Onboarding zaměstnanců: Jak z prvního dne neudělat poslední

Kvalitní onboarding zkracuje dobu zapracování nováčka až o 50 %. Snižuje také riziko jeho odchodu ve zkušební době.

Přesto ho většina firem stále řeší jako improvizaci prvního dne – podpis smluv, předání klíčů, rychlá prohlídka kanceláře.
 

Proč onboarding rozhoduje o budoucnosti zaměstnance

Podle průzkumů z amerického trhu práce se až 31 % nových zaměstnanců rozhodne odejít během prvních šesti měsíců.

A důvody nejsou překvapivé. Jsou jimi:
 

• 👉 nejasná očekávání
   
• 👉 chaos v administrativě
   
• 👉 pocit, že na ně nikdo nemá čas
   

Firma do náboru investuje týdny práce a tisíce korun – a po nástupu nováčka hrozí, že celý proces začne znovu.

Přitom data ukazují, že organizace, které mají strukturovaný onboardingový program, vykazují o 82 % vyšší retenci zaměstnanců v prvním roce.
 

📌 Pro firmy s 50 až 200 zaměstnanci, kde každý odchod citelně zasáhne chod oddělení, je to číslo, které nelze ignorovat.
 

Onboarding navíc přímo ovlivňuje, jak rychle se nováček stane produktivním členem týmu.

V praxi to znamená, že firma, která nástup odbyde, platí nového člověka týdny navíc, než se vůbec zorientuje. To je skrytý náklad, který se nikde nevyúčtuje, ale na výsledcích se pozná.

Co se skrývá pod pojmem onboarding

Onboarding není totéž co „uvedení do firmy“. Zatímco uvedení je událost jednoho dne, onboarding je proces, který by měl trvat minimálně tři měsíce – a ideálně kopírovat celou zkušební dobu.

Onboarding zahrnuje čtyři roviny:
 

• Administrativa – vše, co musí být formálně vyřešeno: pracovní smlouva, GDPR souhlas, předávací protokoly, přihlášení do systémů. Čím více z toho zvládnete ještě před prvním dnem, tím lépe.
   
• Organizace – praktické záležitosti: přidělení pracovního místa, přístupy do budovy, přihlašovací údaje, vybavení (notebook, telefon, klíče). Nováček by měl v den nástupu přijít do připraveného prostředí, ne čekat, až mu IT vytvoří účet.
   
• Odborná rovina – zaškolení na konkrétní pozici, seznámení s procesy, představení kolegů a nadřízeného. Právě tady pomáhá zapojení mentora, který nováčkovi usnadní orientaci v prvních týdnech.
   
• Kulturní rovina – pochopení firemních hodnot, zvyklostí a nepsaných pravidel. Tady se rozhoduje, jestli se nový člověk ve firmě „chytne“, nebo zůstane cizincem. Kvalitní employer branding začíná právě onboardingem – tedy tím, jakou zkušenost firma novému člověku skutečně poskytne, ne co slibuje v inzerátu.

Fáze 1: Než nováček vůbec přijde – pre-boarding

Největší chybou, kterou firmy při onboardingu dělají, je čekání na první den.

Přitom období mezi podpisem smlouvy a nástupem je ideální čas na přípravu, která ušetří hodiny stresu oběma stranám.
 

Co vyřešit před nástupem
 

• ✅ Dokumentace: Pracovní smlouvu, GDPR prohlášení, informace o zpracování osobních údajů a další dokumenty je možné připravit a poslat k podpisu ještě předtím, než zaměstnanec nastoupí. Firmy, které využívají HR systém s elektronickým podpisem, mohou celý proces dokumentace zvládnout digitálně – nováček vše podepíše z domova a první den se věnuje práci, ne papírování.
   
• ✅ Osobní údaje: Místo toho, aby personalista ručně přepisoval údaje z papíru, je efektivnější nechat zaměstnance vyplnit potřebné informace přímo do systému. Data se automaticky propíší do smluv a dalších dokumentů. Moderní digitalizace personální agendy tohle umožňuje bez jakéhokoliv ručního přepisování.
   
• ✅ Vybavení a přístupy: IT by mělo mít čas připravit notebook, vytvořit firemní e-mail, nastavit přístupy do interních systémů a zřídit profil v docházkovém systému. Nic tak nenaruší první dojem jako čekání na to, než vám někdo z IT najde chvilku.
   

📎 Tip: Vytvořte si checklist úkolů pro pre-boarding, kde budou jasně přidělené zodpovědnosti – kdo připraví smlouvu, kdo zařídí notebook, kdo upozorní tým. Checklisty v digitální podobě ohlídají i termíny a automaticky upozorní zodpovědné osoby.

Fáze 2: První den – méně formulářů, více lidského kontaktu

Pokud jste pre-boarding zvládli dobře, první den nebude o papírování, ale o lidech. A právě na to by měl být kladen důraz.
 

👉 Nováčka by měl na recepci nebo u vchodu přivítat konkrétní člověk – nejlépe přímý nadřízený nebo přidělený buddy.
 

👉 Prohlídka pracoviště by neměla být pouhou turistikou po chodbách, ale příležitostí představit kolegy a vysvětlit, jak věci fungují v praxi.
 

👉 V ideálním případě by měl mít nový zaměstnanec v den nástupu na stole nebo v systému připravený plán prvních dvou týdnů – konkrétní seznam školení, schůzek, cílů a kontaktních osob. Dává mu to jistotu, že jeho příchod není improvizace, ale že se na něj firma opravdu připravila.

📌 Pokud jste smlouvy a dokumenty podepsali elektronicky předem, jediné, co zbývá, je praktická evidence – zaznamenání prvního příchodu do evidence docházky, seznámení s terminálem nebo mobilní aplikací a vysvětlení, jak funguje hlášení nepřítomnosti nebo žádosti o dovolenou.

