Koordinátorka kanceláře a podpory vedení

Jsme ALDA. ALDA hotel equipment s.r.o. – největší český dodavatel hotelové kosmetiky a hotelového vybavení.
Působíme nejen v Česku, ale také na Slovensku a ve více než 27 dalších zemích. Možná jste se s námi už setkali – při pobytu v hotelu nebo penzionu. A je dost možné, že některý z našich produktů, třeba hotelovou kosmetiku, máte i doma.

Do našeho týmu hledáme samostatnou, organizačně schopnou a prakticky založenou kolegyni, která bude zajišťovat každodenní podporu vedení společnosti a zároveň převezme odpovědnost za vybrané administrativní agendy.

Hledáme člověka, který se nezalekne různorodosti práce. Jeden den budete připravovat podklady pro vedení nebo komunikovat s externími partnery ohledně certifikace výrobků, druhý den řešit reklamaci, personální dokumentaci, objednávku dopravy – a když bude potřeba, objednáte občerstvení na poradu nebo zajdete na poštu.

Nejde nám o člověka, který řeší, „jestli to má v pracovní náplni“. Hledáme kolegyni, která vidí, co je potřeba udělat, umí si práci zorganizovat a věci dotahuje do konce.

Co budete mít na starosti

Podpora vedení a chod kanceláře

• každodenní administrativní a organizační podpora vedení společnosti,
• zajištění občerstvení pro porady, návštěvy a firemní akce,
• objednávání firemních obědů,
• objednávání kancelářských potřeb a dalšího provozního materiálu,
• vyřizování pošty, zásilek a kurýrních služeb,
• příprava zasedací místnosti a péče o návštěvy,
• operativní řešení běžných požadavků vedení a kolegů.

Firemní a produktová administrativa

• zpracování a evidence certifikátů a dokumentace k našim výrobkům,
• komunikace s dodavateli, certifikačními a dalšími pověřenými osobami,
• kompletace a archivace potřebné produktové dokumentace,
• hlídání platnosti a úplnosti dokumentů,
• administrativní zpracování reklamací a komunikace napříč firmou.

Provozní administrativa

• objednávání a koordinace dopravy a přeprav,
• komunikace s dopravci a externími partnery,
• zpracování souvisejících dokumentů a podkladů,
• řešení dalších operativních administrativních úkolů podle aktuálních potřeb společnosti.

Personální administrativa

• vedení a aktualizace personální dokumentace,
• příprava podkladů souvisejících s nástupy a výstupy zaměstnanců,
• evidence dokumentů a termínů,
• administrativní podpora vedení v oblasti HR.

Hledáme především člověka, který je:

• samostatný a spolehlivý – nemusíme každý úkol několikrát připomínat,
• pečlivý – zejména při práci s dokumenty a certifikáty,
• organizačně schopný – umí si určit priority a zvládnout více různých úkolů,
• komunikativní a reprezentativní – bude v kontaktu s vedením, kolegy, dodavateli i externími partnery,
• praktický a flexibilní – nevadí mu kombinace odpovědnější administrativy s běžnými provozními úkoly,
• proaktivní – když vidí problém, snaží se najít řešení.

Co požadujeme

• minimálně SŠ vzdělání,
• dobrou znalost MS Office,
• angličtinu minimálně na úrovni B2 – e-mailová i telefonická komunikace,
• velmi dobrou znalost českého jazyka,
• organizační schopnosti a smysl pro detail,
• schopnost pracovat samostatně a nést odpovědnost za svěřenou agendu,
• předchozí zkušenost s administrativou, office managementem nebo asistentskou pozicí výhodou.

Co je pro tuto pozici důležité

Tato role je vhodná pro člověka, kterému vyhovuje pestrá práce a široký záběr. Nehledáme úzce zaměřenou asistentku ani specialistku na jednu konkrétní oblast.

Hledáme spolehlivou pravou ruku pro každodenní chod firmy – člověka, na kterého se můžeme obrátit s drobným operativním úkolem stejně jako s administrativou, která vyžaduje pečlivost, komunikaci a odpovědnost.

RÁDI SE VÁM ZA DOBRÉ VÝSLEDKY DOBŘE ODMĚNÍME A NAVÍC VÁS ČEKÁ

• zodpovědná pozice s možností seberealizace,
• 5 týdnů dovolené,
• prostor pro vlastní iniciativu a nové nápady,
• práce ve stabilní a stále se rozvíjející společnosti,
• příjemné pracovní prostředí v přátelském týmu,
• firemní stravování a dobrá káva,
• plně hrazené masáže 1 x měsíc v prostorách společnosti,
• zaměstnanecké slevy na výrobky,
• další benefity dle osobní dohody a preferencí.