Jak zaměstnanci oznámit výpověď: Co říct a jak ji správně předat

Zaměstnavatel může zaměstnanci dát výpověď pouze v případech specifikovaných v paragrafu 52 zákoníku práce.

Potřebujete-li zaměstnanci ukončit pracovní poměr pro nadbytečnost, přečtete si náš článek, jak na to.

Splňuje zaměstnanec podmínky pro okamžité zrušení pracovního poměru?

Po ukončení pracovního poměru může zaměstnanec požádat o pracovní posudek, poradíme vám, jak je napsat.

Nepřehlédněte článek o neplatné výpovědi, který upozorňuje na nejčastější chyby při výpovědi.
 

Doručení výpovědi zaměstnanci předchází několik kroků a nezbytná příprava.

Jedná se o jednostranný právní akt ze strany zaměstnavatele.

Jinými slovy, zaměstnanci oznamujete, že jste se pro výpověď rozhodli a proč. 

Příprava před předáním výpovědi 

Nejprve je nutné zjistit, zda je podnět od vedoucího zaměstnance pro výpověď opodstatněný, a dotazovat se, co všechno vedoucí udělal pro to, aby k výpovědi nemuselo dojít.

U výpovědi pro neuspokojivé pracovní výsledky musí zaměstnavatel zaměstnance v posledních 12 měsících písemně vyzvat k odstranění nedostatků a poskytnout mu přiměřenou dobu k nápravě. 

Ústní zpětná vazba zákonnou podmínku nenahrazuje. 

Dalším krokem je definovat, jaký výpovědní důvod pro výpověď zaměstnanci můžete použít.

Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli použít pouze případy, které jsou specifikované v paragrafu 52. Jakékoliv jiné důvody nejsou dovoleny a výpověď by byla neplatná. 

👉 Společně s vedoucím zaměstnancem připravte znění výpovědi. Například okamžité zrušení vyžaduje bližší specifikaci.

👉 Určete si, zda po dobu výpovědní doby, bude-li aplikována, může zaměstnanec docházet na pracoviště, nebo mu nařídíte překážky na straně zaměstnavatele.

👉 Zajistěte si klidnou místnost, rezervujte čas nadřízeného pracovníka, který by při předání výpovědi měl být přítomen jako svědek. 

👉 S nadřízeným se domluvte, jakým způsobem a jaké detaily budete komunikovat po odchodu zaměstnance do týmu a společnosti. Necháte zaměstnance, aby se s kolegy rozloučil? 
 

Oznámení výpovědi osobně 

Ideální je situace, kdy zaměstnance o výpovědi můžete informovat osobně. Většinou se jedná o krátkou schůzku. 

Zástupce personálního oddělení zaměstnanci sdělí, že důvodem setkání je skutečnost, že z důvodu XX jste se rozhodli ukončit se zaměstnancem pracovní poměr výpovědí.

👉 Vysvětlete zaměstnanci předpokládaný běh výpovědní doby. Ta začíná dnem doručení výpovědi a končí dnem se stejným číslem; u některých důvodů a při ochranné době mohou platit odlišnosti.

👉 Dejte zaměstnanci přečíst jedno vyhotovení výpovědi. Zaměstnanec musí mít dostatek času na to, aby si znění dokumentu přečetl.

Pokud odmítá zaměstnanec dokument přečíst, přečtěte mu jej. V tuto chvíli je výpověď řádně předána. Odmítnutí dokument přečíst není totéž jako odmítnutí jej převzít.

Podpisem zaměstnanec nestvrzuje, že souhlasí s obsahem, ale že byla výpověď předána.

👉 Pokud zaměstnanec odmítne výpověď podepsat a potvrdit tím její převzetí, místo podpisu zaměstnance doplňte, že výpověď byla zaměstnanci řádně předána dne… v … hodin za přítomnosti manažera (doplňte jméno) a uveďte, že zaměstnanec odmítl dokument podepsat.  
 

