Jak připravit úspěšný onboarding a adaptaci

Již před nástupem, onboardingem, nového kolegy je nutné z pohledu personálního oddělení udělat řadu kroků, aby nově nastupující kolega měl vše připravené. Poradíme, jak naplánovat onboarding a adaptační proces, aby nováček měl pocit, že je vítaný, je součástí společnosti a týmu, a vysoká úroveň motivace mu vydržela. Ukážeme vám, jaké jsou nejčastější chyby v onboardingu nového člena týmu, a jak se těmto chybám vyhnout.

Onboarding nového kolegy

Onboarding zaměstnanců neboli organizační socializace je individuální a interně nastavený proces každé společnosti. Onboarding je proces nástupu nového kolegy. 

Cílem onboardingu je vybudovat v novém kolegovi silnou vazbu ke společnosti, týmu a pozici, kterou bude zastávat. Bezesporu je cílem onboardingu také získání nezbytných znalostí, dovednosíi a modelů chování, aby se nový kolega stal spokojeným a efektivním členem společnosti. 

Některé společnosti pro onboarding využívají speciální software. Onboarding software obsahuje seznam kroků pro úspěšný onboarding nového kolegy, upomínky na hodnocení nejen zkušební doby, ale celého pracovního života zaměstnance. 

Co je potřeba připravit před nástupem nového kolegy

Nástup nového kolegy do týmu je důležitým momentem pro jakoukoli společnost. Správná příprava před příchodem nového zaměstnance může výrazně ovlivnit jeho první dojem, následnou efektivitu v práci a také spolupráci s ostatními kolegy. 

Pojďme se podívat na základní kroky, které by měly být provedeny před nástupem nového kolegy, aby byla jeho integrace co nejúspěšnější:

  1. Vytvoření onboarding plánu a plánu adaptace: Během prvních chvil by se nový kolega měl dozvědět, kdo je jeho nadřízený, kdo z týmu bude jeho buddy, jaký je plán na následující dny; 
  2. Příprava pracovního místa: Ujistěte se, že pracovní místo nového kolegy je připraveno a plně vybaveno (nový kolega bude mít přístup k počítači, telefonu, případně jiným potřebným nástrojům a materiálům); 
  3. Komunikace s týmem: Informujte svůj tým o tom, že nový kolega přijde a jaká bude jeho role. Podpořte pozitivní přístup a otevřenost vůči novému členovi týmu. Je důležité, aby buddy nového kolegy měl časovou i znalostní kapacitu se nováčkovi dostatečně věnovat;
  4. Příprava výukových materiálů: Připravte případné výukové materiály, které mohou novému kolegovi pomoci lépe se seznámit s pracovními procesy, politikami a systémy ve vaší organizaci; 
  5. Plánování schůzek s klíčovými lidmi: Naplánujte setkání s kolegy, se kterými bude nový kolega pravděpodobně spolupracovat; 
  6. Představení firemní kultury a hodnot: Novému kolegovi představte firemní kulturu, hodnoty a normy ve vaší společnosti. Nováček lépe porozumí firemnímu prostředí; 
  7. Zajištění potřebných školení: Zajistěte, aby nový kolega dostal všechna školení, které k výkonu své práce bude potřebovat;
  8. Poskytnutí informací o benefitech: Informujte nového kolegu o všech dostupných benefitech, jako jsou zdravotní pojištění, stravenky, firemní akce atd. Poskytněte mu také informace o tom, kde hledat podporu v případě potřeby; 
  9. Zajištění plynulého procesu onboardingu: Ujistěte se, že veškeré administrativní úkony jsou vyřízeny včas a že onboardingový proces nového kolegy probíhá plynule a efektivně. Pravidelně jako HR partner nového kolegy na proces onboardingu dohlížejte, ptejte se na zpětnou vazbu a poskytuje pomoc, je-li třeba. 

