Pracovní notebook či telefon pro soukromé účely? Co by měl zaměstnavatel vědět, než k tomu udělí souhlas

Pracovní notebook, tablet či chytrý telefon již dnes obecně není lákavým benefitem, ale mnohdy nutností. Soukromé používání pracovního vybavení je však možné pouze se souhlasem zaměstnavatele, zákoník práce totiž primárně uvádí zákaz tohoto používání. Jaké možnosti má zaměstnavatel při kontrole dodržování tohoto zákazu? Na jaká rizika myslet při zvažování, zda zaměstnancům soukromé používání zejména pracovního IT vybavení povolit?
 

Zákonný zákaz a možnost souhlasu

Používání pracovního vybavení pro soukromé účely je právně ošetřeno v zákoníku práce, kde příslušné ustanovení uvádí, že zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení.

„Zákaz soukromého používání pracovních prostředků tudíž nemusí být uveden v pracovní smlouvě, protože ze zákoníku práce přímo vyplývá,“ upozorňuje Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu JenPráce.cz.
 

Jak správně nastavit podmínky soukromého používání

Chce-li zaměstnavatel soukromé používání vybavení zaměstnancům umožnit, měl by tak učinit výslovným souhlasem, a to ideálně přímo v pracovní smlouvě, v interní směrnici či v dodatku k pracovní smlouvě.

Souhlas by měl vymezit rozsah soukromého využívání a stanovit konkrétní limity či zákazy, například co se týče instalace aplikací, využívání jiných než pracovních cloudových úložišť nebo sdílení zařízení s třetími osobami.
 

Pozor na konkludentní souhlas

Hodí se zmínit, že pokud zaměstnavatel souhlas neudělí, avšak soukromé užívání bude v praxi tolerovat, může být toto chování vyhodnoceno jako takzvaný konkludentní souhlas (souhlas udělený jinak než ústně či písemně).

„V případě soudního sporu je sice existence konkludentního souhlasu velmi obtížně prokazatelná, přičemž důkazní břemeno leží na zaměstnanci, přesto by mělo být v zájmu zaměstnavatele se podobným sporům vyhnout,“ radí Anna Kevorkyan.

Nejlepší cestou je právní jistota v podobě písemně uděleného souhlasu, nebo naopak důsledné dbaní na dodržování zákazu.
 

Zákonné možnosti kontroly

Zákoník práce ustanovuje i oprávnění zaměstnavatele kontrolovat, zda je zákaz soukromého používání zaměstnanci dodržován.

Tato kontrola však musí probíhat přiměřeným způsobem. Zakázáno je například kontrolovat obsahy e-mailů, zpráv a hovorů či zaměstnance při používání pracovních prostředků otevřeně či skrytě sledovat, pokud k tomu neexistuje závažný důvod.
 

Limity kontroly a GDPR

Obecně lze říci, že limitem kontroly je právo zaměstnance na soukromí, přičemž je zaměstnavatel rovněž povinen dodržovat GDPR.

Pozor také na to, že zaměstnavatel si nemůže přísnější kontrolu vynutit souhlasem zaměstnance. Zaměstnanec je totiž vůči němu v nerovném postavení, a tak by udělený souhlas s velkou pravděpodobností nesplnil požadavek GDPR na svobodné udělení.
 

Jak hlídat nakládání s osobními údaji klientů

GDPR do celé situace silně vstupuje rovněž v momentě, kdy zaměstnanec pracuje s osobními údaji zákazníků či klientů zaměstnavatele. Zaměstnavatel se totiž v tu chvíli typicky stává správcem osobních údajů, čímž zodpovídá za dodržování GDPR při nakládání s nimi.

„Rizika pak vznikají zejména tehdy, když zaměstnanci začnou přenášet tato data mimo firemní prostředí, používají soukromé cloudy či obcházejí interní pravidla,“ upozorňuje Anna Kevorkyan.
 

Oprávněný zájem a balanční test

Zaměstnavatel má jakožto správce osobních údajů legitimní důvod kontrolovat, zda k únikům nedochází. Pro kontrolu používání osobních údajů zaměstnancem je možné využít právní titul dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy oprávněný zájem zaměstnavatele. Je však třeba posoudit, zda tento zájem převažuje nad právy zaměstnanců na ochranu soukromí, a to provedením balančního testu.
 

Prevence je základ

Vzhledem k mnoha limitům kontroly používání pracovních prostředků k soukromým účelům se v praxi doporučuje spoléhat raději na prevenci a k prověřování přistoupit až při incidentu nebo důvodném podezření.

Preventivní opatření mohou zahrnovat například řízenou instalaci aplikací, blokování neautorizovaných cloudových nástrojů a úložišť, pravidelné aktualizace a důslednou antivirovou ochranu.

Osvědčilo se též oddělení pracovních a soukromých dat s využitím sandboxingu. Všechna tato opatření mohou podstatně snížit i riziko kybernetického incidentu.
 

O portálu JenPráce.cz

Pracovní portál JenPráce.cz patří mezi největší pracovní portály v České republice a funguje od roku 2013. Stojí za ním společnost Coweo Technologies a investiční skupina Pale Fire Capital. Jeho cílem je pomáhat lidem najít lepší práci a firmám poskytovat výhodné a kvalitní služby.

JenPráce.cz má k dispozici širokou škálu statistik, počínaje rozvrstvením nabídek v jednotlivých krajích, přes četnost nabízených benefitů až například po požadované vzdělání.
 

Kontakt pro média

Michal Španěl

e-mail: michal.spanel@coweo.cz

tel / whatsapp.: +81 070-3102-5169 / +420 607 271 449