Elektronický podpis v HR: Které dokumenty můžete podepisovat online a jak celý proces nastavit

Co můžete v HR podepisovat elektronicky

Pracovní smlouva bývá první dokument, který personalisty napadne. V praxi je ale jen jedním z mnoha.

Elektronicky lze pracovat s dokumenty při nástupu zaměstnance, během pracovního poměru i při jeho změnách.

Typicky jde například o:
 

• pracovní smlouvy a jejich dodatky
• dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti
• mzdové a platové výměry
• dokumenty související se změnou pracovních podmínek
• interní HR formuláře, žádosti a souhlasy
• další pracovněprávní dokumentaci
   

U každého dokumentu je potřeba posoudit konkrétní právní požadavky.

Ne všechny personální dokumenty mají stejný režim a u některých hraje vedle samotného podpisu důležitou roli také způsob doručení zaměstnanci.
 

Jaký elektronický podpis použít

Pod pojmem elektronický podpis se skrývá několik způsobů podepisování.

👉 V HR proto nestačí rozhodnout, že firma začne „podepisovat elektronicky“. Je potřeba určit, kdo dokument podepisuje, o jaký dokument jde a jakou úroveň průkaznosti firma potřebuje.
 

• Zaměstnanec může podle konkrétního procesu a dokumentu využít například elektronický podpis založený na ověření identity, BankID SIGN, podpis certifikátem nebo jinou vhodnou elektronickou metodu.
• Na straně zaměstnavatele lze využít kvalifikovaný elektronický podpis. K elektronicky podepsanému dokumentu lze připojit také časové razítko, které dokládá existenci dokumentu v určitém okamžiku.
   

Při výběru proto není dobré sledovat jen to, která varianta je pro zaměstnance nejjednodušší. Firma potřebuje zároveň vědět, jak prokáže identitu podepisujícího, jak zaznamená průběh podpisu a jak bude s výsledným dokumentem pracovat za několik let.

Největší úspora nezačíná u podpisu

Představme si běžnou pracovní smlouvu. Personalista už má jméno zaměstnance, adresu, pracovní pozici, datum nástupu a další údaje uložené v HR systému.

Přesto je znovu přepíše do dokumentu, uloží ho jako PDF a pošle kolegovi ke kontrole.

Po schválení ho nahraje do podpisové aplikace a po podpisu zase stáhne a uloží jinam.

Smlouva je sice podepsaná elektronicky, ale personalista kolem ní stále dělá několik ručních kroků.
 

💡 Mnohem větší přínos má elektronický podpis jako součást celého HR procesu. 
 

Smlouva může vzniknout automaticky z dat, která už jsou v personálním systému. Odtud zamíří do schvalovacího procesu, následně k podpisu zaměstnanci a zaměstnavateli a po dokončení se uloží ke správnému člověku.

Personalista pak nemusí stejné údaje přepisovat a dokument ručně přesouvat mezi několika aplikacemi.
 

Jak může vypadat digitální cesta pracovní smlouvy

Na začátku je HR systém, ve kterém už firma eviduje budoucího zaměstnance.
 

👉  Z uložených údajů se vytvoří pracovní smlouva podle připravené šablony.

👉 Personalista ji zkontroluje a případně ji systém pošle dalšímu člověku ke schválení.

👉  Schválený dokument pokračuje k elektronickému podpisu. Zaměstnanec ho může vyřídit na dálku, takže kvůli podpisu nemusí přijít do kanceláře ještě před nástupem.

👉 Následuje podpis zaměstnavatele a doručení finálního dokumentu oběma stranám.
 

Posledním krokem je uložení. Podepsaná smlouva může automaticky skončit v elektronické osobní složce zaměstnance nebo v systému určeném pro dlouhodobé uchovávání dokumentů.
 

Právě propojení těchto kroků rozhoduje o tom, kolik práce digitalizace skutečně odstraní.

Pozor na digitální papírování

Elektronický podpis sám o sobě ještě neznamená digitální personalistiku.

Pokud personalista dokument vytvoří ručně, odešle ho e-mailem, nahraje do podpisové služby, po podpisu stáhne a následně ručně založí, papír sice zmizel, ale velká část administrativy zůstala.

Při zavádění elektronického podepisování proto stojí za to projít celý životní cyklus dokumentu.

Kde vznikají jeho data?

Kdo jej schvaluje?

Kdo podepisuje?

Jak se ověří totožnost?

Jak dokument zaměstnanec dostane? A kde bude uložený po dokončení?

Ideální je, když personalista nemusí průběh hlídat v e-mailu. V systému vidí, zda dokument čeká na schválení, podpis nebo už byl dokončen, a výsledná verze se uloží automaticky.

Začněte jedním dokumentem, ne celým HR

Firma nemusí převádět veškerou personální dokumentaci do elektronické podoby najednou.

Pro začátek je praktičtější vybrat jeden dokument, který se používá často a dnes kolem něj vzniká hodně ruční práce.

👉  Dobrou volbou může být právě pracovní smlouva nebo dodatek.

Sledujte její cestu od dat v HR systému až po finální uložení a hledejte místa, kde se údaje přepisují, dokument tiskne, posílá e-mailem nebo ručně ukládá.

Teprve potom řešte samotnou podpisovou technologii. 

Cílem totiž není mít elektronický podpis.

Cílem je, aby personalista nemusel dělat práci, kterou za něj mohou bezpečně udělat propojené systémy.

Jednou z možností, jak propojit HR systém, tvorbu dokumentů, schvalování, elektronické podpisy, doručování a následné uložení, je řešení digitalizace HR od Software602.

Autorkou článku je Týna Kaucká. Týna se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky. Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této síti v žebříčku IT & Tech v roce 2026.