Dodržení těchto kroků a pečlivá příprava před nástupem nového kolegy může výrazně usnadnit jeho integraci do týmu a přispět k jeho úspěchu v práci

Zjistěte možnosti inzerce

Onboarding plán

Oddělení věnující se náboru zaměstnanců splnilo svůj úkol, tedy výběr a přijímání zaměstnanců, a vy tak máte nového kolegu. Připravte si individuální onboarding plán pro každého, každý nastupuje na jinou pozici, má jiná očekávání.  

Základní struktura onboarding plánu

  • Komunikujte s novým kolegou - nováček přijal vaši pracovní nabídku, běží mu výpovědní lhůta ve stávajícím zaměstnání. Ideální čas pogratulovat za personální oddělení, nasdílet zajímavé informace, které by si měl nováček nastudovat. Pokud i před nástupem je plánována firemní akce, nováčka pozvěte a seznamte ho se zástupci společnosti a týmu, do kterého bude nastupovat. 
  • Informace pro nováčka - nově nastupujícímu kolegovi zašlete uvítací email se základními instrukcemi ohledně prvního dne v práci. Kromě základních informací v kolik, kde a u koho se má hlásit, uveďte, jaké s sebou má přinést dokumenty, kdy bude absolvovat pracovně-lékařskou prohlídku, ani informace o dress code nejsou nadbytečné. Připojte i kontakt na vás. 
  • Naplánujte první dny - z pozice HR zorganizujte první dny nového kolegy, od pracovně-právní administrativy (zadání nového kolegy do interního systému, zajištění přístupů, pracovní smlouvy a jejího podpisu, seznámení se směrnicemi, atd.), přes zasedací místnost, kde bude nováček sedět, než se připojí k týmu. Zkontrolujte, že jeho manažer je na nástup připravený - informoval svůj tým, připravil setkání, pracovní vybavení a další potřebné věci. Je úkolem nadřízeného pracovníka, aby připravil adaptační plán a adaptace nových zaměstnanců proběhla dle očekávání obou stran. 
  • Kontrola procesu adaptace zaměstnanců - nastavte si upomínku, abyste v průběhu zkušební doby a před jejím uplynutím zkontrolovali, jak adaptace pracovníků probíhá a zda je vše v pořádku jak na straně nového kolegy, tak i z pohledu jeho vedoucího. 

Jaký zvolit onboarding plán?

Individuálně postavený na míru nově přicházejícího kolegy. Můžete samozřejmě “oprášit” předchozí onboarding plán, ale určitě jej revidujte - aby obsahoval aktuální informace, byl ušitý na míru. 

Nepovedený onboarding

Stálo vás hodně času, úsilí a peněz nového kolegu do společnosti přijmout. Stejnou intenzitu je potřeba věnovat i onboardingu a adaptaci, aby vaše dosavadní snaha nepřišla vniveč.

Ukážeme si nejčastější chyby, kterých se některé společnosti při onboardingu nových zaměstnanců dopouštějí, a řekneme si, jak se jim vyhnout:

  1. Nedostatečná příprava: Nejčastější chybou je nedostatečná příprava na nástup nového kolegy. Od “drobností” jako je nepřipravené pracovní místo a narychlo vymýšlíte, kam nového kolegu posadit. Nedostatečná komunikace s týmem, který nemá informaci o tom, že nový kolega bude nastupovat, mohou vztahy na pracovišti nenávratně zničit.
  2. Chybějící onboarding plán: Mnohdy se stává, že společnost nemá jasný onboardingový plán, nebo se tímto plánem neřídí. Toto může vést ke ztrátě motivace nového kolegy, chybí vám nástroj, jak hodnotit výkonnost nového kolegy; 
  3. Nedostatek komunikace: Nedostatek komunikace s novým kolegou ohledně jeho role, očekávání a firemní kultury může vést k nedorozuměním a nedostatečné integraci;
  4. Nedostatečná podpora a chybějící buddy: Neposkytnutí adekvátní podpory a buddyho novému kolegovi může vést k pocitu izolace a neschopnosti plně se zapojit do práce; 
  5. Nedostatečné školení: Nedostatečné zaškolení nového kolegy v pracovních procesech, systémech a nástrojích může vést k jeho frustraci a snížené efektivitě v práci; 
  6. Neposkytnutí zpětné vazby: Nedostatek zpětné vazby a pravidelného hodnocení nového kolegy může vést k tomu, že nováček neví, v jakých oblastech se mu daří naplňovat očekávání a opomenutí oblastí, ve kterých potřebuje podporu nebo další školení.

