Jak na efektivní plánování času: time management

Time management

Na začátek si pojďme říci, co je time management. Time management je systém pro zvýšení efektivity jak v pracovním, tak i osobním životě. Time management česky znamená řízení času. 

K tomu, abyste mohli svůj čas řídit, je nutné si nastavit cíle, kterých chcete dosáhnout. Na základě stanovených cílů si stanovíte jednotlivé priority. Jinými slovy si určíte, co je opravdu důležité a co naopak méně. 

Pro názornost si pojďme vše ukázat na příkladech. 

Cíl 1 - získat povýšení v práci 

Priority spojené s cílem 1 - umět svou současnou práci na výbornou bez nutných přesčasů během následujících 3 měsíců, v dalším pololetí se začít zaškolovat do práce kolegů na vyšší pozici a získat od manažera plán rozvoje s termínem, kdy by se vaše povýšení mohlo uskutečnit. 

Cíl 2 - naučit se španělsky 

Priority spojené s cílem 2  - začít chodit do kurzu na španělštinu. 

Z výše uvedeného je zřejmé, že správně nastavený je pouze první cíl. Druhý cíl je nekonkrétní, bez termínů, nemotivující k dosažení. 

Jak na to, aby váš čas byl vynaložen efektivně?

Většina věcí, které děláme, nepřináší žádný užitek. Slyšeli jste o Paretově přístupu neboli pravidlu 80/20? Zjednodušeně říká, že 80 % úspěchů pramení z 20 % úsilí. Paretovo pravidlo v time managementu lze také použít. Tedy 20 % aktivit může přinést 80 % zisku. 

A opět jsme u správného stanovení priorit. Začněte pracovat na úkolu, který vám přinese nejvyšší zisk. Když začnete nejjednodušším úkolem, nemusíte se nikdy dostat k tomu, který přinese reálný zisk. Ziskem může být dokončení projektu, získání nové dovednosti či znalosti a podobně. 

Identifikujte si 20 % aktivit, které přinesou nejvyšší zisk, a na těch začněte pracovat. 

A co s těmi 80 % méně ziskovými aktivitami? Zkuste je zredukovat, pokud je to jen trochu možné.  

Jak být více efektivní?

Prvním krokem je zjistit, co děláte, jak dlouho to děláte a zda daná činnost přináší nějaký užitek. V průběhu týdne si pište vše, co jste dělali, jak dlouho, proč a co vám tato činnost přinesla. Na konci týdne si vše pečlivě projděte, a pokud je to možné, v dalším týdnu omezte nebo vynechejte činnosti, které nepřináší žádný užitek. 

Druhým krokem je stejné “cvičení” opakovat a zjistit, zda se vám podařilo neefektivní části dne odstranit. 

Podařilo se vám odstranit neefektivní části? Skvělé! Získáte více času na další, pro vás důležité aktivity a vaše cíle se začnou plnit. 

Školení time management

Řada společností nabízí svým zaměstnancům time management školení. Správně nastavené školení je pro malou skupinu kolegů a kromě teoretické části obsahuje i praktický nácvik a následnou zpětnou vazbu. 

S ohledem na výše uvedené si zjistěte detaily k tomuto školení, zda bude prostor probrat vaše osobní potřeby a problémy, nebo se jedná o školení čistě teoretické bez praktické přípravy. Zvažte, zda na takové školení máte čas, zda je vaší prioritou a přinese vám požadovaný zisk.

Publikováno 12. července 2024