Jednotné měsíční hlášení startuje: Firmy čeká pilotní provoz nového systému
Mzdoví účetní si mohou brzy oddechnout – nebo se začít obávat. Od 1. července začíná testovací provoz jednotného měsíčního hlášení, které má nahradit 25 dosavadních formulářů. Jediný elektronický soubor teď rozhodne o tom, zda firma splnila všechny povinnosti vůči úřadům. V plném provozu se očekává od příštího ledna.
Jedno hlášení místo 25 formulářů: co se testuje od července
Od 1. července 2025 vstupuje v účinnost testovací režim jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Novinka je výsledkem novely zákona o nemocenském pojištění a představuje zásadní změnu ve způsobu reportování zaměstnaneckých údajů státu.
„Jednotné měsíční hlášení propojí agendy, které firmy dosud vykazují až na desítkách různých formulářů – od nemocenského pojištění přes přehledy příjmů až po přihlášky a odhlášky zaměstnanců,“ upozorňuje Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu JenPráce.cz. „Pilotní provoz nový systém prověří a od ledna 2026 se bude týkat všech zaměstnavatelů. Pro mnohé podniky to znamená zcela změnit nastavení procesů i software,“ dodává.
Od ledna 2026 již nebudou zaměstnavatelé zasílat jednotlivé formuláře k nemocenskému pojištění, přehledy o výši pojistného, přihlášky a odhlášky zaměstnanců ani některá hlášení pro daňovou správu. Povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám ale zatím zůstávají beze změny.
Jednotné měsíční hlášení se bude podávat na předepsaném elektronickém tiskopisu vždy za příslušný kalendářní měsíc, a to od prvního do dvacátého dne následujícího měsíce.
Co všechno jednotné měsíční hlášení zahrne?
Hlášení obsahuje rozsáhlý soubor údajů, které firmy doposud vykazují na více různých formulářích. Jde zejména o:
- přehled o příjmech zaměstnanců, které podléhají pojistnému a dani,
- údaje nutné pro nemocenské pojištění a dávky,
- evidenci nástupů, změn a skončení pracovních poměrů,
- informace o sraženém pojistném a zálohách na daň z příjmů,
- identifikační údaje zaměstnavatele a zaměstnanců.
Co říkají odborníci: Šance na úsporu i riziko pokut
Mnozí personalisté krok vítají, ale zároveň upozorňují na nutnost přípravy a testování. Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu Jen Práce.cz, k tomu uvádí:„Podniky často podceňují, že jednotné měsíční hlášení není jen změna formuláře, ale úplná změna procesu. Bude nezbytné sladit různé evidence a ujistit se, že mzdové i personální systémy generují údaje ve správné struktuře. Pokud to firmy podcení, hrozí jim sankce za opožděné nebo chybné podání.“
Podle advokátky Blanky Baierové z kanceláře Dostupný advokát přináší novinka i právní důsledky: „Jednotné hlášení zvyšuje důraz na pečlivost zpracování dat. Pokud zaměstnavatelé odevzdají nesprávné údaje, nesou za ně odpovědnost vůči několika úřadům najednou. Doporučujeme proto nejen proškolit personál, ale také interně nastavit kontrolní mechanismy před odesláním.“
Co by zaměstnavatelé měli udělat už teď
Firmy by měly včas upravit své mzdové softwary. Pro menší zaměstnavatele se počítá s možností využít webovou aplikaci ČSSZ. Formulář ani samotná aplikace však zatím nebyly zveřejněny, jejich spuštění je podle dostupných informací v plánu.
Pro zapojení je nutná evidence zaměstnavatele u ČSSZ a přihlášení všech pracovníků do nové evidence. Každý zaměstnanec obdrží jedinečné číslo sociálního pojištění a identifikátor pracovního poměru.
Aby je start povinného režimu od ledna 2026 nezaskočil, doporučují odborníci zaměstnavatelům:
- Prověřit, zda jejich mzdový software umí exportovat data v požadovaném formátu.
- Zkontrolovat soulad interních evidencí – například zda údaje o pracovních poměrech a příjmech sedí ve všech systémech.
- Proškolit mzdové a personální oddělení, aby pracovníci věděli, jak hlášení sestavit a kdy ho podat.
- Nastavit kontrolní mechanismy, které před odesláním ověří správnost údajů.
- Průběžně sledovat metodické pokyny ČSSZ a finanční správy, protože postupy a detailní specifikace se budou dále upřesňovat.
Za nesplnění povinností hrozí sankce. Proto je vhodné připravit se s předstihem a vše prověřit.
Shrnutí závěrem
Jednotné měsíční hlášení se stává realitou. Záměr je jasný: propojit dosud roztříštěná hlášení a snížit administrativu. Úspěch projektu ale bude záviset na digitální připravenosti zaměstnavatelů, úpravě softwaru i pečlivé kontrole dat.