Pro úspěšný onboarding nového kolegy je klíčové mít jasný plán, komunikovat s novým zaměstnancem a poskytnout mu podporu a školení potřebné k úspěchu v práci. Naše doporučení pro vás - poučte se z výše uvedených chyb, investujte do správné adaptace nových členů týmu a to nejen ve prospěch nováčka, týmu, ale celé vaší společnosti

Adaptace nového kolegy

Adaptační proces je stejně jako onboarding individuální a v každé společnosti odlišný, v rámci jedné společnosti může být odlišný pro různé typy pracovních pozic. Adaptace nováčka může trvat několik dnů nebo i několik týdnů. 

Základní struktura adaptačního plánu

  • Pravidelné schůzky - manažer nováčka by měl mít naplánované pravidelné schůzky, kde kromě denní operativy a případných nejasností bude řešit i spokojenost nováčka se společností, pracovní náplní, spoluprací s ostatními kolegy.  
  • Buddy - je vhodné novému kolegovi přiřadit buddyho, zkušeného kolegu, který bude mít jeho proces adaptace na starosti, zasvětí nováčka do práce, pomůže s navázáním kontaktů, zodpoví dotazy. Pro buddyho toto může být rozvojovou aktivitou. 
  • Školení - od povinných, zákonných školení po ta, která nováček bude k výkonu své práce potřebovat. Součástí školení nebo zaškolení může být stínování zkušeného kolegy. Hodně společností v prvních dnech poskytuje nováčkům “kolečko po společnosti”, kde se nováček seznámí se všemi odděleními, naváže kontakty. 

Co následuje po adaptaci

Po ukončení adaptačního procesu je nutné jeho vyhodnocení, se kterým zaměstnance seznámíte. Následuje osobní rozvojový plán, který by měl mít každý zaměstnanec, aby věděl, co se od něj očekává, jak budete postupovat při hodnocení pracovního výkonu, který odvede.

Nováček ve zkušební době odchází

Pokud se nový kolega rozhodl ukončit svůj pracovní poměr ve zkušební době, požádejte ho o schůzku a zpětnou vazbu. Cílem je zjistit, proč odchází, a co byste mohli udělat pro to, aby své rozhodnutí změnil. 

Jestli je nováček už přesvědčený, že vaše společnost pro něj není ta pravá, požádejte o upřímnou zpětnou vazbu, co byste měli dělat jinak, aby další nováček dostal kompletní servis. Pokládejte otázky, které vám pomohou proces onboardingu a adaptace vylepšit.

  • Inzerát a výběrové řízení - zeptejte se, zda odpovídal popis pozice v inzerátu realitě, zda dostal nováček v průběhu výběrového řízení správné informace ohledně náplně, týmu a podobně?
  • Onboarding proces - jak jej odcházející kolega hodnotí, co se mu líbilo, co by změnil. 
  • Adaptační proces - jak se mu nadřízený věnoval, jak hodnotí přiděleného buddyho, dostal všechna školení, měl veškeré potřebné vybavení k práci? 

Kolegové, kteří odcházejí ze společnosti, jsou většinou velmi upřímní, a dozvíte se spoustu zajímavých věcí. Vše je nutné nejprve ověřit, zda se dané informace zakládají na pravdě. 

Získané informace proberte s nadřízeným a připravte společně plán, jak eliminovat nedostatky. 

