Jak napsat automatickou odpověď v nepřítomnosti: hotový text a vzor emailu

Nastavení odesílání automatických odpovědí se často opomíjí. Ovšem stejně, jako předáte nedokončenou práci, rozloučíte se s kolegy, měla by být samozřejmostí i automatická odpověď.  

Dovolená může trvat i několik týdnů a odesílatelé by neměli žádnou zpětnou vazbu.

• Automatickou odpověď na příchozí emaily je vhodné nastavit vždy, když nemůžete na emaily odpovídat. Ať již v době  dovolené, celodenní konference nebo když jste na cestách. 

Správně nastavená automatická odpověď v Outlooku informuje odesílatele nejen o tom, že jste mimo kancelář, ale také obsahuje informaci o tom,

• kdy budete zpět.
• kdo vás v době vaší nepřítomnosti zastupuje.
• zda je možné vás zastihnout v urgentních případech na telefonu.​​​​​​​​​​​​​​

Můžete se setkat i s označením Out of Office email nebo Out of Office text, což je termín z angličtiny.

Často se setkáváme s tím, že přijde nic neříkající automatická odpověď v nepřítomnosti. Text uvádí například jen “jsem mimo kancelář”.

Základní informace je sice tímto vzkazem předaná, ale vyvstávají další otázky: A kdy se vrátíte? A s kým to mám dořešit?  
 

Postup nastavení automatické odpovědi

Microsoft Outlook automatická odpověď je jednou z mnoha funkcí Outlooku. Pojďme si ukázat, jak na to. 

1. Otevřete si aplikaci Microsoft Outlook a v levém horním rohu klikněte na SOUBOR.

2. V záložce INFORMACE vyberte možnost AUTOMATICKÉ ODPOVĚDI.

3. Přednastavená je možnost neodesílání automatických odpovědí.
4. Zaškrtněte “Odesílat automatické odpovědi” a vyberte v jakém časovém úseku se mají automatické odpovědi odesílat.

5. Máte možnost vložit jinou zprávu pro své kolegy (uvnitř vaší organizace) a pro příjemce mimo vaši společnost.
6. Vložte text odpovědi a potvrďte kliknutím na OK. 

Co je dobré vědět

Když nezvolíte časový interval, ve které se mají odpovědi odesílat, začnou se odesílat ihned a jejich odesílání budete muset manuálně zrušit. 

Váš Outlook toho ale umí v době vaší nepřítomnosti mnohem více!

Při nastavení automatické odpovědi v Outlooku využijte i Pravidla na třídění emailů.

• Pravidla slouží k přeposílání vybraných emailů na jiný účet, označování zpráv jako přečtených nebo k jejich automatickému přesunu do složky.

Vzor automatické odpovědi v češtině

Automatická odpověď v nepřítomnosti by měla odesílateli a příjemci automatické odpovědi sdělít, kdy od vás může očekávat reakci. 

Dobrý den, 

děkuji za váš email. V současné době jsem mimo kancelář (jsem na dovolené v zahraničí) bez přístupu k emailu (s omezeným přístupem k emailu). Zprávy nejsou přeposílány, příchozím emailům se budu věnovat po svém návratu dne XX.XX.XXXX. 

V době mé nepřítomnosti mne zastupují: 

• Jméno, příjmení - v oblasti prodeje; 
• Jméno, příjmení - v oblasti nákupu. 

Děkuji za pochopení a přeji vám hezký den, 

Vaše jméno a příjmení 

Bude-li vaše automatická odpověď email obsahovat informaci, že jste na dovolené, bude většina odesílatelů trpělivější, než když uvedete jen “mimo kancelář”. 

Pokud je ve vaší společnosti i další komunikační jazyk, například angličtina či němčina, nezapomeňte, aby to reflektovala i vaše automatická odpověď v Outlooku. 

Vzor automatické odpovědi v angličtině

Dear sender,

thanks for reaching out. I’m out of the office from [day/month] to [day/month] with limited / no access to my email. If your question can wait, I’ll be responding to any emails I miss when I return. If not, please contact [Name] at [email] or [phone] and he/she will take care of your request.

I’ll get back to you as soon as I can.

Thank you for your understanding!

Signature

​​​​​​​Ostatní emailové platformy také nabízejí možnost nastavit si automatickou odpověď, protože byste neměli zapomínat ani na své soukromé emailové adresy. 

Dávejte si pozor, aby informace byly aktuální a nezůstaly vám ve zprávě informace z dovolené z loňského roku.