Hlavní oblasti vedení mzdové agendy

Mzdová agenda

Povinnost vedení personální a mzdové agendy zaměstnavateli vzniká při nástupu prvního zaměstnance. Je klíčové mít správně zvolený personální systém a efektivní evidenci docházky.

Vedení mzdové agendy není jen měsíční příprava mezd zaměstnanců. Do mzdové agendy může spadat i příprava dokumentů, tedy od přípravy nástupních dokumentů zaměstnance, vedení jeho osobní složky, až po přípravu výstupní dokumentace, včetně zápočtového listu. 

Jedna mzdová účetní zvládne zajistit mzdovou agendu pro 400-500 zaměstnanců. Je nutné počítat s tím, že i vaše mzdová účetní musí čerpat dovolenou a občas může i onemocnět. 

Pojďme se podívat, jak může vypadat mzdová agenda krok za krokem rozdělená na jednotlivé části života zaměstnance ve společnosti. Mezi nejdůležitější oblasti mzdové agendy patří: 

Nástup zaměstnance

• Příprava pracovních smluv, dohod o provedení práce nebo o pracovní činnosti;
• Vedení osobní složky zaměstnance; 
• Přihlášení pracovníků ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění. 

Denní aktivity

• Překážky na straně zaměstnance i zaměstnavatele; 
• Kontrola a evidence docházky; 
• Kontrola přestávky mezi směnami, v rámci týdne a podobně; 
• Dovolená - nároky, krácení; 
• Komunikace se zaměstnanci a zodpovídání jejich dotazů. 

Měsíční aktivity

• Výpočet měsíční mzdy každého zaměstnance s přihlédnutím k slevám, srážkám, exekucím a podobně; 
• Příprava výplatní pásky včetně vyhotovení příkazů k úhradě plateb na účty zaměstnanců;
• Zajištění odvodů sociálního a zdravotního pojištění včetně zasílání měsíčních mzdových přehledů;
• Výpočet srážek daní a odvodů; 
• Hlídání konce zkušební doby zaměstnanců; 
• Zpracování pravidelných reportů pro instituce; 
• Správa mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění. 

Pravidelné vzdělávání mzdové účetní nejen na novinky, ale i v oblasti práce s interním systémem, komunikace s problematickými zaměstnanci a další. 

Roční aktivity

• Roční zúčtování daní a související agenda (aktualizace osobní složky zaměstnance, vyplnění Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti neboli “růžovky”, zanesení změn a další); 
• Zpracování pravidelných reportů pro instituce; 
• Mzdový audit. 

Ukončení pracovního poměru zaměstnance

• Příprava pracovně-právních dokumentů nutných pro ukončení pracovního poměru; 
• Odhlášení pracovníků ze zdravotního a sociálního pojištění. 

Ke zpracování mzdové agendy můžete využít interní zdroje nebo se můžete rozhodnout pro outsourcing mezd. Oblast outsourcingu, včetně outsourcingu mezd, jsme probrali v článku Kdy a s čím vám pomůže personální agentura?.

Publikováno 5. prosince 2022