Objevte možnosti inzerce

Na co nezapomenout

Onboarding i adaptace jsou procesy, které musí být v každé společnosti individuálně nastaveny. Vyšší vedení společnosti by mělo být zapojeno (například při hromadných náborech nováčky přivítat, s novým kolegou se setkat a zeptat se, jak se mu ve společnosti líbí a jak by zástupci vyššího vedení mohli pomoci). 

Jen se správně fungujícím onboarding a adaptačním procesem získáte motivované, stabilní, efektivně pracující zaměstnance, kteří se podílí na tvorbě vaší firemní kultury.

Onboarding a adaptace neleží na bedrech personálního oddělení, je ve společném zájmu, aby nový kolega, do kterého se již investovalo tolik času a peněz, byl ve své roli úspěšný. Personální oddělení vše koriguje a nabízí možné cesty, kterými se nadřízený nebo vedení společnosti může vydat, aby firemní onboarding a adaptace byly úspěšnými procesy.

 

Aktualizováno 9. dubna 2024

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Jak připravit úspěšný onboarding a adaptaci

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Co personalista musí znát o odborové organizaci

Co personalista musí znát o odborové organizaci

Získejte základní přehled o odborech, ať již ve vaší společnosti působí odborová organizace, nebo předpokládáte, že bude v dohledné době založena. Shrnuli jsme základní informace o tom, co to je odborová organizace a jaké má vůči ní zaměstnavatel…
Zaměstnavatel nechce převzít výpověď

Zaměstnavatel nechce převzít výpověď

Ukážeme vám, kdo může ve společnosti výpověď převzít, a dva způsoby, jak si nechat přijetí výpovědi zaměstnavatelem potvrdit. Poradíme vám, jak postupovat, pokud váš zaměstnavatel odmítl převzít výpověď.
Jak správně změnit délku pracovní doby

Jak správně změnit délku pracovní doby

Potřebujete zaměstnanci změnit pracovní dobu? Pokud je pracovní doba součástí pracovní smlouvy, potřebujete souhlas dotčeného zaměstnance. Je-li pracovní doba určena vnitřní směrnicí, můžete délku pracovní doby změnit. Pojďte se s námi na jednotlivé…
Doporučující dopis od zaměstnavatele

Doporučující dopis od zaměstnavatele

Doporučující dopis do zaměstnání může být klíčový při rozhodování vašeho nového zaměstnavatele. Z dopisu zjistí, jaké jsou vaše silné stránky, na jakých projektech jste pracovali, jak jste zapadli do současného týmu a mnohem více.
Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Výhody a nevýhody sdíleného pracovního místa

Víte, že novela zákoníku práce přinesla sdílené pracovní místo? Sdílení pracovního místa znamená, že minimálně dva zaměstnanci se střídají na stejném pracovním místě a dohromady svými částečnými úvazky pokryjí pracovní úvazek celý. Představíme vám…
Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Vaše práva při zrušení dovolené zaměstnavatelem

Zaměstnavatel určuje čerpání dovolené svých zaměstnanců. Zjistěte, kdy může zaměstnavatel zrušit dovolenou, i tu, kterou již máte zaplacenou, nebo vás v průběhu dovolené z ní odvolat zpět do práce. Ukážeme vám, co všechno následně zaměstnavatel musí…
Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Co dělat, když vám zaměstnavatel nezaplatil

Poradíme vám, co dělat, když zaměstnavatel neplatí mzdu a co dělat, když zaměstnavatel neplatí sociální a zdravotní pojištění. Nevyplacená nemocenská? I s tím vám poradíme. Dozvíte se také, jak správně podat stížnost na zaměstnavatele.
Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Půjčka zaměstnanci jako benefit společnosti

Zvažujete nový benefit pro své zaměstnance? Co například půjčka pro zaměstnance! Zjistěte, jaké typy půjček můžete zaměstnancům poskytnout, jaké jsou daňové dopady jednotlivých typů půjček.
Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele

