Práce na IČO: kdy funguje a kdy si koledujete o problém

Freelancer nebo zaměstnanec? Rozhoduje nejen smlouva, ale i každodenní praxe

Závislá práce má podle zákoníku práce čtyři znaky: 

• vykonává se osobně, 
• podle pokynů, 
• ve prospěch zaměstnavatele 
• a na jeho odpovědnost. 

Pokud spolupráce s OSVČ tyto znaky naplňuje, nelze ji formálně zakrýt smlouvou o poskytování služeb – v takovém případě má jít o pracovněprávní vztah, tedy klasickou pracovní smlouvu, DPP nebo DPČ.

Rozdíl mezi skutečnou podnikatelskou činností a zastřeným zaměstnáním se přitom nepozná podle toho, jak smlouva vypadá na papíře, ale podle reálného způsobu spolupráce. Nezávislý dodavatel pracuje samostatně, bez provozního řízení, bez průběžné kontroly a v režimu, který si zcela organizuje sám. Dodává výstup – například hotový návrh, analýzu nebo školení a nikoliv výkon práce „od–do“. Obvykle pracuje i pro jiné klienty, má vlastní nástroje, fakturuje za výsledek a komunikuje pod vlastní značkou.

Naopak riziková je situace, kdy OSVČ plní opakující se činnosti, úzce spolupracuje s interním týmem, přebírá úkoly od vedoucích pracovníků a přizpůsobuje se vnitřnímu provoznímu režimu. V takovém případě dochází ke stírání hranice mezi samostatným podnikatelem a zaměstnancem, a inspekce práce může při kontrole dospět k závěru, že se jedná o švarcsystém.

Personalisté by si u každé navrhované spolupráce s OSVČ měli položit jednoduché otázky: Kdo určuje způsob provedení práce? Jak je stanoveno místo a čas plnění? Kdo kontroluje průběh? Komu patří pracovní pomůcky? A co přesně je výsledkem práce? Čím víc je odpovědností na straně firmy, tím vyšší je riziko, že nejde o smlouvu s dodavatelem, ale o skrytý pracovní poměr.

🧾 Příklad z praxe:
Digitální agentura si najala OSVČ na správu kampaní. Ve smlouvě byla „nezávislost“ popsána dokonale, ale realita byla jiná: pracovní režim byl dopředu určený, práce navazovala na úkoly v týmu a výstupy schvaloval vedoucí. Inspekce práce označila vztah za švarcsystém a uložila firmě pokutu 400 000 Kč.

Právě to, jak reálně spolupráce probíhá, kdo určuje pravidla, jak se komunikuje a co je výstupem, rozhoduje o tom, zda vztah obstojí při kontrole. Jak by tedy mělo správné nastavení vypadat?

Jak nastavit spolupráci, která projde inspekcí

Základním předpokladem legální spolupráce s OSVČ je správně nastavená smlouva – obvykle jde o smlouvu o poskytování služeb nebo smlouvu o dílo. Ta by měla přesně popisovat výsledek práce, nikoli její průběh. Místo formulace „zajištění administrativní podpory“ je vhodnější uvést např. „zpracování měsíční uzávěrky účetních dokladů v rozsahu XY položek“. Čím konkrétnější výstup, tím lépe.

Smlouva sama o sobě ale nestačí. Zásadní je udržet praktický odstup – OSVČ by neměla být součástí vnitřní struktury společnosti. Neměla by vystupovat jménem firmy, podepisovat se jako její zástupce, ani být uvedena na firemním webu. A i když některé výjimky mohou být v praxi funkční (například poskytnutí přístupu do interního systému kvůli zadání práce), musí být vždy obhajitelné a nedotýkat se základních znaků zaměstnaneckého vztahu.

Osvědčenou prevencí je průběžná revize smluvních vztahů, archivace výstupů práce a fakturace skutečných služeb. Pokud OSVČ pravidelně fakturuje „za měsíc práce“, používá váš e-mail a má firemní vizitky, je důvod se znovu podívat na celý rámec spolupráce. V takovém případě je vhodné konzultovat věc s právníkem ještě dříve, než u dveří zazvoní inspekce práce.

Jak probíhá kontrola inspekce práce a jaké sankce hrozí

Kontrola inspekce práce může být buď ohlášená, nebo zcela bez varování – zejména pokud inspektoři potřebují zjistit skutečný režim na pracovišti. Při podezření na švarcsystém se často zaměřují na konkrétní osobu, která se pravidelně podílí na provozu firmy, ale není evidována jako zaměstnanec.

Inspektoři mají právo vstoupit na pracoviště, požadovat doklady a vyslechnout přítomné osoby. Typicky si vyžádají smlouvy s OSVČ, faktury, výkazy práce, interní komunikační zprávy nebo důkazy o řízení práce. Otázky kladené OSVČ i zástupcům firmy jsou často formulovány velmi přímo. Inspektoři sledují, zda OSVČ pracuje skutečně samostatně, nebo je zapojena do běžného provozu firmy, plní pokyny a podléhá řízení.

Od letošního roku mají kontroloři novou pravomoc, výjimečně mohou pořizovat audiovizuální záznamy kontrolovaných osob i bez jejich vědomí!

Problém může nastat dokonce i tehdy, když OSVČ odpoví v dobré víře „můj vedoucí“ nebo „pracuji jako kolega XY“ – i taková formulace může inspektorovi postačit jako jeden z důkazů závislé práce. V případě zjištění porušení zákona následuje protokol a zahájení správního řízení.

Výše pokuty závisí na počtu osob a závažnosti situace. Zákon umožňuje uložit až 10 milionů korun, přičemž nejnižší pokuty začínají na 50 000 Kč. Běžně ale inspektoři ukládají sankce ve výši 200 - 400 000 Kč za jednotlivý případ, pokud je zjevné, že OSVČ fakticky plnila roli zaměstnance.

Vedle pokuty může být firmě nařízena náprava, doměření pojistného nebo v krajních případech i zákaz činnosti až na dva roky. Samotnému freelancerovi hrozí postih za výkon nelegální práce – tedy bez účasti v systému nemocenského a důchodového pojištění.

Firmám se proto vyplácí mít své vztahy s OSVČ pod kontrolou dlouhodobě, a to nejen po stránce smluvní, ale především organizační. Nejlepší obranou proti sankcím je sladění dokumentace s praxí – a připravenost na kontrolu, která může přijít kdykoli.

Checklist pro HR: Kdy je spolupráce s OSVČ v pořádku

Před uzavřením nebo prodloužením smlouvy s OSVČ si ověřte, že platí:

• Výstup spolupráce je jasně a konkrétně definován (např. projekt, zakázka, analýza).
   
• OSVČ si sama volí pracovní dobu a místo výkonu práce.
   
• Má vlastní notebook, telefon či jiné pracovní pomůcky.

• Neřídí ji žádný firemní nadřízený, nedochází na porady a není zapojena do interního řízení.
   
• Fakturuje za výsledek, nikoli za docházku nebo měsíc „služeb“.
   
• Má vlastní e-mail, prezentaci i značku – nevystupuje navenek jako zástupce vaší firmy.
   
• Pracuje současně i pro další klienty.

Pokud si u některé otázky nejste jisti, zvažte revizi podmínek spolupráce – a především zkontrolujte, zda smlouva odpovídá praxi. Dobře vedená dokumentace a jasné oddělení OSVČ od zaměstnanců jsou pro případnou kontrolu tou nejlepší ochranou.

Publikováno 11. července 2025