Onboarding zaměstnanců: Jak z prvního dne neudělat poslední

Kvalitní onboarding může výrazně zkrátit dobu zapracování nováčka. Snižuje také riziko jeho odchodu už během prvních měsíců.

Přesto ho řada firem stále řeší jako improvizaci prvního dne – podpis smluv, předání klíčů, rychlá prohlídka kanceláře.
 

💡 Onboarding je investice, která se může vrátit v podobě nižší fluktuace, rychlejšího zapracování a spokojenějších zaměstnanců.

💡 Nejde o jednorázovou událost prvního dne. Je potřeba s ním pracovat jako se strukturovaným procesem – od období před nástupem přes první pracovní den až po další týdny a měsíce.

💡 Checklisty a automatická upozornění mohou personalistům usnadnit administrativu a snížit riziko, že se na některý důležitý krok zapomene.

💡 Dobrý onboarding snižuje také riziko, že nováček odejde z práce už krátce po nástupu. Každý nový nábor jsou totiž další náklady.

Proč onboarding rozhoduje o budoucnosti zaměstnance

Podle průzkumů z amerického trhu práce se až 31 % nových zaměstnanců rozhodne odejít během prvních šesti měsíců.

A důvody nejsou překvapivé. Jsou jimi:
 

• nejasná očekávání
• chaos v administrativě
•  nedostatečné zaškolení
• pocit, že na nového člověka nikdo nemá čas
   

Firma do náboru investuje týdny práce a tisíce korun – a po nástupu nováčka hrozí, že celý proces začne znovu.

Přitom výzkum Brandon Hall Group ukazuje, že organizace se silným onboardingovým procesem mohou dosahovat až o 82 % lepší retence nových zaměstnanců.

📌 Pro firmy s 50 až 200 zaměstnanci, kde každý nečekaný odchod citelně zasáhne chod oddělení, je to číslo, které stojí za pozornost.
 

Onboarding navíc přímo ovlivňuje, jak rychle se nováček stane produktivním členem týmu.

Firma, která nástup odbyde, může čekat déle, než se nový zaměstnanec zorientuje a začne pracovat samostatně. I to představuje náklad, který se v účetnictví samostatně neobjeví, ale na fungování týmu se projeví.
 

Co se skrývá pod pojmem onboarding

Onboarding není totéž co „uvedení do firmy“. Zatímco uvedení může být otázkou prvního dne, onboarding obvykle pokračuje několik týdnů nebo měsíců. Jeho délka závisí na pozici, zkušenostech nového zaměstnance i složitosti práce.

Onboarding zahrnuje čtyři roviny:
 

• Administrativa – vše, co musí být formálně vyřešeno: pracovní smlouva, informace o zpracování osobních údajů, předávací protokoly nebo potřebná evidence. Čím více z toho zvládnete ještě před prvním dnem, tím lépe.
• Organizace – praktické záležitosti: přidělení pracovního místa, přístupy do budovy, přihlašovací údaje, vybavení (notebook, telefon, klíče). Nováček by měl v den nástupu přijít do připraveného prostředí, ne čekat, až mu IT vytvoří účet.
• Odborná rovina – zaškolení na konkrétní pozici, seznámení s procesy, představení kolegů a nadřízeného. Právě tady pomáhá zapojení mentora nebo buddyho, který nováčkovi usnadní orientaci v prvních týdnech.
• Kulturní rovina – pochopení firemních hodnot, zvyklostí a nepsaných pravidel. Kvalitní employer branding totiž nekončí pracovním inzerátem. Pokračuje zkušeností, kterou firma člověku nabídne po jeho nástupu.

Fáze 1: Než nováček vůbec přijde – pre-boarding

Největší chybou, kterou firmy při onboardingu dělají, je čekání na první den.

Období mezi uzavřením pracovní smlouvy a nástupem je přitom ideální čas na přípravu, která může ušetřit stres oběma stranám.
 

Co vyřešit před nástupem
 

✅ Dokumentace: Pracovní smlouvu, GDPR prohlášení, informace o zpracování osobních údajů a další dokumenty je možné připravit a poslat k podpisu ještě předtím, než zaměstnanec nastoupí. Firmy, které využívají HR systém s elektronickým podpisem, mohou celý proces dokumentace zvládnout digitálně – nováček vše podepíše z domova a první den se věnuje práci, ne papírování.


