Jak napsat automatickou odpověď v nepřítomnosti: hotový text a vzor emailu

Nastavení odesílání automatických odpovědí se často opomíjí. Ovšem stejně, jako předáte nedokončenou práci, rozloučíte se s kolegy, měla by být samozřejmostí i automatická odpověď.  

Dovolená může trvat i několik týdnů a odesílatelé by neměli žádnou zpětnou vazbu.

• Automatickou odpověď na příchozí emaily je vhodné nastavit vždy, když nemůžete na emaily odpovídat. Ať již v době  dovolené, celodenní konference nebo když jste na cestách. 

Správně nastavená automatická odpověď v Outlooku informuje odesílatele nejen o tom, že jste mimo kancelář, ale také obsahuje informaci o tom,

• kdy budete zpět.
• kdo vás v době vaší nepřítomnosti zastupuje.
• zda je možné vás zastihnout v urgentních případech na telefonu.

Můžete se setkat i s označením Out of Office email nebo Out of Office text, což je termín z angličtiny.

Často se setkáváme s tím, že přijde nic neříkající automatická odpověď v nepřítomnosti. Text uvádí například jen “jsem mimo kancelář”.

Základní informace je sice tímto vzkazem předaná, ale vyvstávají další otázky: A kdy se vrátíte? A s kým to mám dořešit?  

Postup nastavení automatické odpovědi

Microsoft Outlook automatická odpověď je jednou z mnoha funkcí Outlooku. Pojďme si ukázat, jak na to.

1. Otevřete si aplikaci Microsoft Outlook a v levém horním rohu klikněte na SOUBOR.

2. V záložce INFORMACE vyberte možnost AUTOMATICKÉ ODPOVĚDI.

3. Přednastavená je možnost neodesílání automatických odpovědí.
4. Zaškrtněte “Odesílat automatické odpovědi” a vyberte v jakém časovém úseku se mají automatické odpovědi odesílat.

5. Máte možnost vložit jinou zprávu pro své kolegy (uvnitř vaší organizace) a pro příjemce mimo vaši společnost.
6. Vložte text odpovědi a potvrďte kliknutím na OK. 

Co je dobré vědět

Když nezvolíte časový interval, ve které se mají odpovědi odesílat, začnou se odesílat ihned a jejich odesílání budete muset manuálně zrušit. 

Váš Outlook toho ale umí v době vaší nepřítomnosti mnohem více!

Při nastavení automatické odpovědi v Outlooku využijte i Pravidla na třídění emailů.

• Pravidla slouží k přeposílání vybraných emailů na jiný účet, označování zpráv jako přečtených nebo k jejich automatickému přesunu do složky.

Vzor automatické odpovědi v češtině

Automatická odpověď v nepřítomnosti by měla odesílateli a příjemci automatické odpovědi sdělít, kdy od vás může očekávat reakci. 

Dobrý den, 

Děkuji za váš email. V současné době jsem mimo kancelář (jsem na dovolené v zahraničí) bez přístupu k emailu (s omezeným přístupem k emailu). Zprávy nejsou přeposílány, příchozím emailům se budu věnovat po svém návratu dne XX.XX.XXXX. 

V době mé nepřítomnosti mne zastupují: 

• Jméno, příjmení - v oblasti prodeje; 
• Jméno, příjmení - v oblasti nákupu. 

Děkuji za pochopení a přeji vám hezký den, 

Vaše jméno a příjmení 

Bude-li vaše automatická odpověď email obsahovat informaci, že jste na dovolené, bude většina odesílatelů trpělivější, než když uvedete jen “mimo kancelář”. 

Pokud je ve vaší společnosti i další komunikační jazyk, například angličtina či němčina, nezapomeňte, aby to reflektovala i vaše automatická odpověď v Outlooku. 

Vzor automatické odpovědi v angličtině

Dear sender,

Thanks for reaching out. I’m out of the office from [day/month] to [day/month] with limited / no access to my email. If your question can wait, I’ll be responding to any emails I miss when I return. If not, please contact [Name] at [email] or [phone] and he/she will take care of your request.

I’ll get back to you as soon as I can.

Thank you for your understanding!

Signature

Ostatní emailové platformy také nabízejí možnost nastavit si automatickou odpověď, protože byste neměli zapomínat ani na své soukromé emailové adresy. 

Dávejte si pozor, aby informace byly aktuální a nezůstaly vám ve zprávě informace z dovolené z loňského roku.