Zaměstnávání cizinců v ČR: Na co si dát pozor při náboru a administrativě

Jak se liší nábor cizinců: jazyk, kultura a očekávání

Výběrové řízení s uchazečem ze zahraničí má svá specifika. Jazyková bariéra může znamenat, že uchazeč nerozumí všem otázkám, nebo naopak HR manažer přehlédne, že kandidát odpovídá nepřesně. Je třeba zajistit, aby neporozumění nebylo překážkou úspěšnému pohovoru. Vždy se vyplatí předat klíčové informace i v písemné formě, v jazyce, kterým uchazeč vládne. 

Kromě jazyka hraje roli i kulturní odlišnost. Například kandidáti z některých asijských zemí mohou během pohovoru působit více zdrženlivě a spíše vyčkávají, až otázky položí zaměstnavatel. V českém prostředí to může působit jako nedostatek motivace, přitom jde pouze o jiný styl komunikace.

HR specialisté často upozorňují, že úspěšná integrace cizinců začíná už u prvního kontaktu. Onboarding by měl zahrnovat nejen seznámení s prací, ale i praktické informace o životě v Česku – od dopravy po zdravotní péči. Firmy, které tuto podporu podcení, se častěji potýkají s vyšší fluktuací.

Povinnosti vůči státu: co musí zaměstnavatel ohlásit

Přijetí cizince není jen otázkou pohovoru a pracovní smlouvy. Každý zaměstnavatel má vůči státu jasně dané povinnosti, jejichž nesplnění může znamenat vysoké sankce.

1. Nahlášení volného pracovního místa
   Pokud firma plánuje zaměstnat občana tzv. třetí země (tedy mimo EU, EHP a Švýcarsko), musí nejprve ohlásit volné pracovní místo na příslušném úřadu práce. Teprve poté lze žádat o zaměstnaneckou kartu či pracovní povolení pro konkrétního cizince. V praxi to často znamená, že se HR oddělení musí připravit na delší náborový proces.
    
2. Oznámení nástupu cizince
   Zaměstnavatel má povinnost ohlásit nástup každého cizince k výkonu práce. A to bez ohledu na to, zda jde o občana EU, nebo třetí země. Novela účinná od 1. října 2025 tuto povinnost zpřísní – cizinec nesmí začít pracovat dříve, než je oznámení doručeno úřadu. Pokud zaměstnavatel udělá chybu a podá oznámení až zpětně, půjde už o přestupek „nehlášené práce“.
   
   Praktický příklad: firma přijme brigádníka z Ukrajiny a nechá ho nastoupit hned ráno na směnu, přičemž dokumentaci plánuje vyřídit až odpoledne. Po novele to bude moci být důvod k sankci, protože práce byla zahájena bez předchozího splnění ohlašovací povinnosti.
    
3. Oznamování změn a ukončení pracovního poměru
   Pokud jde o změnu druhu práce nebo místa výkonu práce, nehlásí se každá změna automaticky. Povinnost oznámit či vyžádat si souhlas nastává jen tehdy, pokud je cizincovo povolení (např. zaměstnanecká karta, modrá karta nebo povolení k zaměstnání) vázáno na konkrétní pracovní pozici nebo místo výkonu práce. V takovém případě je nutné změnu nahlásit a někdy dokonce požádat o nové povolení.
4. Povinnost uchovávat dokumentaci
   Zaměstnavatel musí mít k dispozici kopie dokladů prokazujících legální pobyt a oprávnění cizince k práci. Při kontrole inspekce práce je nutné je předložit.
    
5. Součinnost s inspekcí práce a úřady
   V případě kontroly má zaměstnavatel povinnost poskytnout inspektorům součinnost – tedy zpřístupnit potřebné dokumenty, umožnit vstup na pracoviště a podat vysvětlení. I nedostatek součinnosti může vést ke zvýšení pokuty. Pokud doklady chybí, inspektoři mohou situaci vyhodnotit jako nelegální zaměstnávání.

