Již před nástupem, onboardingem, nového kolegy je nutné z pohledu personálního oddělení udělat řadu kroků, aby nově nastupující kolega měl vše připravené. Poradíme, jak naplánovat onboarding a adaptační proces, aby nováček měl pocit, že je vítaný, je součástí společnosti a týmu, a vysoká úroveň motivace mu vydržela.
Onboarding nového kolegy
Onboarding zaměstnanců neboli organizační socializace je individuální a interně nastavený proces každé společnosti. Onboarding je proces nástupu nového kolegy.
Cílem onboardingu je vybudovat v novém kolegovi silnou vazbu ke společnosti, týmu a pozici, kterou bude zastávat. Bezesporu je cílem onboardingu také získání nezbytných znalostí, dovednosíi a modelů chování, aby se nový kolega stal spokojeným a efektivním členem společnosti.
Některé společnosti pro onboarding využívají speciální software. Onboarding software obsahuje seznam kroků pro úspěšný onboarding nového kolegy, upomínky na hodnocení nejen zkušební doby, ale celého pracovního života zaměstnance.
Onboarding plán
Oddělení věnující se náboru zaměstnanců splnilo svůj úkol, tedy výběr a přijímání zaměstnanců, a vy tak máte nového kolegu. Připravte si individuální onboarding plán pro každého, každý nastupuje na jinou pozici, má jiná očekávání.
Základní struktura onboarding plánu
- Komunikujte s novým kolegou - nováček přijal vaši pracovní nabídku, běží mu výpovědní lhůta ve stávajícím zaměstnání. Ideální čas pogratulovat za personální oddělení, nasdílet zajímavé informace, které by si měl nováček nastudovat. Pokud i před nástupem je plánována firemní akce, nováčka pozvěte a seznamte ho se zástupci společnosti a týmu, do kterého bude nastupovat.
- Informace pro nováčka - nově nastupujícímu kolegovi zašlete uvítací email se základními instrukcemi ohledně prvního dne v práci. Kromě základních informací v kolik, kde a u koho se má hlásit, uveďte, jaké s sebou má přinést dokumenty, kdy bude absolvovat pracovně-lékařskou prohlídku, ani informace o dress code nejsou nadbytečné. Připojte i kontakt na vás.
- Naplánujte první dny - z pozice HR zorganizujte první dny nového kolegy, od pracovně-právní administrativy (zadání nového kolegy do interního systému, zajištění přístupů, pracovní smlouvy a jejího podpisu, seznámení se směrnicemi, atd.), přes zasedací místnost, kde bude nováček sedět, než se připojí k týmu. Zkontrolujte, že jeho manažer je na nástup připravený - informoval svůj tým, připravil setkání, pracovní vybavení a další potřebné věci. Je úkolem nadřízeného pracovníka, aby připravil adaptační plán a adaptace nových zaměstnanců proběhla dle očekávání obou stran.
- Kontrola procesu adaptace zaměstnanců - nastavte si upomínku, abyste v průběhu zkušební doby a před jejím uplynutím zkontrolovali, jak adaptace pracovníků probíhá a zda je vše v pořádku jak na straně nového kolegy, tak i z pohledu jeho vedoucího.
Adaptace nového kolegy
Adaptační proces je stejně jako onboarding individuální a v každé společnosti odlišný, v rámci jedné společnosti může být odlišný pro různé typy pracovních pozic. Adaptace nováčka může trvat několik dnů nebo i několik týdnů.
Základní struktura adaptačního plánu
- Pravidelné schůzky - manažer nováčka by měl mít naplánované pravidelné schůzky, kde kromě denní operativy a případných nejasností bude řešit i spokojenost nováčka se společností, pracovní náplní, spoluprací s ostatními kolegy.
- Buddy - je vhodné novému kolegovi přiřadit buddyho, zkušeného kolegu, který bude mít jeho proces adaptace na starosti, zasvětí nováčka do práce, pomůže s navázáním kontaktů, zodpoví dotazy. Pro buddyho toto může být rozvojovou aktivitou.