Oznámení výpovědi písemně

Před novelizací zákoníku práce platilo, že pokud nebylo možné zaměstnanci písemnost doručit přímo na pracovišti, musel se zaměstnavatel pokusit doručit pí semnost v bytě zaměstnance nebo případně na jiném místě, kde mohl být zaměstnanec zastižen. To již neplatí.

Můžete zaměstnanci výpověď předat u něj v bytě, ale již to není povinný krok v předávání pracovně-právních dokumentů. 

K doručování písemností zaměstnancům je nutné využívat speciální obálky, které obsahují poučení o právních následcích nevyzvednutí či odmítnutí převzetí písemnosti.

Doručovatel zaměstnanci toto poučení předá či mu jej vloží do schránky spolu s oznámením o uložení zásilky. V případě, že by zaměstnavatel doručoval pouze v obálce "s červeným pruhem" a zaměstnanec si zásilku nepřevzal, pak hrozí, že nedojde ke vzniku fikce doručení a doručovaná písemnost také nebude mít žádné právní účinky.

Prostřednictvím provozovatele poštovních služeb lze doručovat, není-li možné doručení na pracovišti zaměstnavatele.

Nejde výlučně o Českou poštu. Zvolená služba však musí splnit zákonné podmínky. V tomto případě je nutné, aby zaměstnavatel dodržel všechny náležitosti paragrafu 336 zákoníku práce. Písemnost musí být doručována na adresu, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil a musí být určena výhradně zaměstnanci. 
 

Mohou nastat tyto scénáře: 
 

• Zaměstnanec si dopis převezme a potvrdí doručenku. V tu chvíli je výpověď řádně předána. 
• Zaměstnanec si dopis nepřevezme. Provozovatel poštovních služeb dopis uloží a zaměstnance o jeho uložení informuje. Úložní lhůta je 15 kalendářních dnů. 

Další možností, ke které zaměstnanec musí dát písemný souhlas, je využití datové schránky zaměstnance. Do datové schránky zaměstnance lze doručovat, pokud si zaměstnanec neznepřístupnil přijímání dokumentů od právnických nebo fyzických osob. Předchozí písemný souhlas zaměstnance se nevyžaduje. 
 

Doručení nastane:
 

• okamžikem, kdy se zaměstnanec do datové schránky přihlásí
• pokud se nepřihlásí, posledním dnem desetidenní lhůty od dodání dokumentu do datové schránky
   

Nestačí tedy pouze dokument odeslat; pro účinky doručení je rozhodné přihlášení zaměstnance, případně uplynutí 10 dnů. To platí i bez jeho předchozího souhlasu.

Odlišný režim se týká doručování e-mailem, kde zákon samostatný písemný souhlas vyžaduje.

Třetí a poslední možností doručení je prostřednictvím elektronické komunikace (tedy včetně doručování e-mailem).

E-mailem lze doručovat jen při samostatném písemném souhlasu zaměstnance, který uvede soukromou e-mailovou adresu mimo dispozici zaměstnavatele. Zaměstnavatel musí zaměstnance předem písemně poučit.

Písemnost musí být opatřena uznávaným elektronickým podpisem; potvrzení zaměstnance postačí písemné.
 

Rady a tipy, jak oznámit výpověď 

✅ Vyvarujte se emocí, buďte při předání výpovědi věcní, mějte připravené argumenty, které k rozhodnutí o výpovědi vedly.

✅  Neomlouvejte se, pro vaše rozhodnutí o výpovědi máte pádné argumenty. 

✅  Zástupce personálního oddělení, který výpověď předává, zastupuje společnost, participoval na finálním rozhodnutí, zda je výpověď oprávněná, proto by nikdy neměl použít výraz “to rozhodnutí udělali oni, já jen předávám.”

✅  Nezapomeňte na ochrannou dobu zaměstnance.

✅  Potvrzení o doručení. Zaměstnavatel musí být schopen prokázat okamžik doručení, případně odmítnutí převzetí nebo naplnění zákonné fikce doručení. Tedy podpis zaměstnance či svědka při osobním předání, potvrzení o odeslání provozovatelem poštovních služeb, odesláním do datové schránky či potvrzení o odeslání elektronickou službou.