst. 3 zákoníku práce, může být stravné za každé bezplatné jídlo sníženo až o:

• 70 % při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin,
• 35 % při pracovní cestě trvající déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
• 25 % při pracovní cestě trvající déle než 18 hodin.

Zaměstnavatel může před pracovní cestou sjednat nebo určit nižší míru krácení. Pokud tak neučiní, použije se nejvyšší uvedené procento.

Při použití maximální míry krácení se stravné zcela vyčerpá, pokud zaměstnanec dostane:

• dvě bezplatná jídla při cestě trvající 5 až 12 hodin,
• tři bezplatná jídla při cestě trvající déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin.

Jestliže zaměstnavatel před cestou určí nižší míru krácení, může zaměstnanci část stravného zůstat i při poskytnutí uvedeného počtu jídel.

Použití soukromého auta při pracovní cestě

Při použití soukromého vozidla je důležité rozlišovat, zda zaměstnavatel s jeho použitím pouze souhlasil, nebo o jeho použití zaměstnance přímo požádal.

Jestliže zaměstnanec použije soukromé vozidlo pouze se souhlasem zaměstnavatele místo zaměstnavatelem určeného hromadného dopravního prostředku, náleží mu zpravidla jen náhrada odpovídající ceně jízdného za tento hromadný dopravní prostředek.

Pokud zaměstnanec použije soukromé vozidlo na žádost zaměstnavatele, náleží mu:
 

• základní náhrada za každý ujetý kilometr
• náhrada za spotřebované pohonné hmoty

Pro rok 2026 činí základní náhrada nejméně:
 

• 5,90 Kč/km u osobního silničního motorového vozidla
• 1,60 Kč/km u jednostopého vozidla nebo tříkolky

Při použití přívěsu se sazba základní náhrady zvyšuje nejméně o 15 %.

U nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru náleží zaměstnanci nejméně dvojnásobek sazby pro osobní vozidlo, tedy 11,80 Kč/km.

➡ Průměrné ceny pohonných hmot v roce 2026

Pokud zaměstnanec neprokáže cenu pohonné hmoty dokladem o nákupu, použije se při výpočtu náhrady průměrná cena stanovená vyhláškou:
 

• benzin automobilový 95 oktanů: 34,70 Kč/l
• benzin automobilový 98 oktanů: 39 Kč/l
• motorová nafta: 44,50 Kč/l
• elektřina: 7,20 Kč/kWh
   

👉 Průměrná cena motorové nafty činila od 1. ledna do 31. května 2026 původně 34,10 Kč/l. Od 1. června 2026 byla vyhláškou č. 78/2026 Sb. zvýšena na 44,50 Kč/l.

Při vyúčtování je proto potřeba použít sazbu platnou v době konkrétní pracovní cesty.

Průměrné ceny pohonných hmot nejsou pouze orientační. Jde o zákonné náhradní hodnoty, které se použijí, pokud zaměstnanec skutečnou cenu pohonné hmoty hodnověrně neprokáže.

Spotřeba se vypočítává podle údajů uvedených v technickém průkazu nebo v osvědčení o registraci použitého vozidla.

Pracovní cesta o víkendu

Pracovní cesta může začít, skončit nebo pokračovat také během víkendu.

Pokud cesta trvá i v sobotu nebo v neděli, zaměstnanci mohou za tyto dny náležet cestovní náhrady bez ohledu na to, zda v nich skutečně pracuje. Rozhodující je, že pracovní cesta stále trvá.
 

• Jinak se postupuje, pokud byla cesta předem přerušena z osobních důvodů zaměstnance. Za dobu dohodnutého přerušení mu stravné nepřísluší.
• Zaměstnavatel nemusí hradit ani ubytování za dobu soukromého přerušení, přestože ho zaměstnanec musel vzhledem k rezervaci zaplatit.
   

Pokud zaměstnanec o víkendu také pracuje, musí zaměstnavatel dodržet pravidla pro práci ve dnech pracovního klidu, odpočinek a případné příplatky.
 

Je cestování během pracovní cesty pracovní dobou?

Samotná doba cestování se automaticky nepovažuje za pracovní dobu.

Rozhodující je, zda zaměstnanec během cesty skutečně plní pracovní úkoly a zda cestování zasahuje do jeho rozvržené směny.

➡ Cesta během směny

Pokud zaměstnanec během cesty nepracuje, ale cestování spadá do jeho rozvržené směny, jde o překážku v práci na straně zaměstnavatele.

Mzda nebo plat se zaměstnanci za tuto dobu nekrátí. Jestliže by mu kvůli způsobu odměňování mzda ušla, náleží mu náhrada ve výši průměrného výdělku.

➡ Cesta mimo směnu

Jestliže zaměstnanec pouze cestuje mimo svou rozvrženou směnu a neplní během cesty pracovní úkoly, nejde o pracovní dobu ani o práci přesčas.

Za samotný čas strávený cestováním mu proto nevzniká právo na mzdu ani na příplatek za práci přesčas.

Tím ale není dotčeno jeho právo na cestovní náhrady, například jízdní výdaje nebo stravné.

➡ Práce během cesty

Pokud zaměstnanec během cesty podle pokynů zaměstnavatele skutečně pracuje, například vyřizuje pracovní úkoly ve vlaku, jde zpravidla o pracovní dobu.

Pokud jsou splněny zákonné podmínky a práce probíhá mimo rozvrženou směnu, může jít také o práci přesčas.

Zaměstnavatel by měl pracovní cesty správně zohlednit také v evidenci pracovní doby. Zaměstnavatel musí v evidenci pracovní doby správně zachytit zejména odpracovanou směnu a případnou práci přesčas. Dobu pouhého cestování je vhodné evidovat odděleně alespoň pro správné posouzení mzdy, překážek v práci a cestovních náhrad.

Na co by zaměstnavatel neměl zapomenout?
 

1. Ověřit, zda zaměstnanec s pracovními cestami souhlasil.
2. Zkontrolovat, zda u zaměstnance není nutný souhlas s konkrétní cestou.
3. Předem určit podmínky pracovní cesty.
4. Rozhodnout, jaký dopravní prostředek zaměstnanec použije.
5. U soukromého auta rozlišit souhlas zaměstnavatele a jeho přímou žádost.
6. Poskytnout zaměstnanci zálohu, pokud se nedohodnou jinak.
7. Použít sazby stravného a pohonných hmot platné v době pracovní cesty.
8. Správně rozlišit cestování, výkon práce a případnou práci přesčas.
9. U zahraniční cesty prověřit také pravidla vysílání pracovníků a sociálního zabezpečení.