Fáze 3: První týdny a měsíce – budování návyků

Nejkritičtější období přichází po odeznění počátečního nadšení.

Mezi druhým a šestým týdnem se nováček začíná konfrontovat s realitou: přibývají úkoly, ale ještě nemá všechny znalosti. Právě tady rozhoduje kvalita odborného zaškolení a podpora okolí.

👉  Pravidelné check-iny s přímým nadřízeným – ideálně jednou týdně v prvním měsíci a poté jednou za dva týdny – pomáhají zachytit problémy dříve, než eskalují.

Nejde o kontrolu, ale o prostor pro otázky a zpětnou vazbu.
 

• 🖇 Průzkum společnosti Gallup ukazuje, že zaměstnanci, kteří dostávají pravidelnou zpětnou vazbu, jsou o 3,6krát více motivovaní než ti, kteří feedback dostávají jen jednou ročně.
   

Z pohledu personalisty je důležité průběžně monitorovat, zda se plní všechny body onboardingového plánu.

Digitální checklisty, které automaticky upozorňují zodpovědné osoby na nadcházející termíny – od povinných školení BOZP přes zdravotní prohlídky až po hodnocení zkušební doby – jsou v tomto neocenitelné.
 

👉 Nezapomeňte, že zákoník práce vyžaduje, aby zaměstnanec před nástupem do práce absolvoval vstupní lékařskou prohlídku u smluvního poskytovatele pracovnělékařských služeb.

Včasné objednání termínu prohlídky by mělo být součástí pre-boardingového checklistu.

Praktický checklist: Co nesmí chybět v onboardingovém plánu

Před nástupem (pre-boarding):
 

• Podpis pracovní smlouvy a dalších dokumentů (ideálně elektronicky)
• Vyplnění osobních údajů zaměstnancem do systému
• Objednání vstupní lékařské prohlídky
• Příprava pracovního místa, vybavení a přístupů
• Informování týmu o nástupu nového kolegy
• Přidělení buddyho nebo mentora

První den:
 

• Osobní přivítání a prohlídka pracoviště
• Představení kolegům a přímému nadřízenému
• Předání plánu prvních dvou týdnů
• Seznámení s evidencí docházky a hlášením nepřítomnosti
• BOZP školení a školení požární ochrany
   

První měsíc:
 

• Týdenní check-iny s nadřízeným
• Odborné zaškolení na konkrétní pozici
• Předávání majetku (notebook, telefon) s protokolem
• Absolvování povinných školení a certifikací
• Seznámení s interními směrnicemi a procesy
   

Do konce zkušební doby:
 

• Hodnocení na konci zkušební doby
• Zpětná vazba od nováčka na onboardingový proces
• Úprava onboardingového plánu na základě získaných poznatků
   

5 nejčastějších chyb, kterých se firmy při onboardingu dopouštějí

1. Všechno se řeší první den. Zahlcení nováčka v den nástupu hromadou papírů, podpisů a školení je recept na stres a zapomnění. Rozložte proces do fází.
    
2. Chybí jasný plán. Nováček přijde a nikdo přesně neví, kdo se mu má věnovat. Bez konkrétního rozvrhu a zodpovědností je onboarding vždy improvizací.
    
3. Podceňování kulturní roviny. Firma vyřeší papíry a školení, ale zapomene na to nejdůležitější – aby se nový člověk cítil vítaný a pochopil, jak tým funguje. Kvalitní péče o zaměstnance začíná právě tady.
    
4. Žádná zpětná vazba. Nováček se nikdy nedozví, jak si vede, a personalista nezjistí, co v procesu nefunguje. Pravidelné check-iny jsou nutnost, ne luxus.
    
5. Ruční papírová administrativa. Tisknutí smluv, ruční přepisování údajů a zakládání do šanonů stojí personalistu hodiny práce a zvyšuje riziko chyb. Digitalizace celého procesu tyto problémy eliminuje.

Často se ptáte

Jak dlouho by měl onboarding trvat?

Minimálně celou zkušební dobu, tedy zpravidla 3 měsíce.

Neformální podpora by ale měla pokračovat i déle.

Výzkumy ukazují, že plnohodnotné zapracování zaměstnance trvá 6–12 měsíců v závislosti na pozici.

Je nutné mít onboardingový plán písemně?

Zákoník práce písemný onboardingový plán nevyžaduje, ale je silně doporučován.

Písemný (nebo digitální) plán zajistí, že se žádný krok nepřeskočí, a slouží jako podklad pro hodnocení zkušební doby.

Můžeme smlouvy podepisovat elektronicky ještě před nástupem?

Ano. Od novely zákoníku práce je možné uzavírat pracovní smlouvy elektronicky.

Důležité je zajistit dostatečnou úroveň elektronického podpisu a doručení dokumentu způsobem, který zaměstnanec potvrdí.

Pro většinu pracovněprávních dokumentů postačuje zaručený elektronický podpis.

Co musí zaměstnanec absolvovat před nástupem ze zákona?

Vstupní lékařskou prohlídku u poskytovatele pracovnělékařských služeb.

Bez platné prohlídky nesmí zaměstnanec nastoupit do práce.

Dále musí být před zahájením práce prokazatelně proškolen v oblasti BOZP a požární ochrany.

Jak onboarding funguje u firem se směnným provozem?

Principy jsou stejné, ale přibývá nutnost seznámit nováčka s pravidly pro evidenci docházky a plánování směn.

Nový zaměstnanec by měl v rámci onboardingu pochopit, jak funguje značení příchodů a odchodů, kde najde svůj rozpis směn a jak si správně požádat o výjimku z docházky.