Administrativa navíc: pracovní povolení, víza a smlouvy

Zaměstnávání cizinců v českém prostředí s sebou vždy nese více administrativy než přijetí tuzemského pracovníka. Zatímco občané států Evropské unie, Norska, Islandu, Lichtenštejnska a Švýcarska mají volný přístup na český pracovní trh a postačí jim standardní pracovní smlouva, u občanů tzv. třetích zemí je situace složitější. Ti mohou pracovat pouze tehdy, pokud získají odpovídající pobytové a pracovní oprávnění, nejčastěji zaměstnaneckou kartu, modrou kartu nebo povolení k zaměstnání. Každý z těchto institutů má vlastní pravidla, lhůty a podmínky. Například zaměstnanecká karta se vydává maximálně na dva roky a její prodloužení je třeba vyřizovat s dostatečným předstihem, jinak může cizinec o legální status přijít a zaměstnavatel se ocitne v riziku sankce.

Administrativní zátěž spočívá nejen v samotné žádosti o vydání karty nebo povolení, ale i v průběžné komunikaci s úřady a hlídání platnosti dokladů. V praxi se často stává, že zaměstnanec předloží potvrzení, jehož platnost brzy vyprší, a pokud HR oddělení situaci nepohlídá, může dojít k přerušení legálního zaměstnání. U některých profesí je navíc potřeba doložit i odbornou způsobilost, překlady dokumentů či nostrifikace diplomů, což celý proces prodlužuje.

Dalším specifikem je jazyková dostupnost dokumentace. Z právního hlediska stačí, když je pracovní smlouva uzavřena v češtině, nicméně z hlediska prevence sporů se doporučuje mít alespoň neoficiální překlad do jazyka, kterému zaměstnanec skutečně rozumí. V opačném případě se může stát, že pracovník později namítne, že nevěděl, co podepisuje. To platí i pro interní směrnice či bezpečnostní pokyny – jejich překlad sice představuje dodatečné náklady, ale v praxi jde o prevenci vážných problémů, zejména při pracovních úrazech.

Firmy, které zaměstnávají větší množství cizinců, proto často vytvářejí specializované pozice v rámci HR oddělení nebo spolupracují s externími poradci. Ti se starají o včasné podávání žádostí, komunikaci s cizineckou policií a ministerstvem vnitra i o aktualizaci interních databází. Administrativa se tak nezanedbává a zároveň se snižuje riziko, že firma při kontrole inspekce práce nebude schopna doložit potřebné dokumenty. Zkušenosti ukazují, že právě dobře nastavená administrativa je klíčem k dlouhodobě bezproblémovému zaměstnávání cizinců, zatímco podcenění této oblasti může vést nejen k finančním sankcím, ale i ke ztrátě kvalifikovaného pracovníka.

Ukrajinci v českém pracovním právu: zvláštní režim a praxe

Významnou část cizinců na českém trhu práce dnes tvoří Ukrajinci. Podle statistik jich pracuje v Česku více než 155 tisíc a jejich počet vzrostl po roce 2022 v souvislosti s válkou.

Pro občany Ukrajiny platí dočasný zvláštní režim podle tzv. Lex Ukrajina, který jim umožňuje jednodušší přístup na trh práce. Tito pracovníci nepotřebují klasickou zaměstnaneckou kartu, stačí jim vízum za účelem dočasné ochrany a nahlášení zaměstnavatelem.

V praxi to znamená, že proces náboru je rychlejší – zaměstnavatel může Ukrajince přijmout bez dlouhého čekání na povolení. Na druhou stranu, HR oddělení musí pečlivě sledovat platnost dočasné ochrany a včas reagovat na prodloužení.

Firmy, které zaměstnávají větší počet ukrajinských pracovníků, často zavádějí interní koordinátory – zaměstnance, kteří pomáhají s překlady, komunikací s úřady i orientací v pracovních právech. Tento model se osvědčil zejména ve stavebnictví a výrobních podnicích.

Závěr

Zaměstnávání cizinců v ČR je stále běžnější, ale přináší HR oddělením více výzev než přijímání českých pracovníků. Rozdíly začínají už u pohovoru a kulturní komunikace a končí u složitější administrativy a povinností vůči státu. Od října 2025 se pravidla zpřísní, a proto je důležité nastavit včas procesy tak, aby firma předešla zbytečným sankcím.

Publikováno 26. srpna 2025