✅ Osobní údaje: Místo toho, aby personalista ručně přepisoval údaje z papíru, je efektivnější nechat zaměstnance vyplnit potřebné informace přímo do systému. Data se automaticky propíší do smluv a dalších dokumentů. Moderní digitalizace personální agendy tohle umožňuje bez jakéhokoliv ručního přepisování.

✅ Registrace zaměstnance: Od 1. července 2026 musí být zaměstnanec zaregistrován ještě předtím, než začne vykonávat práci. U českého občana lze využít předregistraci a zbývající údaje doplnit do osmi dnů od nástupu. U zaměstnanců jiné než české státní příslušnosti je nutná úplná registrace před nástupem k výkonu práce. Podrobnosti uvádí MPSV v informacích k registraci zaměstnanců v JMHZ.

✅ Vstupní lékařská prohlídka: Ověřte, zda je pro daného zaměstnance povinná. V pracovním poměru ji zaměstnavatel musí zajistit zejména u prací v kategorii druhé, druhé rizikové, třetí a čtvrté nebo pokud zdravotní způsobilost vyžaduje zvláštní právní předpis. U ostatních prací ji může zaměstnavatel požadovat, ale zákon ji nevyžaduje automaticky u každého zaměstnance. 

✅ Vybavení a přístupy: IT by mělo mít čas připravit notebook, vytvořit firemní e-mail, nastavit přístupy do interních systémů a zřídit profil v docházkovém systému. Nic tak nenaruší první dojem jako čekání na to, než vám někdo z IT najde chvilku.
 

📎 Tip: Vytvořte si checklist úkolů pro pre-boarding, kde budou jasně přidělené zodpovědnosti – kdo připraví smlouvu, kdo zařídí notebook, kdo upozorní tým. 
 

Fáze 2: První den – méně formulářů, více lidského kontaktu

Pokud jste pre-boarding zvládli dobře, první den nebude o papírování, ale o lidech. 
 

👉 Nováčka by měl na recepci nebo u vchodu přivítat konkrétní člověk – nejlépe přímý nadřízený nebo přidělený buddy.
 

👉 Prohlídka pracoviště by neměla být pouhou turistikou po chodbách, ale příležitostí představit kolegy a vysvětlit, jak věci fungují v praxi.
 

👉 V ideálním případě by měl mít nový zaměstnanec v den nástupu na stole nebo v systému připravený plán prvních dvou týdnů – konkrétní seznam školení, schůzek, cílů a kontaktních osob. Dává mu to jistotu, že jeho příchod není improvizace, ale že se na něj firma opravdu připravila.

Vedle praktických záležitostí nezapomeňte na zákonné povinnosti.

Zaměstnance je při nástupu potřeba seznámit například s pracovním řádem, předpisy BOZP, které musí při práci dodržovat, a s kolektivní smlouvou či vnitřními předpisy, pokud se ho týkají.

Pokud pracovní smlouva neobsahuje všechny zákonem požadované informace o pracovním poměru, musí je zaměstnavatel písemně poskytnout ve lhůtě stanovené § 37 zákoníku práce.
 

Fáze 3: První týdny a měsíce – budování návyků

Nejkritičtější období přichází po odeznění počátečního nadšení.

Mezi druhým a šestým týdnem se nováček začíná konfrontovat s realitou: přibývají úkoly, ale ještě nemá všechny znalosti. Právě tady rozhoduje kvalita odborného zaškolení a podpora okolí.

👉  Pravidelné check-iny s přímým nadřízeným – ideálně jednou týdně v prvním měsíci a poté jednou za dva týdny – pomáhají zachytit problémy dříve, než eskalují.

Nejde o kontrolu, ale o prostor pro otázky a zpětnou vazbu.
 

• 🖇 Průzkum společnosti Gallup ukazuje, že zaměstnanci, kteří dostávají od svého manažera každodenní zpětnou vazbu namísto jedné roční, mají 3,6krát vyšší pravděpodobnost, že se cítí motivovaní odvádět mimořádnou práci.
   

Z pohledu personalisty je důležité průběžně monitorovat, zda se plní všechny body onboardingového plánu.

Digitální checklisty, které automaticky upozorňují zodpovědné osoby na nadcházející termíny – od povinných školení BOZP přes zdravotní prohlídky až po hodnocení zkušební doby – jsou v tomto neocenitelné.