- Školení - od povinných, zákonných školení po ta, která nováček bude k výkonu své práce potřebovat. Součástí školení nebo zaškolení může být stínování zkušeného kolegy. Hodně společností v prvních dnech poskytuje nováčkům “kolečko po společnosti”, kde se nováček seznámí se všemi odděleními, naváže kontakty.
Co následuje po adaptaci
Po ukončení adaptačního procesu je nutné jeho vyhodnocení, se kterým zaměstnance seznámíte. Následuje osobní rozvojový plán, který by měl mít každý zaměstnanec, aby věděl, co se od něj očekává, jak budete postupovat při hodnocení pracovního výkonu, který odvede.
Nováček ve zkušební době odchází
Pokud se nový kolega rozhodl ukončit svůj pracovní poměr ve zkušební době, požádejte ho o schůzku a zpětnou vazbu. Cílem je zjistit, proč odchází, a co byste mohli udělat pro to, aby své rozhodnutí změnil.
Jestli je nováček už přesvědčený, že vaše společnost pro něj není ta pravá, požádejte o upřímnou zpětnou vazbu, co byste měli dělat jinak, aby další nováček dostal kompletní servis. Pokládejte otázky, které vám pomohou proces onboardingu a adaptace vylepšit.
- Inzerát a výběrové řízení - zeptejte se, zda odpovídal popis pozice v inzerátu realitě, zda dostal nováček v průběhu výběrového řízení správné informace ohledně náplně, týmu a podobně?
- Onboarding proces - jak jej odcházející kolega hodnotí, co se mu líbilo, co by změnil.
- Adaptační proces - jak se mu nadřízený věnoval, jak hodnotí přiděleného buddyho, dostal všechna školení, měl veškeré potřebné vybavení k práci?
Kolegové, kteří odcházejí ze společnosti, jsou většinou velmi upřímní, a dozvíte se spoustu zajímavých věcí. Vše je nutné nejprve ověřit, zda se dané informace zakládají na pravdě.
Získané informace proberte s nadřízeným a připravte společně plán, jak eliminovat nedostatky.
Na co nezapomenout
Onboarding i adaptace jsou procesy, které musí být v každé společnosti individuálně nastaveny. Vyšší vedení společnosti by mělo být zapojeno (například při hromadných náborech nováčky přivítat, s novým kolegou se setkat a zeptat se, jak se mu ve společnosti líbí a jak by zástupci vyššího vedení mohli pomoci).
Jen se správně fungujícím onboarding a adaptačním procesem získáte motivované, stabilní, efektivně pracující zaměstnance, kteří se podílí na tvorbě vaší firemní kultury.
Onboarding a adaptace neleží na bedrech personálního oddělení, je ve společném zájmu, aby nový kolega, do kterého se již investovalo tolik času a peněz, byl ve své roli úspěšný. Personální oddělení vše koriguje a nabízí možné cesty, kterými se nadřízený nebo vedení společnosti může vydat, aby firemní onboarding a adaptace byly úspěšnými procesy.
Publikováno 21. prosince 2022
To nejzajímavější vám zašleme
Coweo Technologies s.r.o, jakožto provozovatel portálu JenPráce.cz, bude jako správce
uchovávat vámi uvedený e-mail, na který vám budeme zasílat zajímavosti a tipy ze světa
práce. Přihlášením k odběru souhlasíte se Zpracováním
osobních údajů a Obchodními
podmínkami pro uživatele aplikace JenPráce.cz.
Zaregistrováním se k odběru zajímavosti a tipů ze světa práce na e-mail udělujete správci své osobní
údaje za účelem zasílání informací. V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte příslušná
práva: (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu či doplnění nepřesných nebo nepravdivých osobních
údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly
shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistíte-li, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení
zpracování osobních údajů ve zvláštních případech (v) na přenositelnost údajů a (vi) vznést námitku, po
níž zpracování vašich osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné
důvody pro zpracování, jež převažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami zejména, je-li důvodem
případné vymáhání právních nároků a (vii) obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Další informace o zpracování údajů společností Coweo Technologies s.r.o., se sídlem Škrétova 490/12,
Vinohrady, 120 00 Praha 2, IČ 05157552 poskytuje pověřenec pro ochranu osobních údajů
poverenec@everyregard.one, informace jsou k dispozici na
Zásady ochrany osobních údajů.