Poradíme vám, jak podat insolvenční návrh na zaměstnavatele, který vám například nevyplácí vaši mzdu nebo odstupné. Máte dvě možnosti, jak své peníze získat zpět. V článku najdete i vzor insolvenčního návrhu.
Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Proč mít připravenou pracovní náplň + VZOR

Pracovní náplň, se kterou zaměstnance prokazatelně seznámíte, vám pomůže s určením konkrétních povinností, které má zaměstnanec zastávat. Poradíme, kdo pracovní náplň připravuje, v jakých případech ji může zaměstnavatel změnit či doplnit. Získáte…
Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Chcete si přivydělat a máte dvě zaměstnání? Můžete mít ke své pracovní smlouvě uzavřenou dohodu u svého stávajícího zaměstnavatele, pokud práce na dohodu bude jiná než ta, kterou děláte na základě pracovní smlouvy. Nebo můžete mít zaměstnavatele dva…
Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Zjistěte, kdy je absence zaměstnance považována za neomluvenou, jak správně má zaměstnanec svou nepřítomnost v práci omlouvat a jaké kroky zaměstnavatel může uskutečnit.

Podívejte se i na naše pracovní nabídky:

  • Nišovice
  • Šumava, a.s.
  • od 30 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 27. února
  • Bělušice, Most
  • K&W manual assembly s.r.o.
  • 30 000 – 35 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 28. března
  • Stará Huť
  • LOVE LIFE s.r.o.
  • od 18 900 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 1. března
  • Kardašova Řečice
  • Miroslav Turek
  • od 25 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 2. dubna
  • Valašské Meziříčí
  • REXGLAS s.r.o.
  • 35 000 – 43 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 4. dubna
  • Karlovy Vary
  • V-mark Plus s.r.o.
  • od 18 900 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 19. února
  • Nové Město, Praha
  • 6S ENTERTAINMENT CZ s. r. o.
  • 27 000 – 29 000 Kč
  • Plný úvazek, Zkrácený úvazek
  • Vhodné pro absolventy
    Benefity:
  • Finanční bonusy / prémie
  • Kariérní růst
  • Firemní akce
  • Slevy na firemní zboží
  • Příspěvek na stravování
  • Přátelské prostředí
  • Relax zóna
  • Občerstvení na pracovišti
Zveřejněno: 21. dubna
  • Zahrádky, Jindřichův Hradec
  • Lom Horní Dvorce, s.r.o.
  • od 20 000 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 23. ledna
  • Pavlov, Kladno
  • JUTAP s.r.o.
  • od 19 500 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 28. února
  • Brno
  • oncomed manufacturing a.s.
  • 30 000 – 32 000 Kč
  • Plný úvazek
    Benefity:
  • Dovolená navíc
  • Sickdays
  • Finanční bonusy / prémie
  • Firemní akce
  • Pružná pracovní doba
  • Pracovní zařízení (mobil, PC, notebook...)
  • Vzdělávací kurzy
  • Příspěvek na stravování
  • Příspěvek na volný čas
  • Příspěvek na spoření / pojištění
Zveřejněno: 19. dubna
Nutně vás hledají
  • Jince
  • Základní škola a Mateřská škola Jince
  • 32 820 – 42 780 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 22. dubna
  • Chroustovice
  • Odborné učiliště Chroustovice, Zámek 1
  • 27 500 – 29 500 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 19. dubna
  • Chrudim
  • Clever Service Chrudim s.r.o.
  • 20 000 – 50 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 16. dubna
  • Stožec
  • HotCZ s.r.o.
  • 25 000 – 30 000 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 28. března
  • Louny
  • Filber Group s.r.o.
  • od 23 640 Kč
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 17. dubna
  • Javorník, Jeseník
  • Základní škola Javorník, okres Jeseník
  • 32 820 – 42 780 Kč
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 2. dubna

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena