Práce ze zahraničí: Co musí zaměstnavatel vyřešit předem

Workation není totéž co pracovní cesta

Práce ze zahraničí může mít několik podob.

👉 Workation neboli práce na dálku ze zahraničí typicky znamená, že zaměstnanec požádá, zda může svou běžnou práci dočasně vykonávat z jiné země.

👉 Pracovní cesta je naopak časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem mimo sjednané místo výkonu práce. Jsou s ní spojeny také zákonné cestovní náhrady.  

👉 Jiným režimem je vyslání pracovníka v rámci poskytování služeb, například k zahraničnímu zákazníkovi. Tehdy mohou vzniknout další povinnosti vůči hostitelskému státu.
 

Práci ze zahraničí schvalte písemně

Práce na dálku je podle § 317 zákoníku práce až na zákonnou výjimku možná jen na základě písemné dohody zaměstnance a zaměstnavatele.

Nestačí proto ústní souhlas nadřízeného.

V dohodě nebo navazujících interních pravidlech je vhodné určit:
 

• stát a místo, odkud může zaměstnanec pracovat

• začátek a konec povolení

• pracovní dobu a požadovanou dostupnost

• způsob evidence pracovní doby

• používání techniky a ochranu dat

• náklady a pravidla BOZP
   

Zkontrolujte také sjednané místo výkonu práce. Podrobnosti k českým pravidlům najdete v článku Home office: Co platí pro práci z domova?

Pokud zaměstnavatel zaměstnance vysílá do zahraničí na dobu delší než čtyři po sobě jdoucí týdny, musí navíc splnit informační povinnost podle § 37a zákoníku práce.

Neplatí automaticky „zákony obou zemí“

Při přeshraniční práci je potřeba určit, které pracovní právo se použije.

Dočasná práce z jiné země sama o sobě zpravidla neznamená, že se celý pracovní poměr začne řídit právem hostitelského státu.

Současně ale mohou platit jeho závazná pravidla.

👉 Typickým příkladem je skutečné vyslání zaměstnance v rámci poskytování služeb v EU, kdy je nutné respektovat vybrané podmínky hostitelské země, například v oblasti odměňování, pracovní doby nebo BOZP.

Daně: 183 dnů není jediné pravidlo

Častým omylem je, že při pobytu kratším než 183 dnů se daně nemusí řešit.

👉 Rozhoduje také daňová rezidence, stát výkonu práce, konkrétní smlouva o zamezení dvojího zdanění a postavení zaměstnavatele v hostitelské zemi.

💡 Hranice 183 dnů je pouze jednou z podmínek, nikoli univerzální výjimkou.

Firma by proto měla evidovat, ve kterých státech a jak dlouho zaměstnanec skutečně pracuje.

Delší nebo pravidelně se opakující práce ze stejné země by měla být předem daňově posouzena.

Sociální zabezpečení a formulář A1

V EU se obvykle určuje jeden stát, jehož systému sociálního zabezpečení zaměstnanec podléhá.

Zaměstnanec nebo zaměstnavatel mohou prostřednictvím ČSSZ požádat o určení použitelných právních předpisů a vystavení formuláře formuláře A1.

Zvláštní pravidla existují také pro zaměstnance, kteří pravidelně pracují ze státu svého bydliště a zároveň pro zaměstnavatele v jiné zemi.

Proto je vhodné A1 a příslušnost k systému sociálního zabezpečení prověřit ještě před začátkem práce ze zahraničí.

Ověřte právo v dané zemi pracovat

Občan EU obecně nepotřebuje pro práci v jiném státě EU pracovní povolení, mohou mu ale vzniknout registrační nebo pobytové povinnosti.

U zaměstnanců ze třetích zemí nebo při práci mimo EU je nutné vždy ověřit konkrétní pravidla hostitelského státu.

⚠ Turistický nebo bezvízový pobyt automaticky neznamená oprávnění v zemi pracovat.

BOZP platí i při práci z ciziny

Povinnost zaměstnavatele chránit zdraví zaměstnance nekončí překročením českých hranic.

Před povolením práce ze zahraničí proto řešte vhodnost pracovního místa, používané vybavení, ergonomii, případná specifická rizika a postup při pracovním úrazu.

Myslete na ochranu firemních dat

U zahraničního home office by měla firma jasně určit, z jakých zařízení a sítí se zaměstnanec může připojovat k firemním systémům.

Podle rizikovosti práce může požadovat například firemní notebook, vícefaktorové ověření, zabezpečené připojení nebo omezení přístupu k citlivým dokumentům.

Práce ze zahraničí neznamená právo zaměstnance více sledovat

Zaměstnavatel může kontrolovat plnění pracovních úkolů, ale zahraniční home office mu nedává širší oprávnění zasahovat do soukromí zaměstnance.

Pro běžné řízení práce je vhodnější stanovit výsledky, termíny, dostupnost a způsob komunikace než zavádět intenzivní elektronické sledování.
 

Co má HR prověřit před schválením

Než práci ze zahraničí povolíte, zjistěte:
 

• z jaké země a adresy bude zaměstnanec pracovat

• jak dlouho tam bude

• zda jde o workation, pracovní cestu nebo vyslání

• zda odpovídá pracovní smlouva a dohoda o práci na dálku

• jaké jsou dopady na daně a sociální zabezpečení

• zda je potřeba A1 nebo jiné potvrzení

• zda má zaměstnanec právo v zemi pobývat a pracovat

• jak budou řešeny BOZP, data a pracovní doba
   

Teprve podle těchto údajů lze rozhodnout, zda firma práci z konkrétní země povolí a za jakých podmínek.

📖 Často se ptáte

Může zaměstnanec pracovat ze zahraničí bez souhlasu zaměstnavatele?

Ne. Pokud má zaměstnanec pracovat na dálku ze zahraničí, je potřeba souhlas zaměstnavatele a zpravidla také písemná dohoda o práci na dálku.

Firma by měla předem prověřit i místo výkonu práce, daně, sociální zabezpečení, BOZP a případné pobytové povinnosti.

Potřebuje zaměstnanec při práci ze zahraničí formulář A1?

Často ano, ale záleží na konkrétní situaci. Formulář A1 potvrzuje, kterému systému sociálního zabezpečení zaměstnanec podléhá.

Řeší se zejména při vyslání nebo při práci ve více státech EU. Příslušnost je vhodné ověřit ještě před začátkem práce v zahraničí.

Platí při práci ze zahraničí vždy pravidlo 183 dnů?

Ne. Hranice 183 dnů není univerzálním pravidlem, podle kterého by se automaticky určovalo zdanění.

Rozhoduje také daňová rezidence zaměstnance, místo výkonu práce, konkrétní smlouva o zamezení dvojího zdanění a postavení zaměstnavatele v dané zemi.