Práce na IČO: kdy funguje a kdy si koledujete o problém

OSVČ nebo zaměstnanec? Rozhoduje smlouva, i každodenní praxe

Zákoník práce vymezuje čtyři základní znaky závislé práce. Jde o práci vykonávanou:
 

• ve vztahu nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance
• jménem zaměstnavatele
• podle jeho pokynů
• osobně zaměstnancem
   

Závislá práce je zároveň vykonávána za odměnu, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době a na jeho pracovišti nebo na jiném dohodnutém místě.

👉 Pokud člověk takovou práci vykonává mimo pracovní poměr, DPP nebo DPČ, může jít o nelegální práci označovanou jako švarcsystém.

Nerozhoduje název smlouvy ani skutečnost, že má pracovník IČO. Inspekce posuzuje především to, jak spolupráce skutečně probíhá.

Kontrolní orgán přitom musí prokázat naplnění znaků závislé práce v jejich vzájemné souvislosti.
 

• Jediný znak – například práce v kanceláři klienta, používání jeho techniky, pravidelná fakturace nebo účast na poradách – zpravidla sám o sobě nestačí.
   

Zákon navíc výslovně uvádí, že pro posouzení nelegální práce není rozhodující délka jejího výkonu.

Ani krátkodobá spolupráce proto není automaticky bez rizika, pokud ve skutečnosti naplňuje znaky závislé práce.

Nezávislý dodavatel...

👉 ... pracuje samostatně, bez provozního řízení, bez průběžné kontroly a v režimu, který si zcela organizuje sám.

👉 ... dodává výstup – například hotový návrh, analýzu nebo školení a nikoliv výkon práce „od–do“.

👉 ... obvykle pracuje i pro jiné klienty, má vlastní nástroje, fakturuje za výsledek a komunikuje pod vlastní značkou.

Naopak riziková je situace, kdy OSVČ plní opakující se činnosti, úzce spolupracuje s interním týmem, přebírá úkoly od vedoucích pracovníků a přizpůsobuje se vnitřnímu provoznímu režimu.

V takovém případě dochází ke stírání hranice mezi samostatným podnikatelem a zaměstnancem, a inspekce práce může při kontrole dospět k závěru, že se jedná o švarcsystém.
 

📌 Personalisté by si u každé navrhované spolupráce s OSVČ měli položit jednoduché otázky: Kdo určuje způsob provedení práce? Jak je stanoveno místo a čas plnění? Kdo kontroluje průběh? Komu patří pracovní pomůcky? A co přesně je výsledkem práce?
 

Čím víc je odpovědností na straně firmy, tím vyšší je riziko, že nejde o smlouvu s dodavatelem, ale o skrytý pracovní poměr.
 

Právě to, jak reálně spolupráce probíhá, kdo určuje pravidla, jak se komunikuje a co je výstupem, rozhoduje o tom, zda vztah obstojí při kontrole. Jak by tedy mělo správné nastavení vypadat?
 

Jak nastavit spolupráci s OSVČ

Smlouva by měla odpovídat skutečnému obchodnímu vztahu.

Měla by především určit rozsah služby nebo zakázky, cenu či způsob jejího výpočtu, termíny, odpovědnost za vady, způsob předávání výstupů a další obchodní podmínky.

👉 Firma může stanovit požadovaný výsledek, kvalitu, termín, bezpečnostní pravidla nebo způsob předávání podkladů. Neměla by však OSVČ každodenně řídit stejným způsobem jako zaměstnance – určovat jí pracovní směny, průběžně rozdělovat jednotlivé pracovní úkoly, kontrolovat docházku nebo schvalovat dovolenou.

👉 Důležité je také to, zda OSVČ vystupuje jako samostatný podnikatel, nese odpovědnost za své plnění a má reálnou možnost rozhodovat o způsobu provedení zakázky.

👉 Samotné používání firemního e-mailu, notebooku, interního systému nebo účast na poradách však automaticky neznamenají nelegální práci. Mohou být odůvodněné povahou služby, ochranou dat nebo nutnou koordinací.

👉 Stejně tak není rozhodující, zda OSVČ účtuje cenu za projekt, hodinu nebo měsíc ani zda má v daném období další klienty.
 

⚠ Riziko roste především tehdy, když se dodavatel fakticky začlení mezi zaměstnance, má svého nadřízeného a pracuje osobně podle průběžných provozních pokynů firmy.

 

Jak probíhá kontrola inspekce práce a jaké sankce hrozí

Kontrola inspekce práce může být buď ohlášená, nebo zcela bez varování – zejména pokud inspektoři potřebují zjistit skutečný režim na pracovišti.

👉 Při podezření na švarcsystém se často zaměřují na konkrétní osobu, která se pravidelně podílí na provozu firmy, ale není evidována jako zaměstnanec.

👉 Inspektoři mají právo vstoupit na pracoviště, požadovat doklady a vyslechnout přítomné osoby. Typicky si vyžádají smlouvy s OSVČ, faktury, výkazy práce, interní komunikační zprávy nebo důkazy o řízení práce.