Praktický checklist: Co nesmí chybět v onboardingovém plánu

Před nástupem (pre-boarding):
 

• podpis pracovní smlouvy a příprava dalších potřebných dokumentů
• získání potřebných osobních údajů zaměstnance
• registrace zaměstnance před zahájením práce
• ověření, zda je potřeba vstupní lékařská prohlídka, a případně její zajištění
• příprava pracovního místa, vybavení a přístupů
• informování týmu o nástupu nového kolegy
• přidělení buddyho nebo mentora

První den:
 

• osobní přivítání a prohlídka pracoviště
• představení kolegům a přímému nadřízenému
• předání plánu prvních dvou týdnů
• seznámení s evidencí docházky a hlášením nepřítomnosti
• potřebné školení BOZP
• školení požární ochrany, pokud se na dané pracoviště a činnost vztahuje
• seznámení s příslušnými vnitřními předpisy

První měsíc:
 

• pravidelné check-iny s nadřízeným
• odborné zaškolení na konkrétní pozici
• předání majetku, například notebooku nebo telefonu, případně s předávacím protokolem
• absolvování povinných školení a certifikací
• další seznámení s interními procesy

Během zkušební doby
 

• průběžné hodnocení práce a adaptace
• zpětná vazba od nováčka na onboardingový proces
• vyhodnocení spolupráce před koncem zkušební doby
• úprava onboardingového plánu na základě získaných poznatků
   

5 nejčastějších chyb, kterých se firmy při onboardingu dopouštějí

1. Všechno se řeší první den. Zahlcení nováčka v den nástupu hromadou papírů, podpisů a školení je recept na stres a zapomnění. Rozložte proces do fází.
    
2. Chybí jasný plán. Nováček přijde a nikdo přesně neví, kdo se mu má věnovat. Bez konkrétního rozvrhu a zodpovědností je onboarding vždy improvizací.
    
3. Podceňování kulturní roviny. Firma vyřeší papíry a školení, ale zapomene na to nejdůležitější – aby se nový člověk cítil vítaný a pochopil, jak tým funguje. Kvalitní péče o zaměstnance začíná právě tady.
    
4. Žádná zpětná vazba. Nováček se nikdy nedozví, jak si vede, a personalista nezjistí, co v procesu nefunguje. Pravidelné check-iny tomu mohou předejít.
    
5. Zbytečně složitá administrativa. Tisknutí dokumentů, ruční přepisování údajů a jejich opakované zadávání stojí personalisty čas a zvyšuje riziko chyb. Vhodně nastavená digitalizace může administrativu výrazně zjednodušit.

📖 Často se ptáte

Jak dlouho by měl onboarding trvat?

Pevná zákonná délka onboardingu neexistuje. Podle složitosti pozice může trvat několik týdnů až měsíců.

Praktické je věnovat zvýšenou pozornost adaptaci minimálně během prvních měsíců zaměstnání a případně ji sladit se zkušební dobou.

Je nutné mít onboardingový plán písemně?

Ne. Zákoník práce obecnou povinnost písemného onboardingového plánu nestanoví.

Písemný nebo digitální plán je ale praktický: pomáhá rozdělit odpovědnosti, hlídat termíny a sledovat, jak adaptace zaměstnance probíhá.

Můžeme smlouvy podepisovat elektronicky ještě před nástupem?

Ano. Pracovní smlouvu lze uzavřít prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.

Zaměstnavatel ale musí její vyhotovení zaslat na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a kterou mu zaměstnanec pro tento účel písemně sdělil.

Za určitých podmínek může zaměstnanec od elektronicky uzavřené smlouvy do 7 dnů odstoupit, dokud nezačal podle smlouvy pracovat. 

Musí každý zaměstnanec před nástupem absolvovat vstupní lékařskou prohlídku?

Ne. Povinnost závisí především na kategorii práce a případných zvláštních požadavcích na zdravotní způsobilost.

U pracovního poměru je vstupní prohlídka povinná zejména u prací zařazených do kategorie druhé, druhé rizikové, třetí nebo čtvrté a u činností, pro které zdravotní způsobilost stanoví zvláštní předpis.

U ostatních prací ji může zaměstnavatel požadovat, ale není automaticky povinná vždy.

Jak onboarding funguje u firem se směnným provozem?

Principy jsou stejné, ale přibývá potřeba důkladně vysvětlit pravidla rozvržení směn, evidence pracovní doby a hlášení nepřítomnosti.

Nový zaměstnanec by měl vědět, kde najde svůj rozvrh směn, jak se eviduje pracovní doba a jak postupovat například při překážce v práci.

Článek vznikl ve spolupráci s Mgr. Tomášem Foltasem z Alveno.