👉 Otázky kladené OSVČ i zástupcům firmy jsou často formulovány velmi přímo. Inspektoři sledují, zda OSVČ pracuje skutečně samostatně, nebo je zapojena do běžného provozu firmy, plní pokyny a podléhá řízení.

Od roku 2025 mohou inspektoři při kontrole nebo při úkonech, které jí předcházejí, pořizovat zvukové, obrazové a zvukově-obrazové záznamy také bez vědomí kontrolovaných osob.

Toto oprávnění ale mohou využít pouze tehdy, pokud nelze účelu kontroly dosáhnout jiným způsobem. Nejde tedy o neomezené právo kohokoli skrytě natáčet.

Problém může nastat dokonce i tehdy, když OSVČ odpoví v dobré víře „můj vedoucí“ nebo „pracuji jako kolega XY“ – i taková formulace může inspektorovi postačit jako jeden z důkazů závislé práce.

👉 V případě zjištění porušení zákona následuje protokol a zahájení správního řízení.

Výše pokuty závisí na závažnosti přestupku a okolnostech konkrétního případu.
 

• Firmě nebo podnikající fyzické osobě, která umožní výkon nelegální práce, může inspekce uložit pokutu od 50 000 Kč do 10 milionů Kč.
• Fyzické osobě, která nelegální práci vykonává, hrozí pokuta až 100 000 Kč.
• Vedle pokuty může být firmě nebo podnikateli uložen také zákaz činnosti až na dva roky.

Inspekce může rozhodnout rovněž o zveřejnění pravomocného rozhodnutí o přestupku na své úřední desce po dobu jednoho roku.

Zjištění švarcsystému může mít také navazující daňové a pojistné důsledky.
 

• Případné doměření daní nebo pojistného však neukládá inspekce práce automaticky v rámci stejného řízení, ale řeší je příslušné správní orgány.
   

👉 Firmám se proto vyplácí mít své vztahy s OSVČ pod kontrolou dlouhodobě, a to nejen po stránce smluvní, ale především organizační.

👉 Nejlepší obranou proti sankcím je sladění dokumentace s praxí – a připravenost na kontrolu, která může přijít kdykoli.
 

Checklist pro HR: Co si u spolupráce s OSVČ prověřit

Před uzavřením nebo prodloužením smlouvy si položte zejména tyto otázky:
 

• Určuje firma pouze požadovaný výsledek a termín, nebo OSVČ průběžně přiděluje jednotlivé pracovní úkoly?
• Rozhoduje OSVČ samostatně o způsobu provedení zakázky?
• Vystupuje dodavatel vlastním jménem nebo fakticky jedná jako interní zaměstnanec firmy?
• Má ve firmě nadřízeného, který řídí jeho práci, kontroluje docházku nebo schvaluje volno?
• Je jeho činnost součástí běžného provozu stejně jako práce srovnatelných zaměstnanců?
• Nese OSVČ odpovědnost za kvalitu, vady a výsledek svého plnění?
• Odpovídá každodenní fungování spolupráce tomu, co je napsáno ve smlouvě?
   

Používání techniky klienta, práce z jeho kanceláře, pravidelné porady, měsíční fakturace ani spolupráce pouze s jedním klientem samy o sobě švarcsystém neprokazují.

⚠ Rizikové jsou především ve spojení s podřízeností, osobním výkonem práce, vystupováním jménem firmy a průběžným řízením podle jejích pokynů.

📖 Často se ptáte

Je práce na IČO legální?

Ano, spolupráce firmy s OSVČ je běžným a legálním obchodním vztahem.

OSVČ však musí skutečně vystupovat jako samostatný podnikatel.

Pokud pracuje osobně, jménem firmy, podle jejích pokynů a v podřízeném postavení, může jít o závislou práci, která má být vykonávána v pracovním poměru nebo na DPP či DPČ.

Znamená práce pouze pro jednoho klienta automaticky švarcsystém?

Ne. Zákon OSVČ nezakazuje pracovat pouze pro jednoho klienta.

Při posuzování švarcsystému se hodnotí skutečný průběh spolupráce, zejména míra samostatnosti, způsob zadávání práce, odpovědnost za výsledek a případné začlenění OSVČ mezi zaměstnance firmy.

Může OSVČ pracovat v kanceláři firmy a používat její vybavení?

Ano. Práce na pracovišti klienta, používání firemního notebooku, přístup do interního systému ani účast na poradách samy o sobě švarcsystém neprokazují.

Riziko roste, pokud má OSVČ současně pevně stanovenou pracovní dobu, nadřízeného, povinnou docházku a průběžně plní úkoly stejným způsobem jako zaměstnanci.

Jaké pokuty hrozí za švarcsystém?

Firmě nebo podnikající fyzické osobě, která umožní výkon nelegální práce, hrozí pokuta od 50 000 Kč do 10 milionů Kč.

Člověk, který nelegální práci vykonává, může dostat pokutu až 100 000 Kč.

Firmě nebo podnikateli může být uložen také zákaz činnosti až na dva roky.

<